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保育園・幼稚園でICTシステムを選ぶときの基準や注意点とは?

保育園・幼稚園でICTシステムを選ぶときの基準や注意点とは?
働き方改革による業務効率化を理由に、保育園や幼稚園へのICTシステムの導入を考えている方もいるのではないでしょうか。数多くあるICTシステムの中から自分の園に合った最適なものを選ぶためには、どうしたらいいのか悩みますよね。ICTシステムを選ぶときの基準や注意点について解説します。

目次

    ICTシステムは何を基準に選ぶべき?

    働き方改革による業務の効率化によって、保育業界でも浸透しつつある「ICTシステム」。

    保育のICT化で欠かせないのがICTシステムの導入です。

    とはいえ、今や保育園や幼稚園向けのICTシステムを提供するサービスは数多くあります。

    完備している機能も多種多様で、どのICTシステムを選べばいいのか迷うことでしょう。

    ICTシステムを選ぶときの基準として、以下のようなポイントが挙げられます。

    1. ITツールに慣れていない人でも操作できるか
    2. サポート体制が整っているか
    3. 端末のタイプ・デザインが自園に合っているか
    4. 自園の課題を解決する機能が搭載されているか
    5. 労務管理機能が職員の働き方に対応しているか
    6. 導入費用が予算と合っているか

    ICTシステム選びでは、これらのポイントを踏まえじっくりと比較検討することが大切です。

    ICTシステムを選ぶときの基準や注意点について具体的に説明します。

    1.ITツールに慣れていない人でも操作できるか

    アナログ作業が多い保育園や幼稚園では、PCなどのITツールに慣れていない職員も多いでしょう。

    ICTシステムと聞いただけでハードルが高いと感じてしまう人もいるかもしれません。

    ICTシステムを導入する際には、ITツールに慣れていない人も直感的に使えるような

    シンプルな作りであることも重要です。

    情報を管理するために複雑なステップを踏まなければいけない作りやICTシステム内に記録された情報が、

    すぐに引き出せない作りの場合は、導入しても使いこなすまでに時間がかかってしまいます。

    また、登降園管理機能を取り入れたいと考える場合は、職員だけでなく

    保護者が使いやすい作りになっているかも確認するといいでしょう。

    トライアル導入ができる場合は、実際にシステムを使ってみると選びやすいかもしれませんね。

    2.サポート体制が整っているか

    たとえITツールに慣れていたとしても、ICTシステムの場合、導入時に細かい設定が必要だったり、

    導入後もしばらくは使い方に迷ったりすることがあるでしょう。

    せっかく導入したICTシステムを使いこなすためにも、サポート体制が整っているかどうかも

    ICTシステムを選ぶ基準として大切です。

    また、使いこなせるようになった後も、予期せぬトラブルが起こることも考えられます。

    そういった場面でも、丁寧に迅速に対応してくれるサービスであるかも確認しておくといいでしょう。

    カスタマーサービスセンターなど、電話でのサポート以外にもサービス会社のHPやICTシステム内に

    「困ったときのQ&A」などのページが設けられていると、さらに手厚いサポート体制といえそうです。

    3.端末のタイプ・デザインが自園に合っているか

    ICTシステムで登降園管理機能を導入したい場合は、登降園の打刻をするために保育園や幼稚園の入口に端末を設置します。

    打刻に使う端末には、PCやタブレット、専用の打刻機などさまざまあり、

    園の規模やどこに設置したいかによって選び方も変わるでしょう。

    例えば小規模園の場合は、スペースが限られているので、PCなどの大きな端末は置きづらいかもしれません。

    また、親子が毎日出入りする保育園や幼稚園では、安心感を持てるような日常に馴染むデザインであるかも

    確認するポイントです。

    4.自園の課題を解決する機能が搭載されているか

    ICTシステムには、保育業務を支援するための多くの機能が搭載されています。

    しかし、単に使える機能が多いシステムを選ぶだけでは、本来持っていた課題が解決できないかもしれません。

    ICTシステムを選ぶときは、まず、自園の課題を明確にしましょう。

    例えば、職員の勤務時間の管理に時間がかかっている場合は、職員の勤怠を自動で記録、

    集計する機能が搭載がされているシステムを選ぶ必要があります。

    ただし、目の前の課題を解決することだけでは、本当の意味の業務効率化にはなりません。

    勤務時間の管理に課題を感じている場合は、労務管理全体に課題がある場合があります。

    自園の課題を明確にする際には、困っていることを全て洗い出し、本当に改善したい問題は何か、整理しましょう。

    そうすることで、今まで気づかなかった根本的な課題が見つかり、

    どのような機能が必要なのか明確になるでしょう。

    サービス会社の担当者と会話するときは、まず自園の課題を伝えると、比較検討しやすいかもしれませんね。

    5.労務管理機能が職員の働き方に対応しているか

    ICTシステムを導入することによって解決したい課題として多いのが、労務管理

    その場合、パートでの雇用や朝夕勤務など、自園で取り入れている働き方に合わせた設定ができないと、

    導入した後も正しい勤務データを割り出すのに手間取り、不便さを感じることでしょう。

    また、変形労働制が多い保育業界。変形労働制に合わせた労働時間のカウントができるよう、

    設定が変更できるかどうかの確認も必要です。

    事務職員は固定労働制、保育職員は変形労働制という場合でも、職員ごとに設定できるかどうかも

    ICTシステムを選ぶ際の基準の一つとして覚えておくのもいいでしょう。

    6.導入費用や維持費が予算と合っているか

    ICTシステムを導入する際の最も高いハードルとなり得るのが、予算との兼ね合い

    どんなに機能が優れていても、自園の課題が解決できる機能が搭載されていても、

    費用と予算が合わなければ、導入は現実的ではないでしょう。

    ICTシステムの導入については、「IT導入補助金」や「ICT補助金」といった

    国や自治体からの補助金制度が適応される場合があります。

    ICTシステム導入の負担を減らすためにも、これの制度が利用できるサービスであるかどうかも

    しっかりと確認しましょう。

    補助金の支給に関しては、導入予定のシステムに特定の機能が搭載されていなければ、

    補助金の支給対象にならない場合もあるため、あわせて確認が必要です。

    導入費用だけでなく、導入してからもシステムを使い続けるためには維持費がかかります。

    導入費用から維持費まで、予算については、長期的な視点で考えるようにしましょう。

    自分の園の状況に合わせてICTシステムを選ぼう

    ICTシステムを選ぶための基準はさまざまありますが、

    まずは、自分の園の課題や状況を明確にすることが大切です。

    また、トライアルなどでシステムを操作してみる、システムを置く場所はどこにするか考えてみるなど、

    実際に使用することをイメージしながらシステム選ぶをすると、導入してからのギャップを感じずに済むかもしれません。

    事務職員や保育職員の意見なども聞きながら、自分の園に合った最適なICTシステムを見つけられるといいですね。

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