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【徹底解説】ICT化とは？メリットや課題、幼稚園や保育園でICT化できる業務
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目次
近年、ワークライフバランスを考慮した残業の削減を求められるようになったり、有給休暇の取得が義務化されたりと、社会全体で「働き方改革」が進められています。そのような中で、どんな職場においても業務量の削減と業務の効率化が急務と言えるのではないでしょうか。
業務量の削減・効率化を進めるにあたり、ポイントになるのが業務の「ICT化」です。
ICTとは、「Information and Communication Technology」を略した言葉です。
「Information and Communication Technology」とは、「情報通信技術」という意味で、ネットワーク通信技術を活用して、人と人、人と物などをつなぎ、コミュニケーションをとることを指します。
例えば、これまで対面で行っていた会議にビデオ通話機能を活用することや、学校でタブレットを活用して授業・学習指導を行うことも「ICT化」といえるでしょう。
一方、ICTとともによく耳にする「IT」ですが、ITは、「Information Technology」を略した言葉です。
「Information Technology」とは「通信技術」という意味で、パソコンなどインターネットを用いた技術のことをいいます。
「ICT」とは、単なる技術というよりも、その技術を活用してコミュニケーションを円滑に取り、サービス向上などに活かしていく、という意味を持つようです。
保育業界でも、ICTシステム等の導入が進み、業務のICT化が進められています。
ICT化では、どのような作業を削減・効率化することができるのでしょうか。
ICT化がもたらすメリットとともに具体的に解説します。
これまで人が手作業で行っていた業務を、ICTツールで自動化することができます。
例えば、請求書やシフト表の作成などは、ICTツールにデータを入れ込みさえすればフォーマットに入力項目に自動反映され、簡単に出力・印刷することができます。
定期的に何度も繰り返し作業する業務の場合は、フォーマットが作成できたり、繰り返し設定ができたりと、同じ作業に時間をかけることなく業務を進められます。
また、ビデオチャットなどのツールを活用すれば、遠く離れた場所でも顔を見ながら会話できるので、商談やグループ会社への見回りなど、従来は長距離の移動に費やしていた時間を削減することができます
このように、ICT化では、無駄な業務の効率化を実現することができます。
業務をICT化すると、作業ミスや確認漏れを削減することができます。
例えば、社員の勤務時間の集計を手作業で行うとき、出退勤時間の記録ミスを確認し、修正、勤務時間の合計を手計算する、という流れで作業する場合が多いでしょう。
社員一人ひとりの勤務時間を算出するとなると、膨大な時間がかかり、手計算によるミスも発生してしまうかもしれません。
ICT化した場合は、ICTシステムなどにより打刻時間が瞬時に記録され、不自然な数値や修正が必要な数値に関してはアラートが表示されるなど、ひと目でわかるように設定できます。
勤務時間の集計だけでなく、有給休暇の残日数や経費計算など、あらゆるデータを正しく記録できるかつ、スピーディーに集計・管理することができるでしょう。
ICT化が進めば、自分の職場以外でも仕事が可能となります。
例えば、クラウドサービスを利用して、データを管理したり資料を作成すれば自分の職場から離れた場所からでも、クラウド上の同じ情報を編集したり、共有したりすることができます。
わざわざローカルファイルにダウンロードしなくても自動更新されるため、タイムリーで最新の情報を共有することが可能でしょう。
クラウドサービスとともにビデオチャットを活用すれば、場所を選ばず同じ資料を見ながら会議をすることもできます。
さらに、勤怠管理もクラウドサービスで行うことができるため、出張やヘルプ出勤の際の勤務時間の管理も簡単でしょう。
ICTとは、人と人、人と物をつなぎコミュニケーションを円滑にとることを意味しますが、ICT化では、社内のコミュニケーションコストの削減をすることもできるでしょう。
業務の中でも、知らず知らずのうちに多くの時間を割いてしまうのが「社員間のコミュニケーション」ではないでしょうか。
定期的な会議の他にも、ちょっとした困りごとや打ち合わせなど、口頭でのやりとりでいつの間にか数十分、数時間経過していた…ということはありがちなもの。
例えば、社内のやりとりにチャットツールを活用すれば、ちょっとした確認事項などはわざわざ聞きたい人の元へ出向くことなく、チャット上でやりとりできます。
チャット上でやりとりすれば、メールの送受信よりもスピーディーにやりとりできるだけでなく、チャット形式でやりとりの履歴が残るので、振り返りもしやすいでしょう。
また、問い合わせチャンネルなどを設け、誰でも閲覧・投稿できるようにオープンチャットとして解放すれば、質問する前に同じような問い合わせをしている投稿を見つけ出せます。
問い合わせされる側は、何度も同じ問い合わせに回答する必要もなくなるので業務の削減に役立ちます。
ICT化では、無駄なコミュニケーションを省くことができ、本当に必要なコミュニケーションに時間を割くことができるようになるでしょう。
ICT化では、今まで人が行っていた業務を自動化することができます。
今まで人が行っていた業務をICTツールなどで自動化した分、社員は「分析」や「戦略立て」、「意思決定」など、サービス向上における重要な部分に、より時間を割くことができるでしょう。
