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保育ICTシステムを導入するメリットとデメリット。保育園で効率化できる7つの業務
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目次
保育園に導入する保育ICTシステムとは、パソコンやタブレットなどを活用して事務作業や労務管理業務をサポートするシステムです。
従来、保育園では子どもの園児情報や保護者へのお知らせなど、さまざまな業務を紙ベースで行っていました。作成が必要な書類も多く、保育士さんに過度な業務負担がかかり、その状況が問題視されています。
近年、保育業界における人材不足の問題もいまだ解消されず、保育士さんが働きやすい環境づくりが求められている中で、業務の効率化は急務でしょう。
国は補助金制度を設け、保育士の業務負担の削減に向けてICTシステムの導入を後押ししています。
ICTシステムの導入のメリット・デメリットや効率化が可能な業務をチェックして、活用を検討しましょう。
まずは保育園で導入するICTシステムのメリット・デメリットを紹介します。
保育日誌や指導案といった書類の作成は、保育士さんにとって大きな負担の一つ。
ICTシステムを使えば、テンプレートを活用して作成の負担を減らすことができます。
日付や気温、登園日数などは自動で入力されるケースも。万が一修正が発生しても一から書き直す必要がないのがうれしいポイントです。
また、ICTシステム上で一括管理ができるため、持ち運ぶときにかさばったり紛失したりといったストレスから解放されるのもメリットですね。
これまで保育士さんが手作業で対応していた書類の作成や集計作業などを効率化することで、残業・持ち帰り仕事の防止につながります。
働きやすい職場作りだけではなく、保育園運営のコスト削減も期待できます。
保護者に向けて一斉配信や個別配信を行なうことができるICTシステムを導入すれば、保護者とのコミュニケーションがもっと便利になります。
例えば朝の忙しい時間帯に、欠席や遅刻の連絡で電話の対応をする必要がなくなります。
これまで電話や連絡帳を使ってやり取りしていた園では、保護者にとっても、保育士にとっても負担軽減につながるでしょう。
ICTシステムに情報が集約されるので、保育士同士の情報共有が簡単になります。
また、保育士向けにアンケートを送信できるICTシステムもあるようです。
行事や仕事に関する出欠の連絡や、意見を募りたいときに便利ですね。
登降園記録や登録情報をもとに自動で集計・計算してくれるので、緊張感のあるお金の管理にまつわる負担をかなり軽減できます。
計算作業をする保育士さんだけでなく、利用者である保護者の不安軽減にもつながると言えますよ。
「保育以外の事務作業の効率化がされているか」という点は、意外にも保育士さんが転職活動で重視するポイントです。
保育ICTを通じて業務負担の軽減を進めていることは、採用を有利に進めるための大きなアドバンテージになりえるでしょう。
気が重い保育園の書類監査。
アナログで管理していた際は、記入漏れがない書類を一つひとつ確認したり、散らかっていた書類をまとめなおしたりしていたのではないでしょうか。
ICTシステムを導入すれば管理も確認作業も簡単になるうえ、そもそも記載漏れなどが発生しづらくなります。
監査のためにわざわざ準備する時間が減り、残業時間の軽減につながりますよ。
保育園でICTシステムを導入するには、下記のような懸念点も挙げられます。
ICTシステムの導入については、条件にもよりますが最大100万円の補助金の活用も可能です。
ICTシステムを活用すれば職員の勤怠をしっかり管理することができるため、残業の見える化によって「残業代の削減」事務作業時間の短縮によって「保育に集中できる時間の増加」が見込まれます。
結果、保育園を運営するうえで大切な保育の質の向上が期待できるでしょう。
また、シンプルな機能のICTシステムを利用すれば、パソコンやタブレットの操作が苦手な方もすぐに使いこなすことができるため、自園の事情に合わせてシステムを選ぶことが大切になりそうです。
保育士バンク！コネクトは国や自治体の各種補助金に対応しています。
導入に活用いただける補助金・助成金をまとめた資料もご用意しております。
