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保育園システムで業務改善ができる6つの特徴！労務管理やシフト管理が軽減できる
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目次
保育園システムとは、ICTシステムとも呼ばれ、パソコンやタブレット、携帯電話などを活用して、事務作業を簡略化する電子システムです。
保育士の仕事内容は子どもと関わる保育活動業務が主な業務ですが、その他にもお便り作成や園児の出欠確認、職員のシフト作成など事務作業が多く、保育士さん一人ひとりに負担大きいことが考えられます。
保育園システムを導入することで事務作業を効率的に行うことができれば、職員の業務負担軽減に役立つかもしれません。
保育士の事務作業の中で保育園システムの導入による業務改善できる項目については以下の内容が考えられます。
具体的にどのような点で業務改善が可能となるのかを見ていきましょう。
園児の登降園管理については出欠表を作成し、手書きで記入している保育士さんも多いかもしれません。
遅刻や早退があった場合に職員同士で連絡漏れがあると、ミスが起こることも考えられるでしょう。
保育園システムを活用すると、ICカードで打刻するだけで日々の登園、降園の記録ができ、職員同士の共有も簡略化されます。
また、延長保育の時間や料金の管理だけでなく、集計作業も自動化できることから業務の効率化に役立つでしょう。
登校、降園時に保育士が不足している場合も、打刻がスムーズに進むことで保育士さんはゆとりをもって保護者や子どもと関わることができるかもしれません。
園児の情報管理は、保育記録の作成や個人調査票などを紙を使用して管理している保育園もあるでしょう。
重要な書類が多く、セキュリティーの強化も必要となることが考えられますが、書類のスペースを確保が大変だと感じる方もいるかもしれません。
保育園システムを取り入れると書類の一括管理ができ、ボタンを操作するだけで個々の既往症、アレルギー情報や家族情報なども簡単に確認しやすくなるようです。
また、園児のクラス情報や簡単な保育メモなども職員で共有することができるため、連絡漏れや確認ミスを防ぐことにつながるでしょう。
一般的に園児の写真については、園児の日常の様子や行事などを撮影した写真を展示し、保護者の方に販売することが考えられます。
業者に頼む保育園も多いようですが、保育士さんや園長先生が撮影した写真を保育園システムで管理すると、保護者にそのURLを伝えるだけで共有することが容易となるでしょう。
イベントごとにアルバムを作成できる機能も備わっていることから、職員同士でアルバムを見返しながら、園児の成長の喜びを共に分かち合うこともできるようです。
園からのお知らせについては園便りを配布したり、電話連絡をしたりして保護者に伝えることが多いでしょう。
園便りの作成に時間がかかる場合や、電話連絡をしてもなかなか保護者につながらないなど業務が滞るケースもあるようです。
保育園システムを取り入れるとメールを活用した連絡が可能となることから、行事などが変更となった場合に一斉に送信できたり、園便りを画像データを送付できたりと保護者への欄楽がスムーズに進むことが考えられます。
職員の業務効率化に役立つだけでなく、保護者も「お知らせ機能を見る」ということが習慣となれば、園との連携が取りやすいというメリットもあるでしょう。
保育園の職員のシフト作成や労務管理などを事務員が担っている場合もありますが、事務員を雇わずに、園長先生や保育士さんが行っている園もあるようです。
シフト作成は職員から事前に希望を聞き、全職員の勤務形態の調整を行うことから時間がかかる作業となるでしょう。
近年では、「フレックスタイム制」や「変形労働時間制」などさまざまな勤務形態を取り入れている園もあるため、労働日数や時間が複雑化している園もあるかもしれません。
また、保育園には子どもの人数による職員の配置基準が決められていることから、ルールに沿った人員配置が求められます。
保育システムを活用するとシステム上で簡単に修正や編集を行うことができるだけでなく、必要な配置人数について一覧で見ることも可能となるようです。
労務管理においても職員ごとの労働時間の自動計算や有休の取得数などを一括で管理できるため、業務の効率化に役立つでしょう。
保育園の中には、複数の施設を運営している園もあるでしょう。
保育士さんは複数の施設を兼務している方もおり、職員一人ひとりの勤務体制の管理や給与計算に時間がかかるケースもあるようです。
保育園システムを活用することで、複数の施設における勤務状況や給与が一括管理できることから、情報の重複などを防ぐことにもつながるでしょう。
保育園システムの業務改善について解説しましたが、ICTシステムにはさまざまな種類があり、導入するうえで選定に迷う保育園もあるかもしれません。
選び方のポイントについて紹介します。
保育園システムには、労務管理に特化している内容のものもあれば、指導案や連絡帳の作成などの簡略化に役立つものなど多様な種類があります。
そのため、自園の業務効率化を目指すうえで「保育園システムを活用する際、自園ではどのような機能が必要なのか」を明確にすることが大切でしょう。
園によっては「お便りはメールなどで送信するのではなく、手書きで作成し温かみのあるものを配布したい」など考え方に違いがあるかもしれません。
どのような機能が自園で活用すべきなのかを確認し、そのうえでシステムの精査をすることが重要となるでしょう。
保育施設の中には、保育システムを取り入れても、パソコンやタブレットの操作が苦手な方もいるかもしれません。
実際に導入した際に機能の操作が難しく、覚えるのに時間がかかってしまうケースもあるようです。
そのため、職員が簡単に利用できる機能を選ぶことも重要なポイントでしょう。
また、いくつかの保育園システムを候補に挙げ、会議などで現場の保育士さんと話し合う機会を設けることも大切かもしれません。
実際に使用するのは現場の職員のため、保育士さんの意見を参考にすると、現場の状況に合ったものを選ぶことができるのではないでしょうか。
保育園システムを取り扱う企業は多く、どの会社のものを導入すればよいのかと悩むこともあるでしょう。
保育園システムを活用するにあたり、導入後のフォローは大切です。
職員の中には「操作方法が分からない」、「操作を覚えるのに時間がかかっている」という方もいるかもしれません。
また、導入後に「メールの一斉送信ができない」、「ボタンが反応しない」などトラブルが起こる場合も考えられます。
安心して保育システムを活用するためにも、フォロー体制がきちんと確立されている企業を選ぶことも重要でしょう。
保育園システムの導入については国が補助金制度を設けるなど、保育現場における活用が注目されています。
事務作業の多くを手書きで行っている保育園もあり、時間外労働や持ち帰り残業が増え、保育士さんの負担となるケースもあるようです。
職員が働きやすい環境を築くためにも、保育園システムを活用し、業務改善に役立てていきましょう。
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