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保育園・幼稚園のシフト管理・勤怠管理をICTシステムで効率化!

保育園・幼稚園のシフト管理・勤怠管理をICTシステムで効率化!
保育園・幼稚園では、シフト管理や勤怠管理を効率化したいと考えている方も多いのではないでしょうか。最近では、多様な雇用形態や勤務体系の職員が増えているため、管理が複雑になり手間がかかることでしょう。人手不足や残業などの課題もある保育業務を助けてくれるICTシステムでのシフト管理や勤怠管理の方法、メリットについて紹介していきます。

目次

    保育園・幼稚園のシフト・勤怠管理は手間がかかる仕事

    保育園・幼稚園のシフト・勤怠管理は、作成や管理に時間がかかり、保育士や幼稚園教諭の業務負担の一つにもなっているでしょう。

    現状、どのように管理が行われているのか、それぞれの方法と作業の状況について解説していきます。

    シフト管理

    保育園・幼稚園の主なシフト管理は、

    • 手書き
    • 表計算ソフトで作成
    • ICTシステム

    以上の3つの方法が挙げられます。

    特に手書きでの管理や、表計算ソフトで管理を行っている園が多いのではないでしょうか。

    手書きの場合、気軽に記入し、作成できるものの、

    修正や変更があった場合に何度もシフトの練り直しが発生するため、作成に時間がかかってしまいます。

    また、「扶養内で働きたい」「週の労働時間は、〇時間まで」という職員がいる場合、

    予定労働時間を手計算し、調整しなければならず、大幅な時間がかかってしまうかもしれません。

    さらに、表計算ソフトでシフトを作成している場合、手書きに比べると集計の手間は省けるものの、

    場合によっては計算式を作成しなければならないなど、複雑な作業が発生してしまうでしょう。

    勤怠管理

    保育園・幼稚園の主な勤怠管理の方法として、

    • 出勤簿
    • タイムカード
    • ICTシステム

    以上の3つが挙げられます。

    シフト管理と同様に、出勤簿やタイムカードなど手作業で管理をしている園が多いことでしょう。

    出勤簿の場合、一番取り入れやすい勤怠管理の方法ではあるものの、

    出退勤や休憩の度に保育主任や園長先生等に確認を取ったり、毎月締め日に労働時間や賃金の計算を手動で行う必要があるでしょう。

    確認や集計に時間がかかるだけではなく、目視で作業を行っているため計算ミスや確認漏れも起こりやすいかもしれません。

    タイムカードでの管理は、出退勤時間を記録できるとして多くの園で扱っているのではないでしょうか。

    また、導入コストも安価で導入しやすい管理方法といえるでしょう。

    しかし、タイムカードに入力された時間が本当に正しいのか、

    管理者や使用者が確認をする必要があるなど、手間がかかってしまうかもしれません。

    毎月締め日に労働時間や賃金計算が発生するため、管理に時間がかかってしまうでしょう。

    シフト管理や勤怠管理を手作業で行っている場合、作成に時間がかかるだけでなく、管理も複雑化してしまいます。

    一方、ICTシステムを活用すれば、シフト作成業務や勤怠管理業務を自動化することができます。

    ICTシステムを使うとシフト管理や勤怠管理はどのように変化するのでしょうか。

    ICTシステムならシフト管理・勤怠管理が簡単に行える

    ICTシステムは、業務の効率化が期待できるシステムとして、近年導入を検討する園が増えているといわれています。

    保育園・幼稚園のシフト管理や勤怠管理をICTシステムの導入でどのように効率化できるのか調べてみました。

    ICTシステムを使えば、シフト管理を時短できる

    ICTシステムでのシフト管理は、突然のシフト変更や修正もシステム上で簡単に行うことができます。

    さらに、職員の必要配置人数を自動計算してくれるため、職員の充足もしやすくなります。

    予定労働時間も自動計算できるため、手計算での確認が不要となり、シフト作成の時間を短縮することができるしょう。

    ICTシステムを使えば、勤怠管理を簡素化できる

    ICTシステムでの勤怠管理は、ICカードなどを使って出退勤時間を簡単に記録することができます。

    さらに、記録された出退勤をもとに、職員ごとに労働時間を算出することもできるので、

    集計等も手間なく行うことができ、勤怠管理の簡素化が可能です。

