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保育士さんの業務効率アップ!ペーパーレス化にICTシステムを活用

保育士さんの業務効率アップ!ペーパーレス化にICTシステムを活用 karins/Shutterstock.com
業務効率や環境保全などを目的に推奨されている「ペーパーレス化」。保育施設では指導案や保育記録などを紙で作成することも多く、ペーパーレス化に向けてICTシステムの導入を検討している園もあるかもしれません。なぜペーパーレス化が重要なのか、その理由やICTシステムを利用するメリットを詳しく紹介します。労務監査に向けた準備や労務管理における活用法もまとめました。

目次

    ペーパーレス化はなぜ必要?

    ペーパーレスとは、紙媒体の文書や資料をデータとして電子化することを意味します。政府が推奨している取り組みのひとつで業務の効率改善やコスト削減などに役立ちます。

    また、紙の生産や廃棄による二酸化酸素の排出は地球温暖化への影響も取り沙汰されており、環境保全の観点からもペーパーレスが求めれているのです。

    医療や介護の現場などでは電子カルテ化などが行われ、保育現場におけるペーパーレス化も進められています。

    まずは、なぜ保育施設でのペーパーレス化が重要なのか詳しく見ていきましょう。

    保育施設でのペーパーレス化が重要な理由:①書類作成による業務過多 

    近年、待機児童の削減に向けて、認可子ども園や地域型保育事業など多くの施設の増設が進められています。保育の受け皿の整備が行われる一方で、保育士の人材不足は依然として解決されていません。

    かわいい子どもたちを育成する「保育士」がなぜ不足しているのか、その原因の一つが過度な業務負担にあるといわれています。保育活動以外にも園内清掃や行事の企画・運営、保護者対応の他、指導案、連絡帳など書類を作成することも多い仕事です。

    園だよりや保育記録を自宅に持ち帰って手書きで作成する場合もあり、その業務量の多さに耐えられずに辞めてしまう方もいるようです。

    そういった紙への手書き作業をデジタル化すれば、過去のデータを参照しながら入力ができ、修正や上書きなども簡単に行うことができるでしょう。業務効率が上がり、持ち帰り残業の削減につながりそうです。

    保育施設でのペーパーレス化が重要な理由:②個人情報・機密情報の漏洩防止

    保育施設では、園児や保護者の情報を紙媒体で保管している園も少なくありません。しかし、紙媒体でやり取りすると個人情報や機密情報の漏洩の恐れがあり、セキュリティーの強化が求められます。

    ただ、保育士さんの中には、園児の出欠の有無や保護者からの連絡事項などを職員同士でメモを共有することも多いようです。そのひとつひとつをシュレッダーにかけて情報管理を徹底するというのは、大変な労力が必要になるでしょう。

    そこで職員への共有事項や園児や保護者の情報をデータ化して暗号化すれば、情報の保持・管理の徹底に役立つことが考えられます。ペーパーレス化も実現でき、プライバシー保護の観点からも有効な手段の一つとなるでしょう。

    保育施設でのペーパーレス化が重要な理由:③労務管理が大変

    保育施設ではパートや契約社員などさまざまな方を雇用していることでしょう。また、子どもたちの安全性の確保のために国が定めた職員配置基準を守ったうえで、シフト調整が行われています。

    その際、「保育士一人ひとりの働き方」「子どもの人数」をもとに職員配置を考え、残業や有休もふくめて調整しなければなりません。労務管理が大変で事務員に負担がかかっている園もあるでしょう。全てを紙媒体で行えば、内容の修正に追われることも考えられます。

    このような情報をシステム上で管理し、職員配置なども自動集計するソフトに頼れば、労務管理の効率化が期待できます。ペーパーレス化にもつながり、スムーズに作業が進むでしょう。

    保育施設のペーパーレス化にICTシステム!

    ペーパーレス化に向けた取り組みは保育士の業務軽減・効率化に役立ちそうです。

    そこで重要な役割を担うのが「ICTシステム」になります。国からの補助金制度も確立しており、多くの施設で導入されています。

    ICTシステムを活用することで、どのようなメリットがあるのか見てみましょう。

    情報を一括管理、業務の効率化

    ICTシステムを導入すれば、職員の勤怠管理をはじめ、園児情報管理、保育料金や労務管理をひとつのシステムで行うことが可能になります。

    データを探す手間も省け、保育料金や職員の必要配置人数計算なども自動で行えることから、効率的に仕事をこなすことができるでしょう。情報を一括管理すれば、職員の有休取得率も簡単に確認でき、健全な職場環境を維持することに役立ちそうです。

    職員や保護者へのコミュニケーションの円滑化

    保育士は子どもの体調の変化や発達段階などを職員や保護者とやり取りすることが多いでしょう。

    紙媒体の場合は情報を「渡し合う」行為が必要となりますが、デジタル化してひとつのシステムを活用すれば、リアルタイムで簡単に共有することができます。

    コミュニケーションの円滑化にも役立ち、情報もデータとして記録が残り、連携ミスの防止にも役立ちそうです。

    労務監査に向けて万全な準備が可能

    保育施設では職員の処遇改善や労働環境を把握するうえで、労務監査が行われます。職員の配置基準の他、「勤怠管理が適正に行われているか」「ルールに基づいて有給休暇を取得させているか」などさまざまな視点から、監査を受けることでしょう。

    ICTシステムを活用すれば、労務監査に必要な情報を一括管理して、データの提出を求められた場合もすぐに対応することが可能となります。

    ペーパーレス化を進めるだけでなく、健全な運営基盤の構築にも役立つでしょう。

     

    保育施設によるペーパーレス化の実現へ

    保育施設の中には、ペーパーレス化に踏み込めないケースもあるかもしれません。園だよりや保育記録などは、温かみを感じる手書きでの作業を継続したいと考える方もいるでしょう。そういった園の方針を考慮したうえでデジタル化すべき内容を精査して、業務の効率化に取り組むことが大切になります。

    特に職員の労務管理においては、ICTシステムを活用すると作業がスムーズに進むことが考えられます。そういったメリットもふまえてペーパーレス化に取り組み、保育士さんが働きやすい職場を作りあげていきましょう。

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