コラム

登降園管理システムを使えば手書きの管理が不要！

保育園・幼稚園では、慌ただしい登降時の園児の出欠確認は一苦労…と感じる職員の方も多いのではないでしょうか。

複数の子どもたちが一斉に登園・降園をした場合には、

混雑してしまい確認ミス等も発生しやすく、後々の管理も大変になってしまいますよね。

保育園や幼稚園で行う登降管理の方法には、

手書きで打刻時間を記入する方法やタイムカードを使った方法など、園によって管理の仕方がさまざまあるようです。

特に最近では、園児の登降園管理を簡素化したいという意見も多く、

タブレット端末やICカードを利用した登降園管理システムを利用する園が増えてきています。

登降園管理システムは、タッチパネルやICカードで簡単に園児の登降園時間を記録できるほか、

打刻データをもとに園児ごとの保育日数や保育時間の集計、延長保育時間を自動集計することが可能です。

登降園管理システムを利用することで、

これまで手書きで管理していた出欠確認やデータの集計も不要になるため、業務負担の削減にもつながるでしょう。

登降園管理システムは大きく2種類ある

登降園管理システムには大きくわけて2つの種類があり、それぞれの特徴を紹介していきます。

タブレット端末にタッチして打刻するタイプ

登降園管理システムの1つ目は、タブレット端末に指で操作して打刻する方法です。

パネルに表示される必要項目をタッチし、操作することで簡単に打刻ができます。

このタイプはパネル操作のみで管理することが可能なので、ICカードは不要になり、カードの紛失の心配もありません。

ICカードで打刻するタイプ

登降園管理システムの2つ目は、タブレット端末にICカードをタッチして打刻する方法です。

カードをかざすだけで打刻時間が記録できるため、慌ただしい登降園時もスムーズに対応することができます。

また、専用のICカード以外にも、交通ICカードや電子マネーでも打刻できる場合もあるので、

新たにカードを増やさずに済むメリットもあります。

保育園・幼稚園で登降園管理システムを使うメリット

保育園・幼稚園で登降園管理システムを利用するメリットについて紹介していきます。

正確な登降時間を記録できる

登降園管理システムを利用することで、園児の打刻時間を正しく記録することができます。

また、リアリタイムで打刻データが反映されるため、手間なくデータの確認を行うことできるでしょう。

あらかじめ登降園予定と紐付けておけば、予定と実績を照らし合わせることも可能です。

打刻データをもとに自動集計が可能

登降園時間の打刻データをもとに、園児ごとの保育日数や保育時間を算出することができます。

園児ごとのタイムカードの確認や、手書き修正、手動計算等も不要となるので、

これまで集計にかけていた時間を大幅に短縮することができるでしょう。

用途に応じたデータの集計が可能

延長保育の利用実績や、登園時間、降園時間など用途ごとにデータを集計することが可能です。

必要項目を絞り込んでデータを算出することもできるので、より詳細なデータを確認することが可能となります。

記入漏れ・ミスを軽減

登降園管理システムを利用することで、

正確な打刻時間を記録することができるため、打刻時間のミスや記録漏れを防ぐことができるでしょう。

万が一、記入漏れや修正があっても簡単にシステム上で編集・修正が可能なので、手間なく管理することができます。

業務の効率化

登降園管理システムを利用することで、記録や確認が簡素化され、管理にかけていた時間を大幅に短縮することができるでしょう。

システムを使って作業を自動化できれば、

これまで記録に使っていた時間を、保育計画や保護者とのコミュニケーションにあてることができるかもしれませんね。

保育園・幼稚園で登降園管理システムを導入する際のポイント

登降園管理システムを利用することで、作業が簡素化され、業務の効率化が期待できそうですね。

では、登降園管理システムを導入するときのポイントとはどのようなものでしょうか。

自分の園にあった時間設定で、データ集計が可能か

園によって、延長保育にカウントされる時間は異なるでしょう。

そのため、システムを選ぶ際に自分の園にあった時間設定ができるかどうかをしっかり確認することがポイントとなるでしょう。

代理打刻の方法を明確にする

登降園管理システムによって、タブレット端末にタッチする方法や、ICカードを利用する方法など、打刻の仕方がさまざまあります。

その中で、ICカードで打刻するシステムを利用した場合、カードを忘れてしまった、紛失してしまった、などということが考えられます。

そのような状況になった場合に、園側でどのように対処するのかをしっかり明確にし、自分の園にあったシステムを導入しましょう。

打刻データが出力できるかどうかの確認

登校園管理システムでは、自動で登降園時の打刻時間を記録・集計できますが、

実際の業務には、記録・集計の他に、自治体への帳票作成の作業もあります。

登降園打刻データが、システム上で記録・管理できるだけでなく、

データの出力も可能かどうかを確認し、システムを導入するといいでしょう。

登降園管理システム導入で多くの保育業務が効率化！

登降園管理システムを利用することで、園児の登降園時間を簡単かつ正確に記録できるため、

登降時の慌ただしい時間帯もスムーズに登降園管理をすることができるでしょう。

また、登降園管理システムは、ほかの機能と連動させることもできます。

園児の打刻データをもとに保育料の計算を自動で行うことができたり、園児の登降園予定と紐付けることで、

職員の必要配置人数が自動計算され、シフト作成を手間なく行うことができるなど、あらゆる保育業務の簡素化が期待できます。

導入時のポイントをしっかりおさえて、自分の園にあった登降園管理システムを選んでみてくださいね。