    このようにICTシステムを使うことで、複雑な作業も手間なく行うことができたり、自動で集計されるので簡単に管理ができるでしょう。

    ICTシステムで保育園のシフト管理をするメリット

    ICTシステムを活用すると、シフト作成が時短で行えるようになります。

    実際にICTシステムを導入した場合、どのようなメリットがあるのか、具体的な作業内容とあわせて解説します。

    シフト作成にかける時間を大幅短縮

    ICTシステムを活用すると、シフト作成にかける時間を大幅に短縮することができます。

    手作業で行っていたときは、職員の希望と照らし合わせながら一つ一つ記入していくため、作成に時間がかかっていたことでしょう。

    ICTシステムはシステム上で必要項目等をクリックしていくことで簡単に作成することができるため、手書き等の作業が不要となります。

    また、突発的なシフトの変更等も簡単に編集・修正することができるので、手間なく作成することができるようになるでしょう。

    さまざまなシフトパターンで作成可能

    ICTシステムを使うと、多様な雇用形態や勤務体系に対応したシフトを作成することができます。

    紙で管理している場合、シフトパターンが多いほど管理が複雑化してしまいます。

    ICTシステムは必要な情報を登録しておくことで、それぞれの働き方にあわせたシフトを作成することができます。

    必要配置人数の自動計算が可能

    ICTシステムは、職員の配置人数を自動計算することが可能です。

    紙で管理している場合、目視で配置人数を確認する必要があるため、確認に時間がかかってしまいます。

    ICTシステムを使うと、園児の登降園予定をもとに必要配置人数を自動計算してくれます。

    また、認可保育園や認可外保育園など施設形態ごとに異なる配置人数に応じた計算が可能なので、

    シフト作成時に都度計算する手間が省けるでしょう。

    ICTシステムで保育園の勤怠管理をするメリット

    ICTシステムを利用すると、今まで複雑化していた勤怠管理を簡素化することができます。

    実際にICTシステムを勤怠管理で導入した場合のメリットについて具体的な作業内容とあわせて解説します。

    正確な出退勤時間を記録できる

    ICTシステムを利用することで、出退勤時間を正確に記録することができます。

    ICカードなどでで簡単かつ正確に打刻時間を記録することができます。

    また、万が一、打刻漏れ等があっても、システム上で簡単に編集・修正することができるので、

    手間なく管理することができるようになります。

    さらに、あらかじめシフトを紐付けておけば、予定と実績を照らし合わせることも可能です。

    労働時間を把握できる

    ICTシステムを利用すると、職員の労働時間を正確に管理することができます。

    正確に管理することで、職員の残業時間や遅刻・早退などもしっかり把握することができるので、

    働きやすい環境つくりをするためのデータを蓄積することができるでしょう。

    勤務データに応じた集計が可能

    ICTシステムを利用すると、朝夕出勤の職員や時短勤務職員など、勤務体系ごとに管理することができるのもメリットの一つといえます。

    紙でのデータを管理の場合、勤務体系が多いほど管理が複雑になりがちですが、

    ICTシステムは、事前に職員の働き方ごとに設定しておくことで、勤怠データをもとに、自動集計・出力することが可能です。

    また、給与計算に必要な項目も算出することができるシステムもあるため、

    給与計算ソフトと連動しながら管理を行うことができるでしょう。

    保育園・幼稚園のICTシステム利用が加速しています!

    近年、シフト管理や勤怠管理以外の業務でも、保育園・幼稚園のICTシステムの導入が推進されています。

    その背景には、保育士の業務を効率化させ、業務負担を減らすことで、保育士不足の解消に繋げるという狙いがあるようです。

    ICTシステムを使うことで、保育士の業務量の削減や、業務負担の軽減が実現できるでしょう。

    作業にかけていた時間を大幅に短縮し、管理をスムーズに行うことができれば、

    子どもと向き合う時間も増え、保育の質を高めることへもつながっていきます。

    ICTシステムで保育業務を効率化させ、保育士の人材確保へ努めていきましょう。

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