そもそも保育園でICTシステムを導入するうえでどのようなことが起こるのか。この点が不明だと導入を検討することも難しいかもしれません。
ここからは保育園で導入するICTシステムで効率化できる業務を解説します。
登園時は多くの園児や保護者を受け入れるため、保育士さんにとって慌ただしい時間ですよね。
そんな中、園児の出席を紙に記入したり、タイムカードで管理したりしている園もあるかもしれません。正確な時間を把握できないケースもあり、記載漏れなどがあった場合も確認作業に手間がかかってしまいます。
そこで園児の登降園打刻をICT化することができたら、リアルタイムで正確な時間を記録し、一目で把握することが可能となります。ICカードをかざすだけで早退・遅刻も簡単に入力することができます。
保育士さんも保護者や子どもの対応に集中でき、ゆったりとコミュケーションをとる時間を確保できそうです。
園児情報についてはファイルなどでまとめている園も多いのではないでしょうか。たくさんの書類があり、管理するスペースを確保するのも大変です。
しかし、ICT化することでシステム上で以下の項目内容を簡単に管理することができます。
上記の情報を一括で管理することができるので、必要な情報も探しやすくなります。
また、職員間での共有もしやすく、情報の紛失・散乱の防止にも役立ちます。クラス替えなどがあった場合も引継ぎが容易になり、効率的に作業が進みそうですね。
職員の労務管理がICT化されると勤怠管理を手間なく、スムーズに行うことが可能となるでしょう。
ICTシステムの導入により、労務管理にまつわる業務を大幅に効率化できます。
＜例＞
正社員や派遣社員、パートなど雇用形態で勤務時間に違いがあっても、一覧でシフトを確認でき、残業時間をチェックしやすくなります。
また、定期的に行われる労務監査に向けて提出が必要なデータを簡単にまとめることができるため、スムーズに準備できそうですね。
シフト制を取り入れた園では、職員の希望と調整しながら何度も練り直しを行うため、作成に手間がかかることもあるかもしれません。
しかし、シフト作成がICT化されることで以下の項目内容を簡単に編集、修正を行うことができます。
シフト作成の際は、国が設けた配置基準をもとに、子どもの人数に合わせて保育士の必要人数を調整する必要があります。システム上で一覧表で確認でき、時間をかけずにシフト調整を行うことが可能となるでしょう。
保育料の無償化により、各施設で保育料の計算が必要な園もあれば、不要な園もあるでしょう。
ただその他に保育園では以下のようなさまざまな料金を徴収するケースもありそうです。
ICTシステムの活用で自動計算が可能になるため、集計時間の短縮やミス防止につながります。請求書や領収書の作成にもデータ化した内容をもとに出力できる機能が備わっているため、安心して活用できそうです。
行事やクラスの出来事などを保護者へお知らせする際に、電話や手紙で伝える園は多いかもしれません。
しかし、感染症対策など緊急の対応が必要な場合は、このような伝達方法では時間がかかるケースがあります。
その点ICTシステムには保護者への一斉メールやお便り配信などの機能が備わっているため、早急な対応を取ることができそうです。保護者の方が多忙でなかなか連絡がとれない場合もメールで連絡できるため、伝え漏れ防止にもつながりますね。
保育士さんは日々、連絡帳や排便の回数、午睡などさまざまな記録を取ります。
ICTシステムを活用することで入力が簡単になり、共有もしやすくなるでしょう。
また、文章作成も定型文などを活用することで作成時間が短縮できそうですね。
保育施設専門のICTシステム「保育士バンク！コネクト」では、シフト作成や給与計算、登降園管理などさまざまな機能をご用意しております。詳しい機能についてはこちらをチェック！
保育園の業務をICT化することで労働環境の改善につながり、人材の定着化や確保に役立つでしょう。
保育士の業務量を減らすことができれば、これまで以上に子どもに向き合う時間が増え、保育の質の向上が実現できそうです。
国内では数十種類の保育ICTシステムが存在していますが、シンプルでわかりやすい設計のものを選ぶことも大切。
保育士バンク！コネクトでは、園の実情に合わせて利用しやすいシステムをご紹介させていただきます。導入後のフォロー体制も万全です！まずはお気軽にご相談ください。
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