コラム

【保育園・幼稚園向け】勤怠のワークフロー管理とは

保育園や幼稚園では職員と勤怠についてさまざまなやり取りが行われます。

シフト希望や休日、経費などの申請が行われる中で以下の流れで事務手続きに進むことでしょう。

職員による申請→園長先生や事務員によるチェック・承認→事務手続き

この一連の流れを管理することを「ワークフロー管理」と言います。

また、ワークフロー管理において重要なポイントは以下の通りです。

• 職員の交通費や雑費などの申請が正確か
• 適切に有給休暇が消化できているか
• 勤怠修正に間違いはないか

など、職員からの申請に対して勤怠や経費に関連するさまざまな項目を確認する必要があります。

園のルールに沿って適切な申請が行われているのか、チェックすることが大切ですね。

また、定期的に行われる労務監査に向けてしっかりワークフロー管理を行うことで、園の健全な運営を証明することにつながるでしょう。

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2023.09.22

保育業務だけじゃない！意外と時間がかかる保育士の事務作業。効率化のポイントは？

https://kidsna-connect.com/site/column/hoiku_ict/754

保育現場の仕事は保育業務だけではない！保育現場の仕事には、子どもを保育する以外にもさまざまな事務作業がありますね。保育計画や指導案の作成、連絡帳や保育日誌の記入、そのほかにもさまざまな提出書類の作成があったりと、手間や時間がかかる事務作業が多いことでしょう。また、事務作業のほとんどが手作業で行われており、保育現場・保育士の業務負担の原因にもなっているようです。さらに、このような仕事量の多さや作業負担から、残業が続いたり、休みが取りにくいなどといった意見も多く、離職につながるケースも少なくあり…

【保育園・幼稚園向け】勤怠のワークフロー管理を紙で行う場合も

保育園や幼稚園の中には勤怠のワークフロー管理を紙で行っている園もあるかもしれません。残業や有給の申請時も書類を用意して承認後、保管が必要なケースが多いようです。

ただその場合、管理するうえで以下のトラブルが発生する場合があります。

• 保管スペースが必要になる
• 書類の紛失が起こる可能性がある
• 申請→承認が適切に行われているか把握できない場合がある

保育園や幼稚園では労務や経費関係の書類の他にも職員情報や園児情報、年度計画など、さまざまな書類を管理することでしょう。

大量の書類があり、「勤怠の申請書が紛れ込んでしまい、どこにあるかわからなくなってしまった…」という状況を招く恐れもあります。

紙での保存は気軽にメモができる、PCの技術がなくてもすぐ管理できるなどのメリットが挙げられます。

しかし、上記のように懸念点も多いため、ペーパーレス化・電子化を進めることを検討してみるとよいでしょう。

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2022.01.06

保育士さんの業務効率アップ！ペーパーレス化にICTシステムを活用

https://kidsna-connect.com/site/column/hoiku_ict/7996

ペーパーレス化はなぜ必要？ペーパーレスとは、紙媒体の文書や資料をデータとして電子化することを意味します。政府が推奨している取り組みのひとつで業務の効率改善やコスト削減などに役立ちます。また、紙の生産や廃棄による二酸化酸素の排出は地球温暖化への影響も取り沙汰されており、環境保全の観点からもペーパーレスが求めれているのです。医療や介護の現場などでは電子カルテ化などが行われ、保育現場におけるペーパーレス化も進められています。まずは、なぜ保育施設でのペーパーレス化が重要なのか詳しく見ていきましょう。…

【保育園・幼稚園向け】勤怠のワークフロー管理にICTシステムを

勤怠のワークフローを電子化するうえで注目されているのがICTシステムです。

保育業界専門のICTシステムが販売されているため、園の実情に合わせた機能を活用することができるでしょう。

ICTシステムとは、パソコンやタブレットなどで職員の労務管理や園児の登降園・個人情報管理、保護者へのお知らせ配信、写真管理機能などが備わった電子システムです。

一つの機器で一括管理できるため、職員同士が共有しやすいというメリットがあります。

ICTシステムを活用することで職員からの申請や承認も機能内で行うことが可能になります。

例えば休暇申請にあわせてシフト調整が必要な場合も、機器に設定した職員配置基準をもとに調整がしやすくなるでしょう。

特に保育園は早朝保育や夜間保育などが行われる園も多く、シフト管理がより複雑なケースもありそうです。

その際、ワークフロー管理をICTシステムで行えば、スムーズに入力や修正を行い、業務を進めることができるでしょう。

申請状況なども一覧で確認できるため、職員間で共有しやすいですね。

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2020.02.27

保育士がICT化・ICTシステムについて知っておきたい7つのこと

https://kidsna-connect.com/site/column/hoiku_ict/1830

保育現場の「ICT化」とは？近年、働き方改革により、残業の削減や有給休暇取得の義務化などが進められ、保育現場でも業務の効率化が急務となっています。そこで最近よく耳にするのが「ICT化」です。ICTとは、ネットワーク通信技術を活用して、人と人、物と物をつなぎコミュニケーションを円滑に取ることを指します。アナログ作業が多い保育現場では、ICTシステムを導入することで、業務の自動化や簡素化の実現が期待されています。しかし、ICT化やICTシステムと聞いても、具体的に何ができるのか、どのように導入を進めるべきか、わか…

【保育園・幼稚園向け】勤怠のワークフロー機能付きのICTシステムを選ぼう

ICTシステムには労務管理に特化したものもあれば、保育士の書類作成を中心に機能が充実しているものもあります。

システムを選ぶ際は勤怠の申請や承認を機器内で行える「ワークフロー機能付き」のものを選ぶとよいでしょう。

そうすれば業務が簡略化され、効率的にワークフロー管理を行うことができるでしょう。

保育園・幼稚園の勤怠管理はワークフロー機能が備わったICTシステムが最適！

保育園や幼稚園の勤怠管理はワークフロー機能付きのICTシステムを活用することで、スムーズに業務が進みそうです。国からの補助金制度なども策定されているので、ICTシステムの活用を検討してみましょう。

ICTシステムの導入を検討されている方はぜひ保育士バンク！コネクトにご相談ください。

ワークフロー機能が備わった労務管理に特化したシステムをご提案させていただきます。

シンプルな設計で簡単に操作ができるため、電子機器に慣れていない方も安心してご利用いただけます。導入後のフォロー体制も万全！まずはお気軽にお問い合わせください。