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保育業務だけじゃない！意外と時間がかかる保育士の事務作業。効率化のポイントは？
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目次
保育現場の仕事には、子どもを保育する以外にもさまざまな事務作業がありますね。
保育計画や指導案の作成、連絡帳や保育日誌の記入、そのほかにもさまざまな提出書類の作成があったりと、
手間や時間がかかる事務作業が多いことでしょう。
また、事務作業のほとんどが手作業で行われており、保育現場・保育士の業務負担の原因にもなっているようです。
さらに、このような仕事量の多さや作業負担から、残業が続いたり、休みが取りにくいなどといった意見も多く、
離職につながるケースも少なくありません。
日々子どもを保育しながら、これだけ多くの事務作業をこなす保育士。
改めて、保育現場の事務作業について、くわしい内容を見ていきましょう。
保育を行う上で、保育計画の立案や記録などはとても重要になります。
保育計画や記録に関わる事務作業について、それぞれくわしく見ていきましょう。
保育の計画・記録の業務は主に、
の2つの作成があります。
保育園や幼稚園では、一定の保育理念に基づき、
地域の実態、子どもの発達、家庭状況や保護者の意向、保育時間に考慮しながら、
保育計画を作成することがあるでしょう。
保育計画は、長期計画(年間・月間)・短期計画(週間・日案)の2パターンがあり、
時季や子どもの成長過程をイメージしながら目標を決め、一連の大まかな保育の流れを設定します。
長期計画の場合、行事予定と組み合わせながら計画する場合もあるので、しっかりとスケジュール調整を行わなければなりません。
さらに、この保育計画をもとに、子どもの状況に考慮しながら、
「子どもとどのようにかかわっていくのか」や「ねらいに沿って保育をするためには、何をしなければならいのか」など、
具体的な保育について計画する、指導案計画の作成も発生します。
それぞれの園によって、指導案作成を行う頻度は異なるものの、行事等がある前に作成したり、
月案、週案、日案など定期的に作成する場合があるようです。
連絡帳の記入は、保育士と保護者が子どもの様子を伝え合う大事な業務です。
保護者への事務連絡はもちろん、保育園での子どもの様子やその日のできごとなどを振り返り書き残すことで、
保護者は見えなかった子どもの一日の様子を感じることができます。
また、保護者から保育士へは、家庭での子どもの様子を伝えたり、不安や悩みなどを打ち明けられる場になるなど、
保護者と保育士間のコミュニケーションの手段として重要な業務といえるでしょう。
保育日誌は、毎日発生する作業の一つで、
クラス全体の活動や出席状況、その日にどのような保育を行ったかを記録するものです。
記録事項としては一般的に、
以上が挙げられるでしょう。
このような記録を毎日行うことで、日々の保育を振り返りができるだけでなく、
現状の課題や改善点を見つけられるでしょう。
さらに、課題をもとに、よりよい保育を行っていくための新たな目標設定に活かすこともできそうですね。
児童票と呼ばれることもある保育経過記録は、
日々の保育の中で見える、子ども一人ひとりの成長や性格などの、発達面においての記録をくわしく行う業務です。
記録事項としては一般的に、
などを記入します。
この記録は、園児ひとり一人の特徴などが明らかになったり、
進級時や担任を引き継ぐときなどに園児の情報を保育士間で共有するためにも大切な書類になります。
また、保護者と保育士間の関わりも把握することができるので、次の指導案計画にも活かすこともできるでしょう。
保育現場の事務管理の主な内容は、
などが挙げられるでしょう。
どのような作業が発生するのかみていきましょう。
保育士の事務作業であるシフト管理は、職員のシフトの調整、作成するという作業です。
職員の希望を聞き、調整を行いながら、子どもの人数にあった職員を配置します。
この作業は、園によって手作業で行われていたり、システムを使って管理していたりと、管理方法は異なるようです。
また、人事管理は、職員の勤怠の状況・休暇状況を把握し、管理します。
それぞれの雇用形態や勤務形態ごとに正しい労働時間の把握を行い、
