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保育のICTシステムにクラウドを選ぶべき理由とメリットとは？
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目次
クラウドとは英語で「cloud」のことで「雲」という意味になります。
直訳すると雲という意味になりますが、IT用語としては、
「クラウド・コンピューティング」のことを指します。
クラウド・コンピューティングを簡単に説明すると、
インターネットを通じてサービスを必要なときに利用する考え方、
ということをクラウドと称して解釈されて使われています。
クラウドサービスというのもこの考え方を基盤にしたサービスで、
ユーザーがインフラやソフトウェアを用意したり購入しなくても利用できるサービスになり、
用意するものや維持する手間がなくインターネットを通じて、
簡単に利用できるサービスをクラウドと呼ぶようになっています。
一般的に知られているクラウドサービスはGoogleが提供しているような、
メールやドキュメント、ドライブ機能もクラウドサービスに含まれます。
クラウドサービスは必要なときに必要なものを利用する、
という考え方から発展していったサービスになりますが、
従来のサービスと違い、どのような部分にクラウドのメリットがあるのでしょうか。
クラウドの場合、自社内にローカル環境を整備する必要がありません。
簡単に言うと利用する側は、
インターネット環境と利用できる端末の用意程度で導入できます。
導入の際に準備や用意するものが少なくて済むので、
導入のハードルやコストを抑えることができます。
クラウドの場合は、パソコンなどの端末の管理以外の手間が省けます。
例えば、サーバーの保守や運用という専門的な作業も不要ですし、
メンテナンスや何らかのトラブルやエラーが起きた場合も、
サービス提供側が基本的には対処することになるので、
サービスの運用や管理という面に頭を悩ます必要がなくなります。
クラウドサービスはインターネット上に、
サービスが提供されている状態になりますので、
サービスが提供され続けており、契約し続けている限り、
継続して利用することができるシステムになっています。
サービス終了や契約を終了しない限りは利用し続けることができるので、
故障やエラーなどで利用できなくなるということはほぼないでしょう。
サービスがクラウド上にあることにより、
インストールされた端末でないと使えない、などということが起こりません。
つまり、アクセスできる環境であれば、
どこからでもどの端末からでも利用することができます。
アクセスする際に注意は必要ではありますが、
場所が限定されずに利用できるのはクラウドの特徴です。
導入のハードルや管理の手間が少ないということは、
逆に言うと手放すことも簡単に出来るわけです。
導入して他のものに乗り換えたいと思ったときや、
利用を停止しようと思ったときなども、
契約終了の相談や手続きをすれば簡単に手放すことができます。
クラウドのメリットについて紹介してきましたが、
保育のICTシステムがクラウドである利点は何なのでしょうか。
ICTシステムの導入にハードルを感じているのであれば、
クラウド型のICTシステムを検討すると良いかもしれません。
ICTシステムと聞くと準備が大変に感じるかもしれませんが、
インターネット環境と端末の準備ぐらいで済みます。
また、操作にはなれる必要があるでしょうが、
特に専門的な知識も必要はないですし、
サポート体制が充実しているサービスもあるので、
クラウド型のICTシステムは比較的導入が容易です。
操作や機能を理解するだけで利用が可能になります。
また、不明点などはカスタマーサービスに問い合わせできますし、
サポート対応も可能になっていますので、
導入後は利用することだけに集中できます。
利用以外の保守やメンテナンスなどの作業が発生しないので、
サービスに対してユーザーという立場で触れ続けられます。
職員間の情報共有もクラウド型のICTシステムを利用すれば、
スムーズに行えますし簡単になります。
また、保護者への連絡も手間が省けますし、
急を要する際の連絡や状況把握に適しています。
システムを利用できれば誰でも連絡や情報を閲覧できるので、
人に依存しないで済む利点もあります。
クラウドサービスの場合、パッケージ版と異なり、
必要な機能だけを選んで利用する、
という形でのサービス提供が多くされています。
例えば、必要ない機能を除外して選んで契約することで、
混乱も避けられますし、コストも抑えることができます。
また、必要性が生まれたら追加するなど柔軟に利用できます。
現場で操作しなくても、
事務専門や管理部が利用することも可能です。
また、複数の園の管理も簡単に行えますし、
複数人で作業することも可能で効率的になります。
現場のデータや状況を遠隔で管理したり確認できるので、
管理体制の強化にも繋がり、ミスの防止にもなります。
ICTシステムを導入することで従来の手作業に比べると、
事務作業や管理作業は簡単に行えるようになります。
クラウドではないとしてもICTシステムは業務効率化に役立つのです。
ですが、クラウドではない保育のICTシステムの場合は、
利用するまでの準備や利用してからの維持・管理のコストが必要になります。
例えば、利用できるような環境を独自で用意したり、
社内整備やその他の機器の導入など知識が必要な作業が生まれます。
また、利用開始してからも不具合があれば対処しなければなりませんし、
利用できる環境を維持するための管理やメンテナンス作業が発生します。
これらを担当できる人材がいるのであれば問題はないですが、
難しい場合は、クラウド型のICTシステムの利用が適しているでしょう。
ICTシステムは保育園・幼稚園の業務効率化を支援するシステムであり、
クラウド型のICTシステムであれば、より導入や利用が楽になる面があります。
保育園・幼稚園の業務支援を目的としたICTシステムの、
「キズナコネクト」もクラウド型のICTシステムになります。
キズナコネクトの機能面で例を出すと、
などの機能をクラウドで利用することができます。
素早い状況把握や管理、変化していく状況を共有し、
的確な対応を行うためにも、
クラウド型のICTシステムの導入を検討してみてはいかかでしょうか。
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