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保育の現場にも応用できる業務効率化ツールの6つの機能!

保育の現場にも応用できる業務効率化ツールの6つの機能! Shutterstock.com
働き方改革により業務効率化が進むいま、保育現場にも応用できるさまざまなITツールがあります。無料アプリやフリーソフト、パソコンで管理できるITツールなど、チームや個人などの用途に応じて使い分けることができるので便利ですよね。保育の現場でも活用できる業務効率化ツールの機能について紹介していきます。

目次

    業務効率化ツールは保育現場にも効果がある?

    働き方改革がスタートしたことにより、保育現場でも業務の効率化が進められていることでしょう。

    保育現場には効率化できる業務が数多くあり、最近では、業務効率化ツールを活用した、

    業務の簡素化を図る動きが進められているようです。

    一般的に活用されている業務効率化ツールには、

    • タスク管理ツール
    • スケジュール管理ツール
    • 書類作成ツール
    • 請求書作成ツール
    • コミュニケーションツール
    • 情報管理ツール

    などがあります。

    さらに、このようなITツールを用途に応じて使い分けることで、

    • 正確に情報を管理することができる
    • 手間がかからず素早く対応できる

    といったメリットもあるため、効率的に業務を進めるのに役立つでしょう。

    保育現場では、子どもと向き合いながらさまざまな事務作業を行うため、計画的に仕事を進めることができなかったり、

    手作業で行うものが多く、手間や時間がかかるなどの課題も多いでしょう。

    そのなかで業務効率化ツールを活用しながら、業務をスムーズに進めていきたいものですよね。

    一般的な業務効率化ツールのなかに、保育現場の効率化に生かされるITツールは、どのようなものがあるのでしょうか。

    ツールごとにそれぞれ紹介していきます。

    計画的な保育に役立つタスク管理ツール

    タスク管理ツールとは、日々の業務を「タスク」という形で見える化して、

    進捗状況に応じて業務内容を整理することができる機能のことをいいます。

    タスク管理ツールには、

    • タスクのリスト化(Todoリストの作成)
    • タスクの設定

    などができる機能があります。

    タスクのリスト化(Todoリストの作成)

