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保育士の残業を減らすためにやるべき9つの対策!

保育士の残業を減らすためにやるべき9つの対策! Shutterstock.com
残業が多いイメージの保育士。実際、毎日残業続きで余裕がない…などの悩みを持っている方もいるのではないでしょうか。今よりも残業時間を減らして、プライベートを充実させたり、保育や子どもともっと向き合う時間を作りたいものですよね。保育士の残業を減らすための9つの対策を考えてみました。

目次

    保育士の残業を減らす方法はある?

    事務作業や保護者対応など、日々多岐に渡る業務をこなさなければいけない保育士。

    業務が終わらず残業する日もあるでしょう。

    また、行事が近づくとスケジュール調整や装飾の用意、保護者会との連携やミーティングなど、

    準備に追われ連日残業をすることもあるかもしれません。

    目の前の業務に追われていると、作業をこなすだけになってしまいますが、

    一歩立ち止まってみると、一つ一つの作業を効率化できる可能性が見えてきます。

    作業が効率化できれば業務をスムーズに進めることができ、残業を減らすことにつながります。

    残業対策のための作業効率化の方法としては、

    • タスクを整理する
    • 業務の優先順位を決める
    • .タスクを共有する
    • 作業時間の目安を決める
    • 事前共有で会議時間を短縮する
    • テンプレートやフォーマットを使う
    • スキマ時間を活用する
    • 便利アイテムを使う
    • ICTシステムを導入する

    などが考えられます。

    保育士の残業を減らすための対策についてそれぞれ具体的に解説します。

    保育士の残業を減らすための対策①タスクを整理する

    保育士の残業を減らす対策として、まずは業務のタスクを整理しましょう。

    どのような業務があるのか大枠で分類した後、その業務で発生する作業を詳細に洗い出していきます。

    例えば、以下のようなタスクの整理方法例の分類の仕方があります。

    運動会の準備
    日案の作成
    プログラムの作成
    保護者向けのお便りの作成
    職員のお弁当の発注
    保護者懇談会の準備
    会場設営
    伝達情報の整理
    当日の流れの確認

