コラム

勤怠管理システム導入で保育園業務を効率化！

勤怠管理とは「職員の出退勤時間」「時間外労働「有給休暇の取得状況」などを把握し、管理することを指します。

保育園は早番・中番・遅番とシフト制や変形労働時間制などを取り入れる園も多く、管理が大変と悩まれる方も多いでしょう。

また、出勤簿やタイムカードの使用は正確な労働時間を把握するのが難しく、データの集計に時間や手間がかかる側面もあります。

そこで、近年多くの園で活用されているのが、勤怠管理機能が備わったICTシステムです。

パソコンやタブレットなどで職員の出退勤時間や労働時間などを一括管理でき、正確な出退勤時間を記録するだけでなく、職員の多様な労働時間に応じた集計も可能となります。

職員の雇用形態や勤務形態に応じた設定ができるシステムもあるため、定期的に行われる労務監査で資料を提出する際も役立つでしょう。

保育園で勤怠管理システムを導入するメリット

保育園の労務管理に効果的な勤怠管理システムですが、導入することでどのようなメリットがあるのでしょうか。

正確な出退勤時間を記録することができる

勤怠管理システムの打刻機能を使うことで、簡単かつ正確に出退勤時間を記録することができます。

また、リアルタイムで出退勤の時間が反映されるため、簡単に確認を行うこともできます。

システム上で一括管理しているため、打刻漏れの心配も少なくなるでしょう。

万が一、打刻のし忘れや修正があっても、システム上で簡単に編集することも可能です。職員の人数が多い場合でもデータを一覧で表示できるなど、手間なく確認できるでしょう。

業務量・作業時間の短縮ができる

勤怠管理システムを利用すると作業が簡素化され、業務量の削減・作業時間の短縮が期待できそうです。

また、目視でデータを確認すると確認漏れやミスが起こりやすく、修正や確認作業に追われるなど、作業に大幅な時間がかかってしまいます。

しかし、勤怠管理システムでは、記録した打刻データをもとに自動集計でき、時間をかけずに作業を行うことが可能です。

また、給与計算についても、必要な項目を給与計算ソフト等と連動しながらスムーズな管理が実現できます。

保育園で活用する勤怠管理システムの選び方

業務の効率化や削減に役立つ勤怠管理システムを選ぶときはどのようなポイントがあるのでしょうか。導入に向けて選び方のポイントをまとめました。

操作が簡単かつシンプル

幅広い年代の方が働く保育園。パソコンやタブレットの操作に苦手意識を持つ方もいるため、操作が簡単なシステムを選ぶことが大切になるでしょう。

管理画面のわかりやすさ、機能のシンプルさなど、実際に触れてみて使いやすいものを選定していくとよさそうです。

また、なにかトラブルがあったときにフォロー体制が整ったシステムだと安心ですね。

園の就業規則や勤務体系に対応できる

園の就業規則や職員の勤務体系には違いがあります。

そのため、導入したい勤怠管理システムが、自園の就業規則や勤務体系に対応しているかも選ぶうえで重要なポイント。

自分の園にあっていないと、手書きで管理するよりも手間がかかってしまう可能性もあるでしょう。

保育園の運用に特化したシステムを選ぶと、導入後の設定に困らないですよ。

必要な機能が使いやすい

園児の登園・降園管理や保護者へのお知らせ配信など、ほしい機能がいくつか挙げられているケースもありますよね。

ICTシステムの種類によっては、複数の機能を取り揃えている便利なサービスも存在します。

ただ、どんな機能があってどんなことができるのかは、さまざまあるICTシステムによって異なります。

では、実際にどんな機能があると保育園の労務が効率化できるのか、詳しく見ていきましょう。

多様な勤務体制の調整に対応①シフト管理機能

勤怠管理システムを利用すると、職員のシフト作成を簡単に行うことができます。

システム上でシフトの調整や変更、修正はもちろん、園児の登降園予定と紐づけることで職員の必要配置人数の自動計算ができ、人員の不足状況も一覧で確認可能です。

また、正社員や契約社員、保育資格をもった派遣社員、パート職員など異なる雇用形態の管理にも対応できます。

あらかじめ、各職員の雇用形態や勤務時間を設定しておけば、システム上で適切な労働時間が反映されているのか、早番や遅番の回数に偏りがないかなどもチェックしやすいでしょう。

労働時間の自動計算が簡単に②労働時間の集計機能

システム上では、総労働時間から「所定労働日数」「時間外労働」「遅刻や早退」なども一覧で確認することが可能です。

タブレットやICカードで打刻した出退勤データをもとに、勤務状況を確認し、自動で労働時間や時間外労働時間などの自動集計ができるようになります。

特に時間外労働の見える化を行えば、どの職員に業務負担がかかっているのか、チェックしやすいでしょう。

現場の実情を把握して、勤怠状況の改善に向けて役立てることができますね。

有給の取得状況がわかる③有給のチェック機能

2019年4月より、労働者が有給休暇を取得することが義務化され、雇用者はルールに基づいて年5日以上の有給休暇を与えることが定められました。

しっかり有給休暇の取得状況を確認しなければ、「いつのまにか取得期限が過ぎていた」といった事態になりかねません。

勤怠管理システムを活用すれば、有給休暇の取得状況・残日数・期限などを一覧で確認できます。保育士さんの有給休暇の取得期限が迫っている場合も、声かけしやすいでしょう。

また、職員全体の取得状況などを集計する際も自動計算機能を活用できるため、効率的に業務を進められそうです。

手続き・申請の簡略化④ワークフロー管理

有給や各種休暇の申請を紙ベースで行う園もありますが、勤怠管理システムを導入すればオンライン上で一括管理できます。

申請書で確認した分だけ残業代を算出したり、申請書の内容を確認しながらシフト調整したりするのは手間のかかる作業です。

システム上ですべて申請した内容を承認すると自動で反映されるため、ワークフロー管理の簡略化につながりますね。

保育園・幼稚園の勤怠管理システム導入なら保育士バンク！コネクト

保育士の業務負担の軽減が期待できる勤怠管理システム。

自園にあった勤怠管理システムを選び、導入後の運用方法についても考えていきましょう。

当社のICTシステム保育士バンク！コネクトは、保育施設に特化した労務管理機能が特徴のICTシステムです。

保育園ならではのシフト制に適したシフト作成や、職員の労務管理・給与計算に必要なデータの自動集計など、事務作業の負担をラクにする便利な機能がたくさん！

保育園の勤怠管理システムの導入サポート・補助金申請のお手伝いも承っております。

パソコンやタブレットが苦手な職員の方も安心してご利用できるアフターフォローも充実していますので、ぜひ一度お気軽にご相談ください。