コラム

保育園のシフト表作成が大変な理由

そもそも、保育園のシフト表作成に時間がかかるのはなぜなのでしょうか。

保育士の配置基準を満たさないといけない

保育をするうえでは、配置基準に沿って子どもの人数に見合った数の職員を配置する必要があります。

そのため、シフト表を作成する際は「その日の登園人数を計算して職員を配置しなくては」「この時間帯に出勤する保育士の人数は足りているか」などを細かくチェックすることとなり、計算に時間を割いている園が多いようです。

シフトが何種類もある

保育園では保護者が働いている間に子どもを預かるため、9～11時間ほど開園している園がほとんど。

そのため早番・中番・遅番に加えて、段階的に出勤時間をずらしたシフトを組んでいるケースが多いです。

各時間帯の配置人数や、職員のシフトの偏りに配慮しながらシフト表を作成するのは、一筋縄ではいきません。

労働基準法を守る必要がある

上記の事情と合わせて、労働者である職員を守るためにも、労働基準法を守った勤務時間になっているかの確認が必要です。

原則、1日あたり8時間、1週間に40時間を超えて労働させてはいけないと定められています。先に触れたとおり開園時間をカバーするために、職員の出勤時間をずらしながらシフトを組むことが大変なポイントですよね。

また、土日や祝日も開園している園の場合、職員の休日についても配慮する義務があります。少なくとも毎週1日、もしくは4週間を通じて4日以上の休日を付与することが義務づけられているため、職員の休日数を計算しながらパズルを組み立てるようにシフトを作っている方も多いでしょう。

保育園のシフト表の効率的な組み方

シフト表作成の時間を短くするには、効率的な組み方を身につけることが大切です。

順に沿って、シフト表の組み方の流れを紹介します。

1.固定勤務の職員のシフトを入れる

まず始めに、「基本9:00～17:00勤務で、水曜日は休み」「毎日7:00～11:00勤務」といった固定勤務の職員のシフトを表に記入していきます。

こうした職員の配置は、いつも特定のクラスに入ってもらうなどあらかじめ決めておくとスムーズです。

2.お休みの希望を反映させる

続いて、このタイミングで職員のお休み希望を記入していきましょう。

前もって入れておくことで、「早番に配置した職員が、この日お休み希望を出していたのでやり直し」といった二度手間を防ぐことができます。

3.遅番・早番のシフトを組む

固定勤務・お休み希望をシフト表に反映したら、早番・遅番の職員を決めていきます。

このとき、「遅番の翌日に早番」「3日連続早番」など生活リズムに支障をきたすようなシフトにならないよう、注意が必要です。

ローテーションでシフトを回していけるよう型化しておくとやりやすいかもしれません。

4.調整が必要な箇所を組み替える

最後に、シフト表全体を見て最終調整を行ないます。

例えば、「この日の夕方は行事の準備をしたいから、その時間クラスに入る職員が必要」「園外研修の日は参加職員の穴埋めでフリー保育士さんに1日保育に入ってもらおう」といったイレギュラーなケースに対応できるよう、勤務時間を調整しましょう。

5.配置基準と照らし合わせて最終確認

最後に、クラスごとに配置基準を満たせるかをシフト表全体を確認します。

特に、複数の職員がお休みを取る日は、問題なく保育が回りそうか実際に計算して確認することが大切です。

保育園のシフト表の組み方のポイント

保育園のシフト表の組み方の流れがわかったところで、作成するうえで意識したいポイントを見ていきましょう。

出勤時間の偏りをなくす

さまざまな時間帯のシフトが存在する保育園。

特定の職員に負担が偏らないよう、出勤時間の偏りをなるべく少なくするように心がけることが大切です。

特に、早番や遅番は出勤時間が変わることでプライベートの予定に支障をきたす可能性も。「月に早番・遅番は一人あたり月に〇回まで」とバランスを保つためには、ローテーションでシフトを組むのが効果的です。

休憩や保護者対応の時間帯を考慮する

休憩や保護者の面談など、職員が保育から抜ける時間帯にも注意が必要です。

子どもを見守る人数が一時的に減ってしまい、安全に保育ができなくなるケースが考えられます。

あらかじめ職員が抜ける時間帯がわかっている場合、別の職員をそのクラスに配置するなど対策するとよいでしょう。

このようなイレギュラーな対応を見越して、特定のクラスに入らずに自由に動けるフリー保育士を1名以上確保しておくと安心ですね。

新人保育士は先輩と組んでもらう

最後に、「誰が誰と組んで保育をするか」という点も配慮すると、より職員の成長につながります。

まだ業務に慣れていない新人保育士さんは、なるべく経験豊富な先輩と組んでもらうようにシフトを組むとスムーズです。

10年以上の経験があるベテラン保育士さんはもちろん、4～5年目の中堅に差し掛かる保育士さんと組んでもらうことで、新人だけでなく、先輩にとってもスキルアップの機会になり得ます。

【ケース別】保育園のシフト表作成のお悩み解決法

コツを押さえていても、シフト表の組み方は園の実情によってケースバイケースの対応になることが多いもの。

ここでは、シフト表作成においてよく聞かれるお悩みと、その解決法を紹介します。

職員のお休みの希望はどこまで反映すべき？

働きやすい職場作りのためにも「職員のお休みの希望はなるべく反映してあげたい…！」と考える方は多いですが、現実的に配置基準や園の人員を考えると、時には難しいこともあります。

そのような悩みを解消するには、1日あたりに休みを取れる人数を前もって計算しておくのがポイント。週によってパート保育士さんの人数が変わることもあるため、曜日別に算出しておくとスムーズかもしれません。

また「お休みの先生が特定のクラスや学年に固まっていると保育が回らなくなる」というケースも。お休みの希望を申請する前に、職員の間で調整してもらう形で運用している園が多いようです。

毎月作成するのに時間がかかってしまう……

どれだけ効率化しても、毎月調整に時間がかかってしまい、職員にシフトを共有するのが遅くなるとお悩みの方もいるようです。

シフト作成を簡略化させるには、こちらのような対策を取り入れてみるとよいかもしれません。

特に、人数が多い園では、手作りのExcelファイルや手書きの書類でシフト表を作るのは大変なもの。専用のシステムを導入することで、シフト作成時間を大幅にカットできた事例 もあるので、参考にしてみてくださいね。

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今回は、保育園のシフト作成における効率的な組み方を紹介しました。

さまざまな勤務パターンがあったり配置基準の考慮が必要だったりするため、毎月のシフト作成は面倒に感じる方も多いもの。

上手な組み方を見つけて、シフト作成の負担を減らしていきましょう。

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