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保育士が書く6種類の書類作成!保育計画や連絡帳などはICT化で簡単にできる

保育士が書く6種類の書類作成!保育計画や連絡帳などはICT化で簡単にできる metamorworks/Shutterstock.com
多忙な保育業務の中で保育年間計画や指導案、お便りなどさまざまな種類の書類作成を行う「保育士の仕事」。ICTシステムの活用により、効率化できれば保育士さんの負担軽減につながり、職場環境の改善に役立つでしょう。保育士の6つの書類作成業務やICTシステム導入のメリットなどを詳しく解説します。

目次

    保育士の書類作成とは

    保育士の仕事は、子どもの健全な育成を支えるだけでなく、衛生・安全管理、行事の企画や運営、保護者対応、書類作成などが挙げられます。

    特に書類作成は手作業で行うものも多く、多種多様な実務をこなすことが考えられるでしょう。

    保育士の書類作成の具体例は以下の内容となります。

    • 保育年間計画
    • 指導案
    • 連絡帳
    • お便り作成
    • 保育日誌
    • 職員のシフト作成

    その他にも新人の指導計画や研修計画、児童票などさまざまな種類の書類作成があり、保育士さん一人ひとりに負担がかかっている場合もあるようです。

    書類作成業務の具体的な内容を見ていきましょう。

     

    保育士の書類作成①:保育年間計画

    保育年間計画とは、各保育施設の方針に沿って子どもたちがどのような保育活動を行うのかを明確に示したものです。

    項目は各保育施設によって違いがあるものの、行事や季節に沿った保育活動などを記入し、長期的に見通しをもって作成することが大切でしょう。

    また、保育だけでなく、食育や安全管理などの視点から年間計画表を立案する園もあるかもしれません。

    園の形式に沿って子どもたちへの関わり方や目標、ねらいの具体的な達成方法をイメージしながら作成することが重要でしょう。

    保育士の書類作成②:指導案

    保育年間計画に沿って子どもたちが充実した園生活を行うために必要となるのが指導案の作成です。

    指導案には月案、週案、日案の3種類がありますが、各園それぞれにテンプレートがあり、その内容に沿って作成することが多いようです。

    具体的な内容を見ていきましょう。

    月案

    月案とは、保育年間計画をもとに毎月の保育活動の目標やねらい、活動内容を示したものです。

    第1週~4、5週の週ごとに分けてねらいや保育内容を表記する場合や1カ月の目標、保育士の援助を長文で記入する場合など形式はさまざまなようです。

    前月の子どもたちの様子をふまえながら、1カ月をすごす上でどのような目標を立てるべきなのか、行事に向けた保育活動の取り組み方など、保育の質の向上に向けて作成する必要があるかもしれません。

    週案

    週案とは、月案をさらに具体的な内容を記載したものです。

    1週間にどのような保育が設定されているのかを考え、前週の子どもたちの様子を考慮して計画を立てることが多いかもしれません。

    また、天気によって保育活動が室外遊びから室内遊びに変わる場合もあるため、保育活動がスムーズに進むように天気がよい場合と天気が悪い場合の2パターンを用意する保育士さんもいるようです。

    日案

    日案とは、週案をもとにより具体的に1日の流れを記載するものです。

    タイムスケジュールに沿って、子どもたちの予想される活動の様子や保育士の具体的な援助方法、環境設定なども記入し、1日、1日が充実した保育活動となるように作成することが大切かもしれません。

    指導案の中でも日案の作成に一番時間がかかるという保育士さんも多いかもしれませんが、保育士さん自身の一日の動きを把握するためにも重要な書類となるでしょう。

     

    保育士の書類作成③:連絡帳

    連絡帳とは、保育士さんと保護者の方が連携するための大切なコミュニケーションツールです。

    保育士さんが子どもたちの園生活の様子などを書き伝えるだけでなく、保護者の方が園への要望や相談などを記載することもあるようです。

    ときには登降園で担任が保護者と充分な意思疎通の時間が取れない場合もあり、主に連絡帳が担任との連絡手段となっていることも多いでしょう。

    保育施設と保護者の方の協力関係を育むためにも、連絡帳の役割は重要なものでしょう。

     

    保育士の書類作成④:お便り作成

    保育士さんが保護者に向けて、園便りやクラス便り、給食だよりや保健便り、行事スケジュールなどさまざまなお便りを作成することでしょう。

    特に園便りやクラス便りは子どもたちの様子や行事内容、お知らせなどを詳しく書き、保護者に向けて配信している園も多いかもしれません。

    保育士さんの中には構成や書き出しに悩み、なかなかお便り作成が上手くいかないという場合もあるようです。

    クラスや園の全体的な子どもの様子を伝える情報発信に必要なものであり、園の保育方針を保護者の方に伝えるためにも重要なツールといえるでしょう。

     

