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保育園・幼稚園のシフト管理表・勤怠管理表の作り方!

保育園・幼稚園のシフト管理表・勤怠管理表の作り方!
保育園や幼稚園では、職員のシフト管理表を作成することがあるでしょう。シフト表の作成は、職員の勤怠管理だけでなく、子どもの人数にあわせて適切な職員配置を行う上でも大切になります。保育現場で活用できるシフト管理表・勤怠管理表の作り方を紹介します。

目次

    保育現場で活用できるシフト表の作り方を知りたい!

    保育現場では、職員の勤怠管理をするときや、子どもの人数にあわせた適切な職員配置を行う場合に、シフト管理表が必要となるでしょう。

    シフト管理表の作成は、園によって異なりますが、

    • 手書きでの作成
    • シフト作成用テンプレートの活用
    • 表計算ソフトの活用
    • シフト作成・管理ツールの活用

    など、さまざまなタイプの作り方があります。

    その中で特に、手書きでシフト表の作成を行っている園が多いのではないでしょうか。

    手書きでのシフト作成の場合、操作方法などを覚える必要がないので、はじめてシフト表を作成するときにも取り掛かりやすいですよね。

    しかし、手書きの場合は作成に時間がかかったり、修正等があった場合に調整しにくいこともるでしょう。

    手書きだけでなく、テンプレートや表計算ソフト、シフト作成ツールなどの方法もあるので、

    あわせて覚えておくとうまく活用することができそうです。

    保育園や幼稚園で活用できるシフト管理表の作成方法について、くわしく解説していきます。

    保育園・幼稚園のシフト表作成に必要な基本項目

    シフト作成において、どの方法を活用する場合でも、必要となる項目は基本的に共通しているといえるでしょう。

    シフト管理表の作成で必要となる項目は、

    • ◯月のシフト表
       ※いつのシフト表かわかるタイトルのようなものにしましょう。
    • 日にち
    • 職員名
    • 勤務時間(勤務開始・終了時間)
       ※勤務時間の表記は園によって異なります。
    • 勤務日数
    • 備考欄(必要に応じて)

    以上となります。

    このように、シフト作成する前に必要となる項目はなにか、洗い出すようにしましょう。

    また、作成前はあらかじめ、職員全員へ希望のシフトを聴取する必要があります。

    シフト作成に必要となる項目の洗い出しと職員のシフト希望が集まったところで、シフト表の作成に入るようにしましょう。

    保育園・幼稚園の基本的なシフト表の作り方

    保育園・幼稚園のシフト管理表の作成には、手書きやパソコンでの作成などさまざまなタイプがありますが、

    基本的に作るときの手順は共通しています。

    シフト表の作り方を手順ごとに、解説していきます。

    シフト作成手順①表の枠をつくる

    まず、シフト表のもととなる、表の枠を作りましょう。

    表を作るときは、

    • 縦:職員の人数分のマス
    • 横:月の日数分のマス+勤務日数や備考欄を記載するマス

    以上に考慮しながら、作るといいでしょう。

    シフト表手順①イメージ図

    シフト表手順①イメージ図

    マスの幅や文字の大きさなどは、見やすいように調整してみてください。

    シフト作成手順②マスに必要項目を記載する

    大枠の表を作成したら、必要項目を記入していきます。

    • 縦:職員名
    • 横:月ごとの日にち(1日~30日、1日~31日)

