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ICT化をすることで生まれる不満や課題もある？
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目次
近年、働き方改革が進み、多くの企業や施設等で業務の効率化が進められ、
ICTシステムなどを活用した業務のICT化が増えているのではないでしょうか。
業務のICT化は、企業や施設等にとって、
などメリットも多く、便利な機能として活用されていることでしょう。
一方で、業務をICT化したあとの意見の中には、
など、導入後に生まれる不満や課題もあるようです。
ICT化をしたことで生まれる不満や課題についてくわしく解説していきます。
業務をICT化したことによって、
などといった不満や問題があるようです。
特に導入前から、パソコン操作に慣れていない方やパソコン上での管理が苦手な方、
抵抗感を感じる方などは画面上での管理が複雑に感じられ、
「操作が難しい」「使いこなせない」といった意見につながっているといえるでしょう。
システムがうまく使いこなせない、操作が難しいと感じる方がいる場合の対策として、
まずはパソコン操作の基本から勉強する機会を設けるようにしましょう。
操作の基本がわからないままだと、どの操作をするにしても難しく感じたり、苦手意識が強くなってしまいます。
基本を理解してから、システムの操作に慣れていくと、これまでよりもスムーズにシステムを使いこなすことができるかもしれません。
社内や職場に、ICTシステムなどのICTに関する知識を持っている人がいない場合、
システムを導入しても対応するのに躊躇したり、不安に感じてしまうこともあるでしょう。
また、パソコン操作に慣れている職員がいた場合でも、
パソコン操作が苦手な職員などに教えがら業務を進めるなどの付随業務が発生してしまうことも考えられるため、
職員間で業務の偏りができ、業務負担にもつながってしまうかもしれません。
どの職員もICTにおける知識や理解を身につけ、同じ目線で対応できるようにするために、
ICT化に関する勉強会や研修を実施したり、ICTに関する本やパソコン操作の基本などの本を職場で共有すると、
ICTに対する知識や理解を深めることができるようになるでしょう。
業務のICT化は、作業にかける時間を短縮できる良さはあるものの、パソコン機器などを使用するため、
端末が設置している場所にいかないと作業できない、空いた時間に作業にしくいという意見もあるようです。
また、職場に置いてあるパソコン等の端末が少ないと、限られた台数で作業を行う必要があるため、
パソコンを使って作業できる職員とできない職員が出てきたり、対応できる業務が偏るなどの問題にも発生しかねないでしょう。
そうならないためにも、持ち運びが可能なタブレット端末の台数を増やしたり、職員間で使用する時間や順番などを決めて行う、
ICTシステムで対応する業務とアナログな方法で行う作業とをきちんと振り分ける、といった取り組みを行うといいかもしれません。
業務のICT化したことで、システムの不具合や使い方に関する不明点等など、
社内や施設内であらゆる問い合わせが頻発してしまい、不満に感じる意見があるようです。
問い合わせが頻発してしまうと、問題が解消するまでの時間、パソコンから目を離すことができず、
他の作業に集中できない・対応できないという問題にもつながってしまいます。
また、操作方法や使い方につまづいてしまうと、作業に時間がかかってしまうでしょう。
システムや使い方などに関する問い合わせが頻発しないための対策として、
などをあらかじめ行い、手順などを掲示しておきましょう。
また、管理シートなどを作って「起きた問題」と「答え」を記載し、
まとめておくと同じ不具合や問題が発生したときにスムーズに回答を得ることができそうです。
ICTシステムを導入してみたものの、サポート体制が整っていないと不満に感じる意見もあるようです。
サポート体制が整っていないシステムの場合、
システムの使い方等に不明点があったときや、システムトラブルが起きてしまったときに、
現場での作業が止まってしまい、円滑に業務を進めることができなくなってしまうでしょう。
また、トラブルの原因がわからないままだと、故障の原因につながってしまう可能性もあります。
安心してICTシステムを使いたいと考える場合は、導入前のシステム選びの段階で、
「サポート体制の充実さ」に着目することが大切になるでしょう。
ICTシステムにもさまざまな種類があるので、相談窓口などのサポートデスクや電話対応を受け付けているシステム、
アフターフォローがしっかりしているシステムなどを選ぶと、導入後も安心してシステムを使うことができそうですね。
今後も、業務のICT化は、業務を効率化のためにも推進され続けるでしょう。
しかし便利な一方で、ICT化への不満や課題が生まれることもありますよね。
その中で、ICT化したあとの不満や問題にどう対処していくべきか、方法を紹介します。
不満や問題は、職場によって内容が異なるでしょう。
など、自分の職場にどのような問題が起きていて、どうすれば解決できるのかを明確にする必要があります。
現状を明確にできれば、それぞれの問題にどのように対処していくのか、対策を練ることができるでしょう。
現状を明確にしたら、問題にあった対処法を実施していきましょう。
ICT化に対する知識や理解が少ないと感じるならば、ICT勉強会や研修を開いたり、
ICT化やパソコン操作のスキルを学べる本を共有するなどの対策があります。
また、システムの使い方がわからず、問い合わせが頻発すると感じる場合は、
作業フローやマニュアルを用意して基本の使い方を確認できる状態をつくるなど、
用途に応じた対策を実施していくことが大切になるでしょう。
それぞれの問題や不満に対して、適切な対処法を行っていくことが、
ICTシステムを上手に活用していくためには必要なことであるといえるでしょう。
業務を自動化し、効率的に進めるシステムとして推進されているICT化の取り組みは、
導入前のシステムの選び方が重要になるといえるでしょう。
パソコンスキルが少ない職員が多い職場には、「簡単な操作で対応できるシステム」を選び、
安心してシステムを使いたいと感じる職場には
「サポート体制が充実している・アフターフォローの体制が充実しているシステム」を選ぶなど、
職場の状況や課題に合った適切なシステムを選ぶことが大切になります。
ICT化・ICTシステム導入後のトラブルを最小限に抑えて、職場で効率的にICTシステムを活用してみてくださいね。
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