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保育園や学童に提出する就労証明書とは?書き方の具体例や期限に間に合わない場合の対処法

保育園や学童に提出する就労証明書とは?書き方の具体例や期限に間に合わない場合の対処法 Mangostar/Shutterstock.com
保育園や学童に入所する際に必要な就労証明書とは、どのような書類なのでしょうか。手続きの仕方や取得方法などがわからない方もいるかもしれません。「提出が間に合わない」「求職中の場合はどうすればいい?」など不安を抱く場合もあるでしょう。就労証明や提出する際の流れや提出方法、就労していない場合の対処法などもあわせて紹介します。

目次

    保育園や学童に提出する就労証明書って何?

    就労証明書とは、子どもが保育園や学童を利用するために必要な「就労を証明する書類」のことです。在職証明書や就業証明書などさまざまな呼び方があります。

    保育園や学童は家庭の代わりに子どもを保育・教育する施設のため、子どもを預ける理由を書いて提出することが義務づけられています。

    特に認可保育園(国が定めた基準を満たした保育施設)へ入園する際は重要な書類です。各自治体は書類を基に保育の必要性に応じて選考を行い、入園を決定します。

    また、入園前に一度だけ提出するのではなく、「園を継続的に利用する」「転職して勤務先が変わった」といった場合も再度提出する必要があります。

    書類内容に偽造などが発覚した場合は、入園取り消しとなる可能性もあるため、注意しましょう。

    そして、就労証明書の提出までの流れは以下の通りです。

    1. 就労証明書を各自治体や希望する保育園などで入手する
    2. 勤務先に記入を依頼、または自身(自営業の方など)で書く
    3. 各自治体の窓口に郵送、直接提出する

    基本的に証明書は締切日から3カ月以内に発行したものが有効になります。早めに用意しても無効となる場合があるため、その点に気をつけましょう。

    中には「提出期限までに間に合わないかもしれない」「自営業で書き方がわからない」など、不安を抱く方もいるかもしれません。

    託児所やベビーホテルなど認可外保育園に預ける場合は不要なケースもありますが、就労証明書の概要や具体例を把握してスムーズに提出できるように準備しましょう。

    就労証明書の提出時期

    まずは就労証明書の提出時期をチェックしましょう。

    • 入園時に提出する場合:新年度の4月に入園する場合は前の年の11月頃
    • 通園の継続を伝える場合:毎年1月頃

    また、転勤や転職が決まった場合もその都度、就労証明書を提出する必要があるため、注意するとよいでしょう。

    就労証明書の提出期限に間に合わない場合の対処法

    自治体が設定した提出期限までに就労証明書を用意できない方もいるかもしれません。その際の対処法を紹介します。

    求職中の場合

    仕事が決まる前は就労証明書を提出することができない方もいるでしょう。

    その場合、「求職活動申立書」といった求職活動をしている旨を証明する申請書を提出します。

    「ハローワークに通っている」「面接〇社実施」など求職活動の詳細を記入することが多いようです。自治体によって内容が異なるため、申請方法を確認するとよいでしょう。

    事情があり提出が難しい場合

    何らかの事情で雇用を証明することが難しい場合や、提出期限までに書類が揃わないケースもあるでしょう。各自治体によって対応方法が異なるため、窓口に相談してみるとよいかもしれません。

    「とりあえず保育園に入りたい意志を申告すればよいのでは?」と考える方もいるでしょう。ただ、その場合は「不足・不備の書類を〇〇までに提出してください。」と説明を受けるケースもあれば、受付不可となる場合もあるようです。

    そのため、担当者の方にきちんと確認しましょう。気になる点があれば、各自治体の窓口に相談することが大切ですね。

    就労証明書を手に入れるには

    就労証明書を手に入れるためには、以下の3つの方法が考えられます。

    • 各地域の自治体の窓口
    • 入所を希望する保育園
    • 就労証明書作成コーナー(内閣府)

    就労証明書の様式は自治体ごとに異なりましたが、内閣府の「就労証明書作成コーナー」を利用すれば、市区町村の様式を簡単に検索して入手することができます。

    出典:就労証明書作成コーナー/内閣府

    就労証明書はだれが書く?

    就労証明書は働き方によって記入する人が異なります。

    【就労証明書の記入者】

    • 一般企業に勤務している方:勤務先の担当者が記入する(※パートや派遣なども含む)
    • 自営業・フリーランスの場合:自身で記入する

    共働きの方は、父・母それぞれの勤務先で就労証明書を書いてもらう必要があるため注意しましょう。次に、書類の依頼や準備について詳しく見ていきましょう。

    一般企業の場合

    就労証明書を手に入れて、勤務先の担当者の方に渡しましょう。その際に、「書類の提出期限」を伝え、内容についてきちんと確認するとよさそうです。

    自治体の中には書類の提出期限を厳守を求めている場合もあるため、早めにお願いするとよいかもしれません。

    担当者の方が多忙な際は、書類と提出期限を記入したメモをファイルに入れて渡せるとよいですね。

    自営業・フリーランスの場合

    自営業の方やフリーランス方の場合は、就労証明書ではなく、就労状況申告書の提出が必要になります。

    一般企業の方と書式が異なり、自分で申告します。書類の内容については、各自治体の窓口に相談しましょう。

    就労証明書の提出方法

    提出方法

    就労証明書の提出方法について紹介します。

    持参または郵送

    各地域の自治体の受付窓口に持参する場合や郵送して提出する方法があります。

    郵送は届くまでタイムラグがあるため、提出期限を考慮して余裕をもって送りましょう。

    自治体によって受付時間が異なるため、直接手渡す場合もきちんと確認するとよさそうですね。

    オンライン提出

    オンライン提出については、政府が運営する「マイナポータル(ぴったりサービス)」から入手・申請することが可能です。

    パソコンやタブレット、スマートフォン(機種によって違いがある)などを活用して行政手続きを行うことができるサービスで、利用するためには利用者証明用電子証明書を搭載したマイナンバーカードが必要です。