    タスク管理ツールには、Todoリストを作成することができる機能があります。

    Todoリストとは、日常で行うべき業務をリスト化することをいい、リスト化した業務に優先順位をつけたり、

    業務の進捗管理を行うことで、業務の可視化や、進捗状況の確認を行うことが可能になります。

    個人で作成できるのはもちろん、チームなどでも共有しあうこともできます。

    タスクの設定

    タスク管理ツールでは、タスクの設定も行うことができます。

    タスクの設定ではタスクごとに、

    • 期限
    • 担当者
    • ラベル

    をつけることが可能です。

    ラベルとは、付箋のような役割をするもので、以上の3つを設定すると、

    誰の仕事か」「いつまで対応しなければならないのか」を明確にすることができます。

    さらにタスクの設定をすると、仕事が発生したごとに「ボード」という形で、追加業務が画面に掲示されるため、

    タスク漏れの防止にもつながります。

    保育現場でタスク管理ツールを活用すると、個人的に業務管理ができるのはもちろん、チーム内でも業務の進捗状況を可視化し、

    共有することが可能になります。

    そのため、職員間の共有漏れをなくしたり、職員が抱える業務状況を把握することもできるので、

    フォローしやすい環境作りに役立つかもしれません。

    保育の日程調整に役立つスケジュール管理ツール

    スケジュール管理ツールは、「何を」「いつまでやるか」を計画的に実行するために、

    時系列などに業務を割り振って整理することのできる機能です。

    スケジュール管理ツールには、

    • 日程の調整
    • タスクやTodoリストとの連携

    などを行える機能があります。

    日程の調整

    スケジュール管理ツールでは、日程の登録・調整を行うことができます。

    ツールによっては、時系列に業務を振り分けることができたり、チーム内で同じスケジュールに招待、追加することも可能です。

    また、指定した時間の5分~10分前にアラートが表示されるように設定することもできるので、

    漏れなく計画的に業務を進めることができるでしょう。

    タスクやTodoリストとの連携

    ツールによっては、タスクやTodoリストと連携できるものもあります。

    整理したタスクやTodoリストと連携することができれば、自動でスケジュールに反映され、管理しやすくなります。

    日・週・月など定期的に行われる業務を、繰り返しスケジュールとして登録することができたり、

    会議がある場合は、実施する場所を予約して確保しておくことも可能です。

    保育現場では、子どもを保育する時間と事務作業にかける時間の調整や、計画的に業務を進めるなど、

    一日の流れを把握することが難しいでしょう。

    ですが、スケジュール管理ツールを活用することで、時間配分を決めて計画的に業務を進めることができ、

    職員間でのスケジュール共有も簡単に行うことができます。

    保育の事務作業を効率化させる書類作成ツール

    書類作成ツールとは、システム上で文書の作成やデータの入力など、用途に応じた形式で、

    簡単に作成することのできる機能のことをいいます。

    書類作成ツールでは、

    • システム上での文書の編集・修正
    • 作成した文書への画像や音声のアップロード

    などを行うことができ保育現場の業務効率化に役立ちます。

    システム上での文書の編集・修正

    書類作成ツールを活用すれば、システム上で文書の編集・修正を行うことが可能です。

    さらに、用途に応じてフォント等のレイアウトを自由に選ぶことができたり、

    テンプレートがあれば、一から文章を練り直さなくても文章を応用して作成することができます。

    画像や音声、図表等の簡単挿入

    書類作成ツールを活用すると、画像や音声を簡単にアップロードすることができます。

    さらに、必要に応じて図や表を入れ込むこともできます。

    保育現場では、保育計画や指導案の作成、連絡帳の記入、お便りの作成など、

    さまざまな書類作成を手作業で行う場合が多いことでしょう。

    手作業で行うと、記入に時間がかかるだけでなく、修正にも時間がかかってしまいます。

    園によっては、修正液を使用して直したり、初めから書き直さなければならない場合もあるのではないでしょうか。

    しかし、文書作成ツールを活用すると、システム上で簡単に編集・修正を行うことができるので、

    手作業で行うよりも大幅に作業時間を短縮することができます。

    さらに、用途に応じて写真やイラストを挿入することができるので、行事のお知らせや日常の保育風景など、

    保護者へのお便りに活かすこともできそうですね。

    保育の請求業務に役立つ請求書作成ツール

    請求書作成ツールとは、見積書や請求書など、請求に関わる書類をシステム上で簡単に作成することのできる機能のことをいいます。

    請求書作成ツールには、

    • 用途に応じた請求書を作成
    • 会計ソフトと連動

    ができる機能があります。

    用途に応じた請求書を作成

    請求書作成ツールを活用すると、見積書や作成書などさまざまな帳票を自動で作成することができます。

    テンプレートを使って必要事項を入力していく作成方法や、

    ツールによって、テンプレートをもとに必要な項目をカスタマイズして請求書等を作成できる方法などもあるようです。

    さらに、一度作成したら、繰り返し使うことができる自動作成機能がついている場合もあるようです。

    会計ソフトとの連携

    請求書作成ツールは会計ソフトと連携できるツールもあります。

    会計ソフトと連携できれば、請求書を作成したデータを共有することができるので、