    シフト表手順②イメージ図

    シフト表手順②イメージ図

    日にちを記入した隣には、勤務日数や備考欄などを記入できるスペースも追加しておくといいでしょう。

    シフト作成手順③職員の希望を記入していく

    まずはたたき台として、職員の希望を職員名と日にちを確認しながら記入していきましょう。

    園によっては、勤務時間をA、B、Cなどアルファベットで言い表す場合や、早・中・遅と表示する場合もあるでしょう。

    ほかにも、何時~何時と勤務開始時間と終了時間を記載することもあるかもしれません。

    職員の希望を記入するときの例

    職員の希望を記入するときの例

    たたきの段階で、同じ勤務時間等に色付しながら希望を記入していくと調整のときにわかりやすくなりそうです。

    シフト作成手順④シフトに偏りがないか確認・調整を行う

    たたきで作成したシフトをもとに、子どもの登降園予定にあわせて必要な配置人数が足りているかどうか、確認・調整を行いましょう。

    シフト表の確認期限を設けて、職員に確認してもらい、調整が必要な場合は再度練り直しを行い、再確認してもらいましょう。

    シフト作成手順⑤問題なければ印刷し、シフト表を配布する

    シフト表の確認に問題がなければ、印刷して職員に配布しましょう。

    配布とは別にいつでも確認できるように、掲示板などの職員が確認しやすいところに掲示しておくなどするといいですね。

    基本的なシフト表の作成手順について説明しましたが、シフト表の作成にはさまざまなタイプがあります。

    どのようなシフト表の作成方法があるのか、見ていきましょう。

    テンプレートを活用したシフト表の作り方

    そもそもテンプレートとは、パソコン上で、文書や表などを作成するときに参考・見本となる雛形のことです。

    定型的な内容を作成するときに、雛形となるテンプレートを使用すれば、テキストを入力するだけで作ることができます。

    テンプレートを活用したシフト作成の作り方は、

    • 1.シフト作成に必要な項目を洗い出す
    • 2.テンプレートを挿入する
    • 3.必要項目を記入する

    といった作業を行えば簡単にシフト管理表作ることができます。

    また、テンプレートを活用するメリットとして、

    • 一から枠組みを作成しなくていい
    • どこに何を記入すればいいかわかりやすい
    • 毎回使い回しができる

    といった良さもあるので、参考にしてみるといいでしょう。

    表計算ソフトを活用したシフト表の作り方

    スプレッドシートの画像

    表計算ソフトのイメージ図

    表計算ソフトを活用したシフト管理表の作成は、計算式などの関数を入れると自動でデータを抽出できるのが特徴です。

    作り方の手順は、基本的な作り方と同じで、

    • 1.必要項目を洗い出す
    • 2.表の大枠を作る
    • 3.必要項目を記入する
    • 4.職員の希望を入れ、確認し、再調整などを行う

    1~4の手順を行います。

    この手順にプラスして、職員の勤務日数などを自動で計算したい場合は、勤務日数の箇所に計算式を入れると自動で勤務日数が抽出されます。

    ほかにも曜日や職員の人数など、項目に応じた計算式を入れてみてくださいね。

    また、表計算ソフトを活用すると、

    • 修正や変更があった場合も、編集しやすい
    • 間違いなどがあったときに、アラートがでる
    • 項目を簡単に追加することができる

    といったメリットがあるため、急なシフト変更があった場合や、

    再調整しなければいけないときでもスムーズに対応することができそうです。

    ICTシステムにもシフト作成機能がある!

    近年、ICTシステムとよばれる業務支援システムが推進されているのをご存知でしょうか。

    ICTシステムは、事務作業等のあらゆる業務を自動化し、効率化を図ることを目的としており、

    シフト作成・管理機能を搭載しているサービスがさまざまあります。

    特に、KIDSNAキズナコネクトのICTシステムは、職員の雇用形態や勤務体系が多様であっても、

    職員ごとにシフトパターンを選んで作成することができたり、入力したシフト予定をもとに予定労働時間を自動で算出することもできます。

    また、園児の登降園予定と紐付けることで、自動で職員の必要配置人数を算出してくれるなど、便利な機能がさまざま揃っています。

    KIDSNAキズナコネクトなどのICTシステムにも、シフト作成・管理機能が搭載されているので、

    自分の園にあわせて活用してみるといいかもしれませんね。

    保育園・幼稚園のシフト表の作りは重要!

    シフト管理表は、職員の勤務管理や子どもの人数にあわせた適切な職員配置を行うために重要なものとなります。

    手書きで作成する方法以外にも、テンプレートや表計算ソフト、ICTシステムを活用した方法などさまざまあります。

    しかし、方法によっては、ミスや確認漏れがあったり、突然のシフト変更に対応しにくいこともあるため、

    適切に職員配置ができない場合もあるかもしれません。

    こうした問題を防ぐためにも、園の規模や職員の雇用形態・勤務体系などに合ったシフト表の作成方法を選ぶことが大切でしょう。

    その中でも、保育園・幼稚園でもICTシステムのシフト作成・勤怠管理機能を使うことで、

    正しく、かつ突発な修正や変更等にも対応ができますので、シフト作成に適しているといえるでしょう。

    またICTシステムの場合、シフトを適切に管理できるだけでなく、

    作業にかける時間も短縮できるため、保育士の業務負担の削減にもつながります。

    ICTシステムに搭載しているシフト作成・管理機能を活用して、シフト作成を効率的に行いましょう。

    保育園の業務管理ICTシステムとしてキズナコネクトは「つながることで保育はもっと優しくなる」をコンセプトに
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