    出典:マイナポータル(ぴったりサービス)/内閣府

    就労証明書の内容:一般企業の方の場合(パートアルバイト含む)

    次に一般企業の方の場合の「就労証明書」の内容について見ていきましょう。形式は各自治体によって異なりますが、内閣府による資料の標準形式をもとに項目を紹介します。

    項目内容

    就労証明書の形式例として以下の項目内容となります。

    • 業種
    • 就労氏名、住所
    • 雇用(予定)期間
    • 勤務先事業所名、住所、電話番号
    • 雇用の形態
    • 就労時間(固定就労、変則勤務の場合)
    • 就労実績
    • 産前・産後休業の取得(復職期間など)
    • 希望園・児童氏名

    この他に保護者の記入欄として「児童名」や希望する「保育園」を記載する必要があるでしょう。

    標準形式

    内閣府の就労証明書の標準的様式についての資料もとに標準的様式の例を紹介します。

    就労証明書

    上記の形式を使用する場合、給与については、3カ月の支給額を備考欄に記載することが必要になります。また、家事手伝いなど給与の支給がない就労は、保育園の入園条件を満たしていないため、注意しましょう。

    出典:就労証明書の標準的様式について/内閣府

    就労状況申告書の内容:自営業・フリーランスの方の場合

    自営業やフリーランス、在宅ワークの方は就労証明書ではなく、就労状況申告書を作成します。

    また、勤務先が複数ある場合は、就労証明書と申告書の両方の書類提出が求められる可能性もあるため、自治体に必要か否か、確認するとよいでしょう。

    項目内容

    就労状況申告書の形式例として以下の項目内容となります。

    • 就労氏名、住所
    • 勤務先事業所名、住所、電話番号
    • 業種
    • 業務内容
    • 事業形態
    • 就労日数・時間(固定就労、変則勤務の場合)
    • 就労状況(就労中・求職中・産休中・育休中など)
    • 希望園・児童氏名

    上記の申告書の他、就労状況を具体的に示した一週間の業務内容を時系列ごとに記入する必要があります。その他に就労の実績(請負契約書、登記事項証、開業届など)収入がわかる(確定申告書など)書類の提出を求められるでしょう。

    自営業で父・母が共働きの場合は、どちらも就労状況申告書を作成する必要があります。

    地域によっては民生委員の状況報告や署名の欄があるようです。民生委員とは、地域の生活や福祉に関する相談や援助などを行う地方公務員となります。署名などの記入を頼む必要があるため、余裕をもって書類を準備するとよいでしょう。

    就労証明書の書き方のチェックポイント

    就労証明書の提出前に不備がないよう、以下の点に注意して確認しましょう。

    • 誤字脱字の有無
    • 記載漏れ、押印の有無
    • 保育の必要性の該当項目の確認(勤務時間・労働日数など)

    特にアルバイトやパートの方は、短時間勤務の方が多いため、入園を決定する理由となる「保育の必要性」の該当項目のチェックを行います。

    勤務時間や労働日数が認可基準に満たない場合に、入園の許可がおりない可能性もあるので、各自治体の認可基準と照らし合わせて、きちんと確認することが大切です。

    就労証明書が用意できない!保育園に入園する際、必要な書類は?

    保育園への入所を考えている方の中には、出産や疾病が理由に入園を希望する方もいるでしょう。自治体によって必要な書類の内容は異なりますが、一例を紹介します。

    • 【求職中】:求職活動申立書
    • 【出産】:母子手帳の表紙や出産(予定)日がわかるページのコピー
    • 【疾病】:締め切り日から3カ月以内に発行された診断書のコピー 
    • 【障害】:障害者手帳のコピー
    • 【介護・看護】:以下の3つ全て必要
      1. 非介護や看護者の診断書、介護保険証または障害者手帳のコピー
      2. 介護・看護のタイムスケジュール
      3. 介護、看護の実態がわかる書類(居宅サービス計画書など)
    • 【就学】:以下の2つ全て必要
      1. 就学(予定)証明書
      2. 就学の実態がわかる書類(時間割、カリキュラムなど)

    それぞれの事情にあわせて書類の不備がないように用意しましょう。求職中の方は就業先が決まり次第、就労証明書を提出することが大切です。

    保育園の入園が決定するまでの流れ

    入園に必要な書類を提出後、大まかな流れは以下の通りです。

    11月頃:必要書類提出
    ¦選考開始
    2月〜3月頃:選考結果通知→面接→健康診断
    4月:入園

    入園は保育の必要性が高い方から順番に決定します。都市部など待機児童が多い地域では、希望する方が多く、入園できないケースもあるでしょう。

    選考結果がわかるまでに認可外の保育園などに見学に行き、いくつか候補園を考えておくとよさそうです。

    就労証明書をスムーズに提出しよう

    保育園や学童に提出する就労証明書は、子どもの保育・教育の必要性を証明する重要な書類になります。

    定期的に提出が必要となるため、以前の書類のコピーをとっておくと、記入漏れの確認などもしやすいかもしれません。

    手続きがスムーズに進むように、提出までの流れをきちんと把握して就労証明書や就労状況申告書を用意できるとよいですね。

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