    同じ情報を入力する手間が省けたり、入力ミス等も防ぐことができるでしょう。

    保育現場では、延長保育等の保育料やおむつなどの備品の費用が発生しますよね。

    その際に請求作成ツールを活用すれば、システム上でデータの管理を簡単に行うことができ、

    請求書の作成も手間なく行うことができるでしょう。

    さらに、同じ情報の入力も不要になるので、誤入力も防ぐことができます。

    保育の情報共有・意見交換に役立つコミュニケーションツール

    コミュニケーションツールとは、意志や情報を伝達するときに利用できる機能のことです。

    コミュニケーションツールには、

    • 音声通話・ビデオ通話機能
    • 用途ごとの情報共有や連携・意見交換

    などができる機能があります。

    音声通話・ビデオ通話機能

    音声通話・ビデオ通話機能とは、遠方の方と音声で会話できたり、チャットをつないでビデオ型にすることで、

    直接顔を見ながら会話をすることができる機能です。

    時間さえ決めることができれば、同じ場所に足を運ばなくても各箇所で、会議に参加することができたり、

    情報共有・交換を簡単に行うことができます。

    保育現場では、複数園をもっている場合に非常に便利なツールといえます。

    ほかの園とリアルタイムで情報共有や会議を行いたい場合に、顔を見ながらビデオ通話することができるので、

    一つの場所に全員が足を運ばなくてもコミュニケーションがとりやすいでしょう。

    用途ごとの情報連携機能

    コミュニケーションツールには、情報連携機能として、個別でのやり取りはもちろん、

    役職ごとや行事などの用途別にグループを作成し、会話をすることができる機能があります。

    しかし、子どもを保育していると、子どもから目が離せず、

    ツールを使用する時間や場面が限られるので必要に応じて使用するといいでしょう。

    また、プライベートな時間と併用してしまうと、個人情報の漏洩につながったり、

    トラブルが発生する場合も考えれるので、ルール等を決めて上手に活用すると保育現場にも活かせそうですね。

    保育の情報管理に役立つ情報管理ツール

    情報管理ツールとは、業務を行う上で必要となるさまざまなデータや情報をシステム上で一括管理することができる機能のことです。

    情報管理ツールには、

    • システム上で共有・管理
    • 用途別に情報を格納

    などができる機能があります。

    システム上で共有・管理

    情報管理ツールを活用すると、システム上で簡単に情報を共有・一括管理することができます。

    また、常に情報共有ができる環境をつくることができるので、必要なときに情報を確認することが可能です。

    さらに、紙での管理が不要になるため、ペーパーレス化を図ることができたり、一括管理されていることで、

    情報が分散・紛失する心配も少なくなるでしょう。

    用途別に情報を格納

    情報管理ツールを活用すると、用途別に情報を格納し、管理することが可能です。

    用途別にファイルを作成できるので、情報を探しやすいでしょう。

    保育現場では、子どもや保護者などの個人情報、アレルギーの情報など、さまざまな情報を管理する必要があります。

    さらに、園児やクラスによって情報量が異なるため、用途別に漏れなく管理したいものですよね。

    情報管理ツールを活用すると、子どもや保護者の個人の情報、クラスや行事など、

    用途ごとにファイルを作成し、一括管理することができます。

    さらに、情報共有も簡単にできるので、全職員が情報を確認しやすく、必要な情報を探しやすい環境をつくることができます。

    また、情報があらゆるところに散乱せず、情報の紛失などを防ぐこともできるでしょう。

    キズナコネクトは保育に特化した業務効率化ツール!

    保育現場では、保育士の業務負担を削減するために、ツールなどを活用した業務効率化に向けた対策が進められているでしょう。

    最近では、さまざまな業務効率化ツールを搭載したICTシステムを導入する園も増えているようです。

    そのなかで、キズナコネクのICTシステムは、保育に特化した業務効率化ツールを数多く搭載しており、

    • 園児の登降園管理
    • 職員の労務管理
    • 職員のシフト作成・管理
    • 児童台帳
    • 写真共有管理
    • お知らせ配信
    • 保育料管理・請求書発行
    • 複数施設管理

    など、あらゆる機能が充実しています。

    キズナコネクトの機能を使うことで、業務の簡素化はもちろん、作業にかける時間を大幅に削減することができます。

    さらに、システム上で機能ごとに管理できるので、必要な情報を探しやすく、情報共有も手間なく行うことができます。

    業務の効率化ができれば、保育士の業務負担も減り、保育士確保にもつながるといわれています。

    キズナコネクトは、これまで以上に業務の効率化が求められている保育現場をサポートする機能がそろっています。

    保育現場の業務を効率化したいとお考えの場合は、ぜひキズナコネクトの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

    保育園の業務管理ICTシステムとしてキズナコネクトは「つながることで保育はもっと優しくなる」をコンセプトに
    作られました。登降園管理やお知らせ配信、写真管理・公開機能等、多彩な機能を提供しています。

    • 徹底してこだわった

      「カンタン」操作
    • 手間いらずの

      らくらく導入
    • 充実した

      サポート体制

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