    このようにタスクを整理することで、迷うことなくすぐに作業に着手することができ、残業対策になります。

    また、終わった作業についてはチェックボックスなどを作って終わったことがわかりやすいように管理することで、

    やり忘れや確認漏れを防ぐことができるでしょう。

    タスクの見える化は、実はやらなくてもいい作業を見つけ出すことにもつながります。

    業務の進捗状態も把握しやすいので、チームメンバーとも連携が取りやすくなるでしょう。

    タスクの管理については、便利なアプリやITツールがあるので、利用してみるものいいですね。

    保育士の残業を減らすための対策②業務の優先順位を決める

    保育士の残業を減らすための対策として、整理したタスクに優先順位をつけていくことも大切です。

    期日から逆算していつまでに着手すればいいのか具体的な日にちを決めておきます。

    具体的な日にちを決めるときは、実際の期日ではなく、

    期日から2日、3日前から逆算して計算すると余裕を持って業務を進められるでしょう。

    業務の優先度は、共通認識を持つために上司など上の立場のメンバーに時々相談することで、

    正しく優先度を決めることができます。

    業務の優先度を決めることができれば、一日のタスクが明確になり、

    今日やらなくてもいい作業は別の日に着手する流れを作ることができるため、

    残業せずに業務を終えることができるでしょう。

    保育士の残業を減らすための対策③タスクを共有する

    保育士の残業を減らす対策として、タスクを共有するという方法もあります。

    自分一人でタスクを抱え込んでしまうと、期日ぎりぎりで着手することになり、残業につながってしまいます。

    また、作業の中でも、自分ではなく他のチームメンバーの方が得意な場合もあるでしょう。

    苦手なことへ挑戦してできることを増やしていくのも大切かもしれませんが、

    業務に追われ残業が続いているときは、チームメンバーに頼るという選択肢も持っておけるといいでしょう。

    チームメンバーにすぐにタスクを共有するためにも、

    タスクの整理や業務の優先順位決めは日常的に行えるといいですね。

    保育士の残業を減らすための対策④作業時間の目安を決める

    残業対策では、作業時間自体を短縮していくことが理想的です。

    しかし、今までの作業スピードを急に上げることは難しいでしょう。

    まずは、どのくらいで作業を終わらせるのか、着手前に目安の時間を決めます。

    その時間内に作業を終えることを目指せば、だらだらと作業する時間を減らすことができるでしょう。

    たとえ時間内に終えることができなかったとしても、

    どのくらいの時間オーバーしてしまったのか、

    なぜ時間内に終えることができなかったのか、改善策を考えることができます。

    作業時間の目安を決めることは、作業スピードを上げるための方法でもありますが、

    限りある時間への意識を持つ、という点でも有効といえるでしょう。

    保育士の残業を減らすための対策⑤事前共有で会議時間を短縮する

    保育士の業務の中でも、多くの時間を割きがちなのがミーティング。

    日々の共有ミーティングや行事、週末・月末・学期末ミーティングなど、

    会議時間を減らすことができれば、保育士の残業を減らすための対策になるでしょう。

    ミーティングを効率的に進めるためには、事前共有がポイントとなります。

    事前共有の例:春の遠足の場合

    明日の会議内容
    遠足の目的の共有と確認
    目的:草花や虫など、春の自然を感じながら、思い切り体を動かす
    遠足の目的地決め
    いくつか候補の場所を出していただきたいです
    当日の流れの確認
    昨年の4歳児クラスの春の遠足の流れは以下になります
    ※昨年の流れを記載しておく
    準備物の洗い出し
    役割分担

