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保育の業務管理システム(ICTシステム)の機能で削減できる業務を解説!

保育の業務管理システム(ICTシステム)の機能で削減できる業務を解説! Shutterstock.com
保育園・幼稚園では、保育業務を効率化する業務管理システム(ICTシステム)が導入され始めています。現状、保育士や幼稚園教諭の業務量が多く、離職につながるケースも増えていることから、業務管理システムを導入し、業務負担の削減を目指す園も多くあります。今回は、保育の業務管理システム(ICTシステム)によって削減できる業務について解説していきます。

目次

    保育の業務管理システム(ICTシステム)の主な機能

    保育園・幼稚園で利用できる、業務管理システム(ICTシステム)の主な機能について紹介していきます。

    園児の登降園管理機能

    業務管理システムの登降園管理機能は、タブレット端末やICカードがあれば、園児の登降園時間を自動で記録することができます。

    システムの種類によって打刻方法は異なりますが、

    タッチパネルを操作する方法やICカードをかざすだけで簡単に打刻時間を記録することができます。

    また、打刻データをもとに、延長保育料を計算し、自動で集計することもできます。

    職員の労務管理機能

    職員の労務管理機能は、業務管理システムを使って自動化することが可能です。

    登降園管理機能と同様に、タブレット端末やICカードがあれば、職員の出退勤時間を自動で記録することができます。

    あらかじめ勤怠打刻データとシフトを紐付けておくことが可能なので、

    労働時間の予定と実績を照らし合わせることもできるでしょう。

    職員のシフト作成機能

    業務管理システムを利用すると、職員のシフト作成も簡単に行うことができます。

    システム上で簡単にシフトの調整や変更、修正ができるだけでなく、園児の登降園予定と紐付けることができれば、

    職員の必要配置人数も自動計算できたり、人員が不足しているかどうかも一覧表ですぐに確認することができるようになるでしょう。

    保育料管理機能

    業務管理システムを利用することで、自動で保育料の計算を行うことができます。

    あらかじめ、短時間保育や通常保育など園の保育時間の設定や、家庭ごとの階層区分、

    延長保育等の保育料金を設定することもできるため、園児ごとに保育料管理を行うことができます。

    また、利用項目に応じた自動集計が可能だったり、

    データ化した保育料金をもとに、自動で請求書や領収書を作成することも可能になります。

    保育の業務管理システムを活用し削減できること

    保育の業務管理システムを活用すると、保育のどのようなことが削減されるのでしょうか。

    業務管理システムの利用によって保育の現場で削減されることを紹介します。

    業務量の削減

    保育業務は、書類作成や園児の登降園記録、職員の労務管理、請求管理など、手作業で行う事務作業が多くなります。

    手作業で行う事務作業をICT化・自動化することで、業務量を大幅に削減できるでしょう。

    たとえば、これまで手書きで行っていた書類作成やシフト作成は、

    システム上で管理されることで編集や修正がしやすくなり、管理に時間をかけずに手間なく行うことができます。

    また、園児の登降園記録や職員の労務管理については、

    ICカードなどで打刻することで正確な打刻時間を記録でき、打刻データを自動集計できます。

    これまで、手書きで集計していた時間や、打刻漏れやミスの確認など、

    管理にかけていた時間も短縮されるので、大幅な業務量の削減が実現できそうですね。

    残業時間の削減

    業務管理システムを活用すると、残業時間や長時間労働の削減にもつながるでしょう。

    保育園や幼稚園では、就業時間内に業務を終えられなかった場合、残業や長時間労働が続いてしまうというケースが多いようです。

    しかし、業務管理システムを利用することで、業務が簡素化され、

    時間の短縮や業務負担の軽減につながるため、残業時間や長時間労働の削減にもつながるでしょう。

    さらに、残業時間や長時間労働が削減されると、保育士や幼稚園教諭自身のストレスも軽減され、気持ちに余裕が生まれるかもしれません。

    業務管理システムを活用して、保育士や幼稚園教諭の業務負担の削減に役立てていきましょう。

    集計ミスや確認漏れを削減

    業務管理システムを活用することで、データの集計や確認をスムーズに行うことができるようになります。

    システム上で管理することで、一覧表で簡単にデータを確認できるほか、

    データをもとに自動で集計・計算してくれるので確認漏れや計算ミスなどが発生しにくく、管理にかかる時間の大幅な削減が期待できます。

    ICTシステム利用での業務削減で保育はどう変わる?

