コラム
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保育園・幼稚園のICT化で効率化できる業務とICTシステム導入のメリット
目次
保育園・幼稚園では事務作業を効率化したい！
現在、保育園・幼稚園で効率化したい業務として最も多く挙げられるのは事務作業です。
保育士の事務作業には、書類作成や職員のシフト作成・勤怠管理、保育料の計算や請求管理などさまざまあり、
これらの作業のほとんどが手作業で行われています。
事務作業が多いと、就業時間内に業務を終えられず残業が続いてしまったり、休みが取りづらくなることも考えられます。
保育士の業務負担が大きくなり、離職につながるケースも少なくないようです。
このような課題を改善するためにも、保育業務をICT化し、業務負担の削減・効率化につなげることが必要となってくるでしょう。
ICT化で効率化できる5つの保育業務
ICT化をすることで効率化が期待できる5つの保育業務を紹介していきます。
1．園児の登降園管理
これまで園児の登降園打刻は、紙に手書きで打刻時間を記載して管理していたことでしょう。
記載する時間は要さないものの、正確な時間を把握できなかったり、
記載漏れなどがあった場合に確認する作業にも手間がかかってしまいます。
しかし、園児の登降園打刻をICT化することで、リアルタイムで正確な時間を記録でき、把握することが可能です。
ICTシステムの種類によって記録の仕方は異なりますが、ICカードなどで簡単に対応することができます。
登降時の慌ただしい時間も、ICTシステムを利用すれば簡単かつスムーズに打刻できるので、保護者と保育士でゆったりとコミュケーションをとることができますね。
2．園児の情報管理
園児の情報管理は、園児ごとに紙で管理しファイルなどでまとめている園も多いのではないでしょうか。
たくさんの書類や、ファイルが必要となり、管理するスペースを確保するのも大変ですよね。
しかし、園児の情報管理をICT化することで、書類も増えず、管理スペースなども必要ないため、システム上で簡単に管理することができます。
園児一人ひとりの基本情報から、家族の情報やアレルギー情報などを細かく、
一括で管理することができるので、必要な情報を探しやすくなります。
また、システム上で管理することで、職員間での共有もしやすく、情報の紛失・散乱の心配もないでしょう。
ほかにも、クラス替えや新入園児の情報を追加する場合にも、データの引き継ぎや編集等を簡単に行うことができるので、
卒園・入園シーズンなどの慌ただしい時期にも負担を感じずに対応することができそうです。
3．職員の労務管理
職員の労務管理がICT化されると、勤怠管理を手間なく、スムーズに行うことができます。
最近では、正社員だけでなく派遣社員やパートといった多様な働き方も増えているため、
雇用形態別に管理しなければならず複雑化してしまいます。
また、朝と夕方のみ出勤する職員など、職員ごとに勤務体系が多様な場合も多いでしょう。
労務管理をICT化すると、勤怠状況とシフトをあらかじめ紐付けておくことで、
職員ごとに打刻情報を自動集計することできたり、労働時間の予定と実績を照らし合わせることも可能になります。
職員の多様な働き方を尊重しつつ、効率的に作業が進められますね。
4．職員のシフト作成
現状、職員のシフト作成が大変…という声は多いようです。
紙で管理している場合、職員の希望と調整しながら何度も練り直しを行うため、作成にとても手間がかかってしまうことでしょう。
しかし、シフト作成がICT化されることで、システム上で簡単に編集・修正を行うことができます。
また、必要配置人数に対して、人員が不足しているかどうか、
一覧表で確認しやすいので、時間をかけずに調整を行うことができるでしょう。
5．保育料の計算
保育料に関しては、小規模保育園や認定こども園などは直接施設に、
認可保育園に関しては各自治体に支払われるなど、各施設によって異なります。
また、10月から施行された保育無償化についても、認可保育園や認定こども園などは無償化となるものの、
幼稚園や都道府県に届け出をしている認可外保育園などは、無償化される金額に限りがあるなど、
無償化の範囲、対象となるかどうかは施設ごとに異なります。
保育施設によっては、保育無償化によって保育料の請求がなくなる場合もあるかもしれませんが、
ミルク代、おむつ代など、保育料に含まれない費用に関しては、引き続き施設側で徴収する必要があります。
また、園児ごとや月ごとにかかった費用が異なるなど、費用の算出や管理も大変なのではないでしょうか。
保育料の計算をICT化することで、利用項目に応じた自動集計・自動計算を行えるようになります。