    このように、会議で話し合いたい内容を事前に共有することで、

    話が脱線することなく会議を進めることができるので、無駄な時間を削減できます。

    また、事前にメンバーに考えてきてほしいことを記載することで、その場で考える時間を省くことができ効率的でしょう。

    会議時間を短縮することで、他の作業に時間を割くことができるので、残業時間を減らすことにつながります。

    保育士の残業を減らすための対策⑥テンプレートやフォーマットを使う

    保育士は保育記録や報告書、お便りの作成など、日々の保育とともに多くの記録や書類を作成しなければなりません。

    記録や書類作成は、毎回一から項目を決めるのではなく、

    必要最低限の項目に絞った書きやすいフォーマットを決めましょう。

    フォーマットさえ決まってしまえば、毎回記入する箇所は同じなので、迷うことなく記述していくことができます。

    また、報告書や記録を確認する側も、毎回同じフォーマットであれば見やすいので、

    万が一間違いがあったとしても見落とさずにすむでしょう。

    お便りの作成は、テンプレートの利用が効率的です。

    毎回使う文言は残し、行事や季節に合わせてイラストやテキストを書きかえれば、

    一から作るよりも短時間で作成することができるでしょう。

    フォーマットやテンプレートは、作成するのを後回しにしてしまいがちですが、

    最初に時間をかけることで、作業時間の大幅削減につながったり、

    自分以外のメンバーが着手するときにも共有がしやすく、すぐに作成できます。

    残業対策のためにも、日頃から記録や書類の作成、お便り作成時には、

    すぐにフォーマット・テンプレートを作ることを意識しましょう。

    保育士の残業を減らすための対策⑦スキマ時間を活用する

    子どもたちの保育から保育後の事務作業まで、慌ただしく一日が過ぎていく保育士ですが、

    業務と業務の間でスキマ時間が生まれることもあるのではないでしょうか。

    保育士の残業を減らす対策として、スキマ時間を活用してみましょう。

    スキマ時間が生まれたときに、パッと着手できるような作業を決めておきます。

    スキマ時間で着手しやすい作業としては、

    • 保育室の装飾物作り
    • 誕生日カードなど行事に関わる作りもの
    • 保育で使う製作の準備(パーツ作りなど)
    • お便り帳へのコメント

    などがあります。

    スキマ時間で着手する作業は、

    途中で終わらせても次に始めるときに問題のない作業や自分の席でできる作業がいいでしょう。

    スキマ時間をコツコツと使うことで、その分、残業時間を少しずつ減らすことにつながります。

    保育士の残業を減らすための対策⑧便利アイテムを使う

    保育士の残業を減らす対策として、便利アイテムを使う方法もあります。

    製作の準備の便利アイテムとしては

    • ピンキングはさみ
    • クラフトパンチ
    • コンパスカッター

    などがあります。

    ピンキングはさみは、ギザギザ線やなみ線など刃を入れ替えることでさまざまな切り方ができ、

    製作の準備や園児にプレゼントするカード作りに便利です。

    クラフトパンチは、穴あけパンチの要領で使用することで、星型やハート型などのパーツを作成できるため、

    ピンキングはさみと同じく、製作の準備やカード作りなどに役立つでしょう。

    コンパスカッターは、コンパスの鉛筆部分が刃になっているコンパスで、

    円を描くと同時にそのまま切ることができるので、大量に円型のパーツが必要なときに特に便利でしょう。

    事務作業の便利アイテムとしては、

    • 指サック
    • 分厚い紙対応のステープラー
    • マスキングテープ

    などがあります。

    行事のしおりや保護者への配布物を作成するときには、指サックや分厚い紙にも使えるステープラーが便利です。

    大量の書類の枚数を数えるときには、指サックをはめることで滑らず確実に1枚1枚めくることができます。

    最近では、かわいいデザインの指サックも多く登場しています。

    分厚い資料を綴じるときには、コンパクトサイズの分厚い紙対応のステープラーを使えば、

    片手で簡単に綴じることができ、止め直しも発生しないので、作業がスムーズの進められます。

    マスキングテープは、折りたたんで付箋代わりに使ったり、

    ファイルの分類分けの際に名前を書き込むシールとして使えるなど、

    汎用性が高いアイテムかつ業務の効率化に役立ちます。

    このように、便利アイテムを活用し、日々の作業のやりづらさの解消効率化を図ることも、

    残業対策の一つと言えるでしょう。

    保育士の残業を減らすための対策⑨ICTシステムを導入する

    近年、保育業界でも、業務効率化の方法として「ICTシステム」の導入が進められています。

    ICTシステム」も残業対策に有効なツールと言えます。

    例えば、月末に発生する園児の登降園時間や職員の勤務時間の集計は、

    ICTシステムを利用すれば、自動で集計、そのままデータとして出力することができます。

    細かい計算が必要な延長保育料の算出も、園児情報に基づいて自動計算することが可能。

    請求書や領収書もデータとしてダウンロードできるので、

    項目を手書きすることなく、そのまま印刷して渡すことができます。

    また、シフト作成は、自動で職員配置人数を算出、足りていない場合はアラートが表示される機能もあります。

    そのほかにも、大量の写真を簡単に見やすく管理できる「写真管理機能」や、

    園児や保護者の情報がすぐに引き出せる「児童台帳機能」など、

    ICTシステムには、保育業務を楽にする機能が多く搭載されています。

    残業対策を考えている場合は、職場へのICTシステムの導入も検討してみてはいかがでしょうか。

    保育士の残業は業務の効率化で減らせる

    保育士の残業対策は、どれも業務を効率的に進めるための方法です。

    日々さまざまな業務に追われる保育士の場合、業務をしっかりと整理し、

    優先度を決めることで無駄な残業を減らすことができるでしょう。

    優先度を決めたら、いかに作業スピードを上げられるか、効率的に進められるかを工夫していくことで、

    自分なりの仕事の進め方が見えてくるかもしれません。

    システムの活用のように、人の手でやらなくてもいいことを、

    システムやツールに任せるのも残業対策としては有効と言えます。

    業務の効率化を図り、残業時間を減らして、

    今よりももっと、プライベートを充実させたり、保育や子どもと向き合えるといいですね。

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