また、業務のキャパシティが増えることによって、社員に新たな業務を任せることができので、生産の向上につながります。
新たな業務にチャレンジすることができれば、社員のモチベーションも維持でき、さらなる生産性アップにつながるかもしれません。
ICT化によってシステム上でデータや資料を管理するようになれば、企業や施設内での人材育成や業務の引継ぎ・共有なども効率化できるでしょう。
業務マニュアルやデータを紙で管理する場合、膨大なファイルの中から該当のファイルを探し出さなければならないため、必要な情報を必要なときにすぐに引き出すことが難しく、時間がかかってしまいます。
一方、ICT化によってクラウドサービスなどを導入していれば、関連する情報を一つのフォルダにまとめて共有したり、必要な情報も検索や絞り込みによってすぐに引き出すことができます。
そのため、業務を引き継ぐ際や新しく社員が入社した際も、業務マニュアルや情報を簡単に共有することが可能です。
業務マニュアルなどは、追加で情報が更新したり、見直し・再編集することもありますが、クラウド上であれば、更新も簡単に行うことができ、自動更新されるので再度全体に共有する必要もなくなるでしょう。
ICT化で作業や業務の効率化や削減が進めば、離職防止対策にもなります。
業務量が多かったり、煩わしい業務がある場合、残業する日が多くなったり、作業をする社員のストレスが高まってしまうことも考えられます。
また、仕事が終わらない状況が続けば、有給休暇等の休みを申請しづらくなり、職場への不満をにもつながってしまうでしょう。
ICT化することで、業務量が減り、仕事がしやすくなれば、業務に対する社員のストレスや不満を取り除くことができ、離職への対策になります。
さらに、ICT化で業務を自動化できれば、たとえ人材不足であっても、人が作業する業務が減るので業務を回すことができ、人材不足への対策となり得るかもしれません。
保育施設の業務効率化に特化したICTシステム「保育士バンク！コネクト」ではシフト作成や給与計算、登降園のカード打刻など、保育のICT化に活用できるさまざまな機能があります。
業務のICT化では、企業や施設のサービス向上につながることも考えられます。
サービスに関するあらゆるデータをシステム上で管理することで、記録がしやすく情報がすぐに引き出せるため、サービス向上のためのPDCAサイクルを回しやすくなります。
PDCAサイクルを回すことによって、データに基づいたサービスの提供ができます。
また、ICT化で業務が削減されることによって、その分、サービスの質向上のために工夫をしたり、準備をする時間に充てることができるため、さらなる質のよいサービスの提供につながるでしょう。
ICT化できる業務はさまざまあり、メリットも多くあることがわかりましたが、ICT化をするにあたり、いくつか課題もあります。
今までIT機器に慣れていない業界や企業などは特に、社員のITリテラシーが低かったり、社内にICTに詳しい社員がいない場合があることなどから、導入へのハードルが高い可能性も考えられます。
システムをうまく使いこなせない場合、社員からのシステムに対する問い合わせが多くなり、付随業務が多く発生してしまうでしょう。
また、ICT化への十分な設備投資も課題といえます。
ICT化により社員全員がスムーズに作業を行うためには、社員が取り組みたいタイミングで作業に着手することができるように、パソコンなどのITツールを十分な数用意しなければなりません。
このように、ICT化を進めるためには、社員のITリテラシーの向上や設備投資などへの課題も念頭におく必要があるでしょう。
経済産業省では、生活を便利にし、経済成長を図るために、ICT化が重要な鍵になるとして、以下のような戦略をもとに社会全体のICT化を進めています。
(1) 社会実装戦略（くらしを変える）
鉱物・水など資源問題への対策、新たな街づくりの推進、超高齢社会への対応等、ICTが社会的課題の解決に寄与するための方策等を議論する。(2) 新産業創出戦略（新しいモノをつくる）
放送コンテンツの海外展開、放送サービスの高度化、ICTを活用した「コト」づくり、サイバーセキュリティの強化等、ICTによる新産業の創出に向けた方策等を議論する。(3) 研究開発戦略（世界に貢献する）
イノベーション創出実現に向けた情報通信技術政策の在り方等について議論する。
出典：ICT成長戦略会議/経済産業省から抜粋
社会実装戦略では、国民のよりよいくらしのために、
などを目指し、ICT化が進められています。
また、新産業創出戦略では、経済成長のために
を目指し、ICT化が進められています。
さらに、研究開発戦略では、さらなる経済成長のために、ICTをどのように活用していくのか検討し、経済成長のための研究に活かしていくことを目指しています。
企業や施設単位でのICT化だけでなく、今後は、行政サービスやインフラなど、あらゆるものがICT化され、より住みやすい街の実現や経済的な発展へとつながっていくかもしれません。
業務の効率化やサービスの向上、人材確保など、ICT化のメリットは多いですが、その反面、ITリテラシーの向上や設備投資など、課題もあります。
保育業界のICT化とは、ICTシステムやITツールなどの製品・サービスを導入するだけでなく、その技術を十分に活用して、職場環境の改善や保育の質の向上などにつなげていくことこそ、本当の意味での「ICT化」といえるかもしれません。
保育園や幼稚園でも、ICT化についてのメリットや課題を十分理解した上で、働きやすい職場環境と保育の質の向上を目指し、業務のICT化を進めてみましょう。
保育士バンク！コネクトは、保育施設の業務効率化に特化したICTシステムです。
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