手作業で作成していた請求書や領収書の作成についても、データ化した保育料をもとに、自動で作成することが可能です。
手書きにかけていた時間を大幅に削減でき、集計ミスや確認漏れも防ぐことができるでしょう。
ICT化で効率化が難しい保育業務もある
ICT化によって効率化できる業務はさまざまあるものの、ICT化による効率化が難しい業務もいくつかあるようです。
週案・日案の作成
週案・日案の作成は、空き時間に取り掛かる方が多いようですが、
毎週・毎月という頻度でクラスごとに作成しなければならないため、複数のパソコンが必要となります。
複数のパソコンを用意するとなると、
パソコンをおくスペースの確保や職場環境の整備が必要なため、業務のICT化へのハードルは高いといえます。
連絡帳の記入
連絡帳の記入も、週案や日案の作成と同様、頻度が多く、園児ごとに行う作業のため、
パソコンを複数用意する必要があるため、ICT化が難しい業務の一つとなります。
また、連絡帳は保護者とのコミュニケーションの一つでもあるので、
手書きで記入することで、先生のあたたかみが感じられるという魅力もあるようです。
このように、ICT化することで業務量の削減や時間短縮につながるものの、
ICTシステムを導入するための環境整備を行う必要があるでしょう。
保育園・幼稚園にICTシステム導入するメリット
保育園・幼稚園にICTシステムを導入することで、事務作業にかける時間が短縮されたり、
複雑な管理もスムーズに行えるなど、効率化が期待できることがわかりました。
では、保育のICT化が進むと具体的にどのようなメリットがあるのか、経済産業省の資料を参考に解説していきます。
保育の質の向上
業務が効率化されることで、保育士が慌ただしい業務から解放され、子どもたちに向き合う時間が増えるでしょう。
その結果、子ども一人ひとりにより濃密に関わることができ、保育の質の向上にもつながるかもしれません。
また、ICT化することで保育環境の記録がデータとして残る点も保育士の質の向上に役立ちます。
数値を用いて客観的に保育の質を検証することも可能となるため、
よりよい保育のための創意工夫の手助けになるのではないでしょうか。
保育士の人材不足対策になる
出典：東京都「東京都保育士実態調査報告書」(平成 26 年)から表を作成
保育業務をICT化することで、保育士の業務負担の削減が実現できます。
経済産業省の資料によると、保育士の退職意向理由は、
「給与が低い」「仕事量が多い」「労働時間が長い」と労働環境に関する要因が上位となっています。
ICT化による業務支援システムを導入し業務改善することができれば、
労働環境の改善が見込まれ、その結果保育士の人材不足対策になること期待されるでしょう。
子どもの成長をデータ化することができる
ICTシステムの導入が進むと、子どもの成長に関するデータを蓄積し、履歴化することができるでしょう。
経済産業省によると、下記のように記載されています。
ICT 化が進むと、子どもの成長に関する情報を蓄積把握し、履歴化することが可能となる。
これまでは紙での個別記録だったものがデータ化されれば、分析等にも活用でき、科学的根拠に基づいて、
保育の質向上につなげていくことが可能となると考えられ、そういった観点からも ICT化を進めていくことは必要である。
また、子どもの成長に関するデータを蓄積することで、新たな教育法やツールの開発につながるようです。
また、保育所や幼稚園という就学前教育の場面のみならず、成長に関する情報や学習記録を小学校ともつなげていくことで、
効果的な指導法、蓄積されたデータを活用した 新たな教育ツール、業務効率化のツールの開発にもつなげることが可能となることが考えられる。
このように、保育業務をICT化することで、保育士の人材確保につながり、保育の質を向上も期待できるでしょう。
出典：保育現場の ICT 化・自治体手続等標準化検討会 報告書/経済産業省
ICTシステムで効率的な運用を目指そう
保育園・幼稚園の業務をICT化することで、労働環境の改善につながったり、
業務が効率的に進むことで、保育士の業務負担の削減も期待できます。
保育士の業務量を減らすことができれば、
これまで以上に子どもに向き合う時間が増えたり、保育の質の向上にもつながることでしょう。
手作業での業務で感じられるあたたかみや、取り組みやすさを生かしつつ、
管理が複雑な業務や時間がかかる業務などはICT化にするなど、併用しながら上手に効率化を進めていくことが今後の保育園・幼稚園における効率化につながっていきます。
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