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勤怠管理システムの導入は保育園や幼稚園の管理業務へのメリットが多い!

勤怠管理システムの導入は保育園や幼稚園の管理業務へのメリットが多い!
保育園や幼稚園の勤怠管理には、出勤簿やタイムカードなど園によって管理の方法はさまざまあるでしょう。特に最近では、ICTシステムを使った勤怠管理を行う園も増えており、管理業務の効率化が図られているようです。勤怠管理システムの便利な機能やメリット、導入における注意点などを紹介していきます。

目次

    勤怠管理システム導入で管理作業を大幅削減!

    そもそも勤怠管理とは、労働者の始業から終業までの時刻、時間外労働、有給休暇の取得状況などを把握し、管理することをいいます。

    これまで保育園や幼稚園では、出勤簿やタイムカードを使った勤怠管理を行っていた園も多いでしょう。

    紙での勤怠管理の場合、正確な労働時間を把握できなかったり、データの集計に時間や手間がかかるなどの懸念や課題があります。

    しかし、勤怠管理システムを利用すると、職員の出退勤時間や労働時間などをシステム上で一括管理することができます。

    正確な出退勤時間を記録するだけでなく、職員の多様な労働時間に応じた集計も可能です。

    システムによっては、職員の雇用形態や勤務形態に応じた設定ができるものもあるようです。

    このように、データの管理が自動化できれば、勤怠管理にかけていた時間を大幅に短縮することができます。

    また、作業が簡素化されるため、複雑なデータの管理も簡単に行えるようになるでしょう。

    保育園や幼稚園で使える勤怠管理システムの便利な3つの機能

    勤怠管理システムには、

    • 打刻機能
    • 労働時間の自動集計機能
    • 職員の多様な働き方を設定できる機能

    といった、3つの便利機能があります。

    それぞれ、どのような機能なのかくわしく解説していきます。

    打刻機能

    勤怠管理システムの便利機能1つ目は、打刻機能です。

    この機能は、職員の出退勤時間を簡単に打刻することができます。

    システムによって打刻方法は異なりますが、

    • タブレット端末
    • ICカード

    以上の2つが主な打刻方法の種類になります。

    タブレット端末を使った打刻方法は、指でタッチパネルを操作する方法です。

    必要項目を選択し、打刻ボタンを押せば打刻の完了です。カード等は不要のため、紛失などの心配もありません。

    ICカードの場合、専用のカードリーダーにカードをかざして打刻する方法です。

    慌ただしい出退勤でもカードをかざすだけで打刻が可能です。

    ICカードは、交通IC系カードなどとも紐付けることができるので、カードを増やさずに済むでしょう。

    労働時間の自動集計機能

    勤怠管理システムの便利な機能の2つ目は、労働時間の自動集計機能です。

    この機能は、タブレットやICカードで打刻した出退勤データをもとに、勤務状況を確認し、自動で労働時間等を集計することができます。

    総労働時間から、所定労働日数、時間外労働、遅刻や早退、休暇状況なども一覧で確認することが可能です。

    職員の多様な働き方を設定できる機能

    勤怠管理システムの便利機能3つ目は、職員の多様な働き方を設定できる機能です。

    最近、保育業界では保育士の人材を確保するために、正社員や契約社員だけでなく、保育資格をもった派遣社員、

    パートタイマー職員などの採用が増えているようです。

    さらに、朝出勤し、一度帰り、夕方また出勤するなどの朝夕出勤の職員や時短勤務職員なども増えており、

    雇用形態や勤務形態ごとの管理が複雑化されている状況です。

    ですが、勤怠管理システムには、職員の雇用形態や勤務形態にあわせた設定ができるだけでなく、

    職員ごとに勤務状況の把握、労働時間の集計をシステム上で行うことが可能です。

    また、あらかじめシフト表と紐付けておくことができれば、予定と実績を照らし合わせることもできるので便利でしょう。

    保育園や幼稚園で勤怠管理システムを導入するメリット

    勤怠管理システムには、勤怠管理を効率化できる機能がさまざまあります。

    保育園や幼稚園で勤怠管理システムを導入することで、どのようなメリットがあるのでしょうか。

    正確な出退勤時間を記録することができる

    勤怠管理システムの打刻機能を使うことで、簡単かつ正確に出退勤時間を記録することができます。

    また、リアルタイムで出退勤の時間が反映されるため、簡単に確認を行うこともできます。

    出勤簿に手書きで打刻時間を記入したり、タイムカードで打刻する場合、打刻時間が正確かどうかが不透明な部分もあります。

    正しい打刻時間が記録されていないと、

    職員一人ひとりの労働時間の実情を把握することができず、改善につなげることができないでしょう。

