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【保育園の業務効率化の手順】まずは目的や課題から業務効率化の進め方を考えよう!

【保育園の業務効率化の手順】まずは目的や課題から業務効率化の進め方を考えよう!
業務効率化は、保育業界を含むどの業界でも仕事をスムーズに進めるために重要なものです。最近では働き方改革により、労働時間の見直しなどが改定されたため、保育士の業務負担を軽減するための対策として保育園・幼稚園でも業務効率化の動きが強まっています。保育園の業務効率化について、目的や課題を踏まえ、進めていくための手順を紹介していきます。

目次

    ICT支援システムで保育業務を効率化するKIDSNAコネクト

    保育の現場で行われている業務効率化とは

    保育の現場では、保育士の業務負担を軽減し、業務を効率化する動きとしてさまざまな取り組みが行われています。

    保育園で行われている業務効率化の取り組み例を紹介します。

    書類作成のICT化

    保育士の事務作業の一つである書類作成には、指導案や計画書、連絡帳や請求書などの多くの手書き業務があります。

    作業の内容によって、発生する頻度は異なるものの、手作業で行うことでの手間や時間がかかるなどといった意見も多くあるようです。

    そのため保育現場では、このように手作業で行う書類作成をICT化する対策が行われているようです。

    書類作成をICT化することで、編集や修正も手間なく行うことができ、書類作成にかかっていた時間を大幅に短縮に繋がるでしょう。

    会議時間の短縮

    保育現場では、業務や行事ごとの会議などを開き、意見の共有・交換を行うことも多くあります。

    しかし、会議には複数の職員が参加することから、スケジュール調整も必要です。

    また、なかなか会議が進まなかったり、意見がまとまらず、会議が長引いてしまう場合も考えられます。

    そこで保育現場では、会議を効率的に進めるために、あらかじめ会議の参加者へ議題を周知したり、

    目的を明確にするなどの事前準備を行い、会議を時間内に効率的に進めるための対策が取り組まれているようです。

    保育の現場に限らず、会議を円滑に進める工夫は業務効率化に際し重要です。

    集計業務の自動化

    近年、保育業界に限らず、どの業界でも業務の自動化が進んでいます。

    特に最近では、ICTシステムを使った業務の簡素化が進んでおり、導入を検討している保育園が増えているようです。

    保育現場でICTシステムを使うことで、

    園児の登降園時間を自動で集計することができたり、職員の労務管理もシステム上で管理することができます。

    また、保育料計算や請求管理等も自動で集計してくれるため、手間なく作業を進めることができるようになります。

    保育園で業務効率化を進める3つの手順

    保育現場において、さまざまな効率化対策が行われています。

    ですが、保育園で業務効率化を図るためには、どのような手順で進めればいいのでしょうか。

    考えもなしに、業務効率化を進めようとしてもうまくいかないこともあります。

    保育園で業務効率化を進めるためには、3つのポイントが大切になります。

    1.現状の業務の把握

    保育園の業務を効率化させるために、まずは現状の業務を把握することが大切です。

    自分がやっている業務はもちろん、他の職員がどのような業務を行っているかを把握しておくことで、

    業務の必要・不必要を見極めることができるでしょう。

    どのような理由でこの業務を行っているのか、優先順位や対応する頻度、

    その業務にかかる所要時間などを洗い出すことで、業務の見える化にもなり、効率化しやすくなります。

    2.課題の改善策を考える

    現状の業務状況の把握を行った後は、どうすれば業務にかかる時間を短縮できるのか、

    手作業ではなく自動化できるものはないかなど、改善策を考えてみるとよいでしょう。

    業務の進捗状況や業務ごとの課題、解決策を考えてから、

    具体的にICTシステムなどを導入して業務の簡素化をしてみるなど、意見を出し合って解決策を導き出しましょう。

    業務ごとに最適な改善策は異なるでしょうから、課題ごとに適切な解決策を選択できるように考えていきましょう。

    3.業務効率化を実行したら効果測定する

    改善策を出したら、実際に試して効果測定をする必要があります。

    以前のやり方と、改善策を試したあとを比較し、どのやり方が適切なのか、どのように改善されていったかを分析するとよいでしょう。

