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保育園や幼稚園のワークフロー管理の効率化へ。ICTシステムを導入
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目次
保育園や幼稚園では職員と勤怠についてさまざまなやり取りが行われます。
シフト希望や休日、経費などの申請が行われる中で以下の流れで事務手続きに進むことでしょう。
職員による申請→園長先生や事務員によるチェック・承認→事務手続き
この一連の流れを管理することを「ワークフロー管理」と言います。
また、ワークフロー管理において重要なポイントは以下の通りです。
など、職員からの申請に対して勤怠や経費に関連するさまざまな項目を確認する必要があります。
園のルールに沿って適切な申請が行われているのか、チェックすることが大切ですね。
また、定期的に行われる労務監査に向けてしっかりワークフロー管理を行うことで、園の健全な運営を証明することにつながるでしょう。
保育園や幼稚園の中には勤怠のワークフロー管理を紙で行っている園もあるかもしれません。残業や有給の申請時も書類を用意して承認後、保管が必要なケースが多いようです。
ただその場合、管理するうえで以下のトラブルが発生する場合があります。
保育園や幼稚園では労務や経費関係の書類の他にも職員情報や園児情報、年度計画など、さまざまな書類を管理することでしょう。
大量の書類があり、「勤怠の申請書が紛れ込んでしまい、どこにあるかわからなくなってしまった…」という状況を招く恐れもあります。
紙での保存は気軽にメモができる、PCの技術がなくてもすぐ管理できるなどのメリットが挙げられます。
しかし、上記のように懸念点も多いため、ペーパーレス化・電子化を進めることを検討してみるとよいでしょう。
勤怠のワークフローを電子化するうえで注目されているのがICTシステムです。
保育業界専門のICTシステムが販売されているため、園の実情に合わせた機能を活用することができるでしょう。
ICTシステムとは、パソコンやタブレットなどで職員の労務管理や園児の登降園・個人情報管理、保護者へのお知らせ配信、写真管理機能などが備わった電子システムです。
一つの機器で一括管理できるため、職員同士が共有しやすいというメリットがあります。
ICTシステムを活用することで職員からの申請や承認も機能内で行うことが可能になります。
例えば休暇申請にあわせてシフト調整が必要な場合も、機器に設定した職員配置基準をもとに調整がしやすくなるでしょう。
特に保育園は早朝保育や夜間保育などが行われる園も多く、シフト管理がより複雑なケースもありそうです。
その際、ワークフロー管理をICTシステムで行えば、スムーズに入力や修正を行い、業務を進めることができるでしょう。
申請状況なども一覧で確認できるため、職員間で共有しやすいですね。
ICTシステムには労務管理に特化したものもあれば、保育士の書類作成を中心に機能が充実しているものもあります。
システムを選ぶ際は勤怠の申請や承認を機器内で行える「ワークフロー機能付き」のものを選ぶとよいでしょう。
そうすれば業務が簡略化され、効率的にワークフロー管理を行うことができるでしょう。
保育園や幼稚園の勤怠管理はワークフロー機能付きのICTシステムを活用することで、スムーズに業務が進みそうです。国からの補助金制度なども策定されているので、ICTシステムの活用を検討してみましょう。
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