    保育士の書類作成⑤:保育日誌

    保育日誌とは、子どもたちの一日の流れや実際の様子を詳しく記入したものです。

    個々の子どもたちの記録として作成する場合もあれば、クラス全体の様子を記載する場合など形式はさまざまなようです。

    保育日誌は「子どもたちへの接し方は適切だったか」、「スムーズに保育活動を行うことができたか」など、保育士自身が一日の保育を振り返るうえでも必要なものでしょう。

    指導案を作成する際も、保育日誌に記載している子どもたちの様子を振り返りながら計画を立てることも多いようです。

     

    保育士の書類作成⑥:職員のシフト作成

    一般的な企業では、主に人事や事務の方が職員のシフト作成を行うでしょう。

    しかし、保育園の中には事務員などを雇用しておらず、園長先生や保育士さんが職員のシフト作成や管理を行っている場合があるようです。

    休日や有休消化など保育士の配置基準に沿って作る必要があることから、作成に時間がかかることも多いかもしれません。

    また、人材不足のためになかなか保育士さんの補充ができず、休みを変更して出勤してもらうなど、人員調整が大変な園もあるでしょう。

     

    ICTシステムで書類作成を行うメリット

    保育士さんの書類業務について解説しましたが、手作業で行うものも多く、時間がかかることが考えられます。

    書類作成による過大な業務負担によって、離職してしまう保育士さんもいるようです。

    このような課題を改善するためにも、書類作成におけるICTシステムの活用が重要ではないでしょうか。

    ICTシステムの導入によって書類作成を行うメリットを見てみましょう。

    書類を一括で管理できる

    保育士さんの書類作成は、保育年間計画表、指導案、連絡帳などさまざまな種類があります。

    書類を管理するスペースの確保だけでなく、業務をスムーズに行うために書類整理する時間も必要となるでしょう。

    多忙な保育士さんの中には、「必要書類が多く、整頓できない」、「保育の合間に書類作成を行うため、分類するのが大変」という方もいるようです。

    ICTシステムで多くの種類の書類を一括で管理することができれば、一つ一つの書類を探す手間や整理する時間が省けるでしょう。

    記入・修正作業が効率的に進む

    保育士さんの書類作成は手作業で行うことが多いことから、下書きや清書に時間がかかる場合もあるでしょう。

    指導案や園便り、保育日誌などさまざまな書類を見直し、「消して修正する」作業が続き、負担が多くなることも考えられます。

    ICTシステムを活用するとシステム上で簡単に修正ができ、入力作業も簡略化されるでしょう。

    また、勤務管理について急なシフト変更もボタン一つで行うことが可能となり、システム上の反映の時間もかからないことから、職員同士で共有もしやすくなるでしょう。

    書類作成の進捗が確認しやすい

    ICTシステムを活用するとさまざまな書類が一括管理でき、各書類の進歩状況などを把握しやすいでしょう。

    保育士さんは一度にたくさんの書類作業を行わなければならないことも多いようです。

    進捗度が確認しやすいことで、提出期限までの計画も効率的に立てられるかもしれません。

    また、システム上で職員同士で情報を共有できるため、主任保育士さんや園長先生も書類の進捗度を管理しやすいというメリットもあるでしょう。

    業務負担が多い場合は役割分担を行うなど、書類作成業務の人員調整にも役立ち、労働時間の短縮や残業時間の削減につながるかもしれません。

    保育活動に集中できる

    ICTシステムで書類作成の業務がスムーズに進むと、保育士さんはより保育に集中できる環境となるでしょう。

    精神的にもゆとりがもて、子どもたちの様子を観察したり、自身の関わり方を振り返ったりと保育に対して見つめ直す時間が増えることが考えられます。

    多忙な業務に追われていると保育の質の向上に目が向けられないこともあるかもしれません。

    「指導案をより充実的なものにしよう」、「子どもたちの興味や関心を改めて考えてみよう」など保育士として働くことへの意欲を高める可能性もあるでしょう。

     

    ICTシステムで書類作成の簡略化を目指そう

    保育士さんの書類作成業務の負担を軽減するためにも、ICTシステムの導入に目を向けることは大切でしょう。

    園の中には「温かみのあるお便りにするためにも手書きのものを作成している」など、方針を大切にしている施設もあるでしょう。

    自園の方針を大切にしつつ、勤務管理はICTシステムを活用するなどして保育士さんの書類作成の負担を軽減できるような環境を整備していくとよいかもしれません。

    キズナコネクトでは、ICTシステムに関する導入のお手伝いを承りますので、お気軽にご相談ください。

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