    さまざまな角度から試して分析してみることで、今までのやり方を見直しや、実際に効果が出たかどうかを測定できるようになります。

    このように、

    現状の業務を把握→改善策を練る→改善策の実行・効果測定

    の手順で進めてみることで、業務が見える化され、一人ひとりの業務量の削減や、業務負担の軽減を実現できるでしょう。

    業務効率化したい目的をまず定める

    保育業務を効率化させるための手順について紹介してきましたが、

    手順に進む前にまず、「効率化したい目的」を明確にする必要があります。

    どのように目的を定めればいいのか、主に考えられる目的を2つ紹介します。

    保育士の離職を防ぐ働きやすい環境作り

    保育士の仕事は、書類作成等の事務作業や保護者対応など、一人ひとりが抱える業務量が多いことが懸念されています。

    一人ひとりの業務量が多いと、残業が続いたり、休みが取りづらくなり、離職につながってしまうケースも少なくないようです。

    保育士の離職を防ぐためにも、

    業務を効率化をすることが保育士の業務量の削減・負担の軽減され、働きやすい環境を作りも業務効率化の目的になります。

    保育業務全体の質の向上

    保育士の仕事は、業務量が多く、業務の種類も多岐に渡るため、一つ一つの業務の質の担保が難しくなります。

    業務の効率化を進めることによって、

    必要な業務だけを正しい手段で効率的に進めるようになるため、業務の質の向上も、業務を効率化する目的といえます。

    ミスが少なくなるようにマニュアルを作る、作業時間の短縮のために業務を自動化するなど、

    業務の質向上のためには、効率化が必須となります。

    業務効率化の目的は、それぞれの施設の抱えている問題によって異なる部分もあります。

    まずは、何を実現したいかという目的を定めることが業務効率化を進める前に考えておくべきことです

    保育園が抱えている課題から業務効率化を考える

    保育士の業務内容や保育園が抱えている課題ごとに効率化する方法は異なります。

    • ミスが多い
    • 事務作業に多くの時間がかかる
    • 職員同士の連携がとりづらい
    • 人手不足

    など、さまざまな課題が考えられます。

    まずは、抱えている課題をすべて洗い出してみましょう。

    課題をすべて明確にした後は、それぞれに対してどのような対策が考えられるのか案を出します。

    例えば、職員間の連携がとりづらい課題があるとすれば、

    すぐに情報が共有できるように、

    情報を集約化する、連絡が取りやすいよう、コミュニケーションツールを導入するなどの課題への対策も考えられます。

    適切な対策を考えるためには、より具体的に課題を洗い出していくことが大切でしょう。

    何を実現したくて業務効率化をするのか?

    業務の効率化を進めるための手順と、その中でもポイントといえる「目的を定めること」と「課題を洗い出すこと」について解説しました。

    これらのポイントは、業務効率化を進めるためには大切ですが、「業務の効率化」自体はあくまでも手段でしかありません。

    業務の効率化をすることで保育現場で何を実現したいのか、具体的に描くことが重要になります。

    例えば、業務を効率化することによって業務量が削減され、働きやすい職場になり、保育現場の課題とされる「保育士の人材確保」につながります。

    業務を効率化し、本当に必要な業務だけ行うようになれば、

    日々の保育について考える時間や子どもと向き合う時間が増え、「保育の質」が向上するかもしれません。

    このように、目的や課題だけでなく、実現したい事柄を具体的に描くことで、

    業務効率化自体が目的になってしまうことなく、本質的な問題の解決につながることでしょう。

    保育園の業務効率化は急務である

    現状の保育業界では、共働き家庭が増え、保育・幼児無償化が進むことにより、

    保育士不足が深刻化や保育の質の担保の難しさが課題となっています。

    さらに働き方改革が進み、保育業務の業務効率化は急務といえます。

    現状の業務を見直し業務を効率化させることが、

    保育士の負担軽減、働く環境の改善、さらには、保育士の人材確保や保育の質の向上につながります。

    まずは、保育園が目指す目的を明確にし抱えている課題を洗い出してから、業務効率化を始めてみましょう。

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