    しかし、勤怠管理システムで正しい出退勤時間を記録できれば、

    適正な労働時間を把握することができるだけでなく、時間外労働なども把握することが可能です。

    また、システム上で一括管理しているため、打刻漏れの心配も少なくなるでしょう。

    万が一、打刻のし忘れや修正があっても、システム上で簡単に編集することもできます。

    さらに、職員の人数が多い場合でも、データを一覧で表示できるなど、手間なく確認することができるでしょう。

    業務量・作業時間の短縮ができる

    勤怠管理システムを利用すると、作業が簡素化され、業務量の削減・作業時間の短縮が期待できるでしょう。

    出勤簿やタイムカードでの勤怠管理では、打刻時間を手書きで記入していたり、

    集計時には目視で確認することも多いのではないでしょうか。

    目視でデータを確認すると、確認漏れやミスが起こりやすく、修正や確認作業に追われるなど、作業に大幅な時間がかかってしまいます。

    ですが、勤怠管理システムを活用すると、タブレットやICカードで記録した打刻データをもとに、

    職員の総労働時間や時間外労働などを自動集計できるため、時間をかけずに作業を行うことができます。

    また、確認漏れやミスなども起こりにくくいのもメリットの一つといえるでしょう。

    多様な働き方にも柔軟に対応できる

    勤怠管理システムを利用すると、朝夕出勤の職員や時短勤務職員など、職員の多様な働き方にあわせた設定が可能です。

    紙での管理の場合、勤務体系が多いほど管理が複雑になり、集計等にも時間がかかってしまうでしょう。

    しかし、勤怠管理システムを使うことで、事前に職員の働き方ごとに設定しておくことで、

    勤怠データをもとに、自動集計・出力することが可能です。

    また、給与計算に必要な項目も算出することができるので、給与計算ソフト等と連動しながらスムーズに管理を行うこともできるでしょう。

    勤怠管理システム導入で注意したいこと

    勤怠管理システムは、管理業務の簡素化が期待できるだけでなく、正しい労働時間を把握できるため、

    職員の労働環境の改善にも活かすことができそうです。

    しかし、園によって、システムを導入する際に重視するポイントなどは異なるでしょう。

    勤怠管理システムを導入するときに、注意する点について、例を紹介します。

    操作の簡単さ

    勤怠管理システムを導入する際、操作が簡単かどうかに注意して選ぶといいでしょう。

    保育現場では、パソコン操作が苦手、画面上で管理することへ抵抗感がある、

    などシステム上での管理に慣れていない職員も少なくないため、操作の簡単さは重要になります。

    操作の簡単さを重視する場合は、管理画面がシンプルなデザインのものや、機能などがひと目みてわかりやすいものなど、

    簡単に操作できる勤怠管理システムを選ぶと、時間をかけず導入でき、導入後も職員全員が使いやすいでしょう。

    自分の園の就業規則や勤務体系に対応しているかどうか

    園によって、就業規則が異なっていたり、職員の勤務体系が多様な場合もあるのではないでしょうか。

    そこで勤怠管理システムを導入する際に注意するポイントは、

    「導入したい勤怠管理システムが、自分の園の就業規則や勤務体系に対応しているかどうか」を確認することです。

    自分の園にあっていないと、多様な勤務体系に対応することができなかったり、

    手書きで管理するよりも手間がかかってしまう可能性もあるので、

    しっかり自分の園にあったシステムかどうか確認してから、導入をするようにしましょう。

    サポート体制の充実さ

    勤怠管理システムを導入する上で、サポート面はとても大切になります。

    マニュアルが用意されていたり、導入前後のフォローが手厚いと、

    システム操作に不安を抱える方でも安心して使い続けることができるでしょう。

    不明点等を気軽に相談することができるような、サポート体制が充実している勤怠管理システムを選ぶといいでしょう。

    勤怠管理システムで保育業務の効率化を目指す

    勤怠管理システムは、保育業の勤怠管理を効率化できるシステムです。

    簡単な打刻方法で労働時間を出退勤時間を記録でき、正確な労働時間の把握や、打刻データをもとに自動で集計可能なため、

    これまで勤怠管理にかかっていた時間も大幅に短縮することができるでしょう。

    また、正しい労働時間や有給休暇の取得状況が把握できることで、

    現状の勤怠データをもとに今後の労働環境の改善に活かすこともできそうです。

    保育士の業務負担の軽減が期待できる勤怠管理システム。

    導入を検討している場合は、現状の勤怠管理の方法を見直し、メリットや注意点をおさえた上で、

    自分の園にあった正しい勤怠管理システムを選ぶようにしましょう。

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