残業時間や有給休暇状況も確認することで、保育現場の労働環境などを整える役目をしています。
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保育園では、行政へ提出する書類がたくさんあります。
提出する書類の例として、
などが挙げられますが、上記以外にも数多くの書類を作成し、提出しなければなりません。
行政に提出する書類とあって、作成には手間や時間を要するかもしれませんが、
行政にただしく保育園を管理してもらうためには、欠かせない業務でしょう。
保育を行う上で、スケジュール管理はとても大切になります。
スケジュール管理では、園内行事はもちろん、日々の保育においても、
いつ、どこで、どのように保育をするのか、などの段取りを組みます。
このようにスケジュールが組まれていることで、予定にあわせた準備ができたり、
時間や気持ちに余裕をもった行動を行うことができそうですね。
そもそも社会保険とは、
の4つを指しています。
職員が安全に働けるために、入社時などにこのような手続きを行うだけでなく、
保育園の就業規則を作成したり、助成金の申請などの作業もあります。
保育現場で行われる経理関連の事務作業には、
といった、大きく分けて2つの作業があります。
施設管理と園児・職員管理にわけて、それぞれの作業内容を紹介していきます。
保育園を運営するにあたり、さまざまなコストがかかっていることでしょう。
主な管理内容は、
などが挙げられます。
毎月の予算を立てながら、実際にかかった費用を計算したり、用途に応じて発注や支払い業務も発生することでしょう。
さらに、かかった費用を一つの書類に記入し、まとめるなどの作業もあります。
予算に対して、どれだけのコストがかかったのかを管理することで、
次の月の予算を立てる際の参考になったり、費用の削減に活かすこともできるかもしれません。
施設に関する経理は、無駄なく、正しく保育園を運営するためには欠かせない業務です。
園児や職員に関する経理として、
などが挙げられるでしょう。
職員の給与計算は、職員の勤怠状況を確認し正しく給与を計算する作業です。
集金管理は、園児一人ひとりにかかった給食費やおむつ代などの実費徴収分を計算し、保護者へ請求をします。
そのあと、請求した金額と集金した金額に齟齬がないか確認し、管理する作業です。
保育園では、あらゆる場面で受付対応が発生します。
たとえば、
などが挙げられるでしょう。
電話対応の場合、先方の名前や会社名、用件を伺います。
必要に応じて、対応が可能な職員に代わり、対応してもらうこともあるでしょう。
行政機関、業者、見学者など、直接施設へ来訪いただいた場合は、
用途に応じて用件を伺い、園内に案内するなどの対応を行います。
保育園では、総務・広報的な事務作業として、
以上のような作業が考えられます。
それぞれ、どのような作業を行っているのでしょうか。
保育園では、施設整備に関わる備品や、子どもたちの保育に使用するための備品など、数多くの備品を扱っていることでしょう。
備品管理で発生する作業は、
などがあります。
ホームページを開設している場合、更新作業が発生します。
ホームページには、
など、園によって更新する内容や掲載内容は異なるでしょう。
行事日程の更新や、園からのお知らせやトッピクスの掲載、
クラスや先生の紹介などを掲載すると、それぞれの園の特色を伝えることができるでしょう。
さらに、ホームページに職員の募集等を掲載するなども、職場に新しい仲間を増やすきっかけにもなっていいかもしれませんね。
保育現場で行われている事務作業を一覧にしてまとめてみました。
日々子どもの保育を行いながら、これだけ多くの事務作業をこなすとなると、
時間や手間がかかり、残業が続く・休みが取りにくいといった原因にもつながってしまいます。
事務作業に多くの時間がとられると、保育士の業務負担は大きくなり、離職につながってしまうことも考えられるでしょう。
人手不足などに悩む保育園や幼稚園では、
保育現場の事務作業を効率化の手段として、業務管理システム(ICTシステム)の導入が推進されています。
実際、働き方改革の影響により、効率化を進める対策が行われ、
導入を検討している保育園や幼稚園も増えており、これまで以上に業務のICT化が必要となってくるでしょう。
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