    保育の業務管理システム(ICTシステム)を利用すると、

    具体的にどのように作業が効率化され、保育の現場や仕事はどう変化するのでしょうか。

    ICTシステムを利用しない従来のアナログな管理の仕方とICT化を利用した管理の仕方で、どのような違いが生まれるのか紹介します。

    園児の登降園管理

    これまでの園児登降園管理は、紙に手書きで記録していた園が多いですよね。

    手書きでの記録の場合、正確な時間を把握できなかったり、記録漏れやミスなどが発生しやすくなってしまいます。

    しかし、ICTシステムで園児の登降園記録を行うと、

    慌ただしい登降時でもタッチパネルやICカードで簡単かつ、スムーズに打刻することが可能です。

    また、リアルタイムの正しい打刻時間を記録し、反映させることもできます。

    正しい時間を把握できていれば、集計時のミスも削減でき、

    万が一ミスや打刻漏れがあってもシステム上で簡単に編集・修正することができるので、手間なく管理を行うことができるでしょう。

    職員の労務管理

    これまでの職員の労務管理は、職員の出退勤を出勤簿やタイムカードなどで対応していたため、

    正確な打刻時間を記録できなかったり、手書きで出退勤の状況を確認するため、確認漏れやミスも発生しやすかったことでしょう。

    しかし、ICTシステムを使うことで、タッチパネルやICカードで、職員の出退勤の状況を簡単かつ正確に記録することが可能です。

    また、多様な働き方が増えても、雇用形態・勤務形態に合わせて柔軟に勤務状況を管理することもできます。

    さらに、あらかじめシフトと紐付けておくことができれば、職員の労働時間の予定と実績を簡単に照らし合わせることもできます。

    給与計算もしやすくなるので、管理をスムーズに進められるようになるでしょう。

    職員のシフト作成

    これまでの職員のシフト作成は、紙で管理していた園も多いのではないでしょうか。

    職員の希望と調整しながら何度も練り直しを行い、作成に時間がかかっていたことでしょう。

    しかし、ICTシステムでシフトを管理することで、シフトの変更や修正も簡単に行うことができます。

    また、一覧表で確認しやすいため、必要配置人数に対して、人員が不足している日もわかりやすくなります。

    さらに、システム上で管理していることで、調整ミスや確認漏れを防ぎ、シフト作成にかける時間を大幅に短縮することができるのです。

    保育料管理

    これまでの保育料の管理は、手書きで園児ごとや月ごとに細かく集計を行っていた園も多いでしょう。

    細かい集計を行うと、時間がかかるだけでなく集計ミスも起こりやすくなります。

    しかし、ICTシステムを利用することで、延長保育料や備品代など、利用項目に応じて自働集計することもできます。

    また、手作業で作成していた請求書や領収書の作成についても、データ化した保育料をもとに、自動で作成することが可能になるため、

    手書きにかけていた時間を大幅に削減でき、集計ミスや確認漏れも防ぐことができるでしょう。

    ICTシステムの利用で時間にゆとりが生まれる

    保育園・幼稚園でICTシステムを利用することで、業務を効率化し、業務量が削減されるため、時間にゆとりが生まれるでしょう。

    時間にゆとりが生まれることで、子どもと向き合う時間も増え、保育の質を高めることができるかもしれません。

    また、ICTシステムによって業務量が削減されると、

    保育士や幼稚園教諭一人ひとりの業務負担を軽減することができるため、気持ちにもゆとりが生まれるでしょう。

    時間と気持ちに余裕ができるような職場環境を整備できれば、

    保育現場で働きたいという人を安定的に確保でき、保育士不足も解消できるかもしれません。

    キズナコネクトは保育園・幼稚園に適したICTシステム

    ICTシステムは、業務を効率化させ、業務量を削減できることが期待されており、活用される場が増えているようです。

    その中でも、キズナコネクトは、保育園・幼稚園に適した機能がさまざまあります。

    キズナコネクトには、

    • 労務管理機能
    • 職員のシフト作成機能
    • 園児の登降園管理機能
    • 児童台帳機能
    • 保育料管理機能

    など、保育士や幼稚園教諭の業務負担を削減できる機能が揃っています。

    ほかにも、保護者と共有ができる写真管理機能やお知らせ配信機能があったり、

    複数園の管理ができる複数施設管理機能など、便利な機能が充実しています。

    さらにキズナコネクトは、シンプルなデザインにこだわり、わかりやすさや使いやすさを追求したサービスとなっています。

    また、サポート体制も充実しており、利用シーンや活用方法にあわせた具体的なサポートを行っているため、

    パソコン操作に不安がある方も安心して利用することができるでしょう。

    保育園・幼稚園の業務量を減らし、保育士や幼稚園教諭の業務負担を削減したいと考えている場合は、

    キズナコネクトのご利用を検討してみてはいかがでしょうか。

    保育園の業務管理ICTシステムとしてキズナコネクトは「つながることで保育はもっと優しくなる」をコンセプトに
    作られました。登降園管理やお知らせ配信、写真管理・公開機能等、多彩な機能を提供しています。

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