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【業務効率化のアイデア】生産性が高まる業務効率化の取り組みや考え方!

【業務効率化のアイデア】生産性が高まる業務効率化の取り組みや考え方!
仕事を行う上で生産性を高めるということはとても重要となるでしょう。働き方改革が進み、どの業界でも業務効率化に向けた取り組みが進められていますが、どのような業務効率化のアイデアが生産性向上へつながるのでしょうか。生産性が高まる業務効率化の取り組みや考え方のアイデアを紹介します。

目次

    業務効率化の前に無駄な業務をなくそう

    そもそも業務効率化とは、仕事を進める上でのムダをなくし、

    よりスムーズに業務を行える状態をつくるための取り組みのことをいいます。

    業務効率化を行うことで、

    • コストの削減
    • 作業にかかる時間の削減
    • 業務内容の質の向上
    • 人員不足への対応
    • 従業員のワーク・ライフ・バランスの向上

    などといったさまざまな効果が期待でき、生産性を高めることへつながるでしょう。

    業務効率化をする前には必ず、現状の業務の把握をしたあと、業務の必要・不必要を明確にし、

    どの業務を効率化するべきかしっかり見極められる状態にしておきましょう。

    生産性を高めるためアイデアについて、取り組みや考え方を紹介します。

    業務状況を明確にし管理を行う

    仕事をする上で、業務状況をしっかり管理するということは業務を効率的に進め、

    生産性を高めるためにはとても重要といえるでしょう。

    業務タスクを明確に管理するときは、

    • 現状の業務状況の把握
    • 業務の偏りをなくし、業務量を平均して分担する
    • 業務の優先順位を決める

    以上のことを行うといいでしょう。

    業務状況の把握

    業務効率化を行う上で、まずは業務状況をしっかり把握しておきましょう。

    業務状況を把握するときは、

    • 誰が
    • どのような業務を
    • どれくらい(頻度や所要時間など)

    で行っているのかを洗い出し、見える化しておくといいでしょう。

    さらに、業務状況を把握しておくことで、個人やチームなどで進捗状況等を共有しやすい状態になるため、

    会議などでも活用することができそうですね。

    業務の偏りをなくす・業務量を平均して分担する

    業務を効率的に進めるためには、現状の業務状況を明確化したあとに、

    業務内容や業務量に偏りがないか確認することが大切になります。

    仕事をしていて、

    ◯◯さんでなければこの業務ができない」「◯◯さんでなければこの業務のことがわからない」という状態があった場合、

    該当する従業員は休みが取りづらかったり、万が一休んでしまった場合、仕事が止まってしまうといったことも考えられます。

    また、誰か一人に業務量が偏っていると、優先順位が不透明になったり、

    残業が続くなどといった長時間労働につながってしまう問題もあります。

    業務をこなすことだけを考えて、ミスや確認漏れが発生し、業務の質も低下してしまうかもしれません。

    明確化した業務のなかで「誰か一人」に偏っている業務については分担したり、

    業務に対応できる人数を増やすなどの対応を行うと、業務がスムーズに進み、効率的に業務を行うことができるようになるでしょう。

    業務の優先順位を決める

    業務状況の明確化と業務量の平均化を行ったあとは、業務に優先順位をつけると効率的に業務を進めることができるでしょう。

    優先して行うべき業務を明確にすることで、「何を」「いつまで」に行わなければいけないのかを把握しやすくなり、

    必要な業務の洗い出しも行うことができます。

    優先順位をつけながら業務を効率的に進め、生産性を高めていきましょう。

    業務のテンプレート化・マニュアル化をする

    業務を行うにあたり、手順書を作成したり、テンプレートを作成すると、管理しやすくなったり、時間の短縮につながるでしょう。

    テンプレート化する場合

    テンプレート化できる作業には、

    • 定期的に発生する書類の作成
    • メールの配信 

    など、繰り返し発生する作業や、必要な箇所だけを変更・修正して使いまわしたい作業などに適しているでしょう。

    テンプレートを準備しておくことで一から文章を作成せずに簡単に編集することができます。

    マニュアル化する場合

    手順が決まっている業務については、フローを整えた上でマニュアル化しておくと、

    新入社員や中途社員が入ってきた場合に便利でしょう。

    マニュアルを確認しながら作業を行うことができるので、一から口頭で説明する手間も省くことができます。

    さらに手順書だけでなく、備品管理などの管理書や、トラブルがあった場合の対処方法など、

    用途に応じて作成し活用するといいでしょう。

    業務効率化へ向け自動化を目指す

    近年、業務の効率化を図る取り組みとして、ITツールやICTシステムなどを利用した業務の自動化が推進されています。

    業務を自動化することで、

    • 業務量の削減
    • 業務時間の短縮
    • 業務内容の質の向上

    といったメリットがあります。

    さらに、業務の自動化に向けたポイントとして、

    • インターネット環境等の環境整備
    • 従業員に向けた業務の自動化の周知

    など、自動化を行う前にしっかりと職場環境を整えておくとスムーズに対応することができるでしょう。

    業務を自動化は、時間がかかりすぎている業務や管理が複雑な業務に適しています。

    現状業務の洗い出しを行い、必要に応じて自動化すると、有効的に業務を進めることができそうです。

    改善し続ける仕組みを作る

    業務効率化を進めるアイデアとして、現状の体制や仕組みを見直すという方法もあります。

    一度決めたルールに沿って業務を進めることも大事ですが、

    常に「この業務をもっと効率的に進められないか」「改善できる点はないか」と、習慣的に考えて発信することが、

    業務改善につながるでしょう。

    改善し続ける仕組みを作るためには、

    • 定期的に、業務を行っている中での気づき・改善アイデアを募集する
    • 情報共有ツールをつかった情報交換・共有を行いやすい場をつくる
    • 相談しやすい職場環境をつくる

    などといった方法を行うと、常にアイデアを出し合えたり、

    コミュニケーションをとって業務を効率的に進めるためにはどうしたらいいのかという現状と、向き合いやすくなるでしょう。

    職員のスキルアップの機会を設ける

    生産性を高めるためには、それぞれの仕事に応じたスキルを上げることも重要になります。

    業種や職種によってによって高めるスキルは異なりますが、パソコンを使う仕事の場合は、

    ショートカット機能を駆使したりタイピングのスピードをあげ、作業時間の短縮を図ることもスキルアップにつながります。

    ほかにも、本を読んで知識を身につけたり、個別指導や講習会・研修の実施、定期的なテストなどを行うと、

    スキルアップにつながり、業務を効率的に進めることができるようになるでしょう。

    生産性を高めるには、職員の意識や考え方も重要になる

    産性を高めるために活用できる業務効率化アイデアについて紹介してきましたが、

    職員の意識や考え方も生産性を高めるためには重要になります。

    どのような取り組みが、職員の意識や考え方が生産性向上につながるのか紹介していきます。

    業務速度を意識させる

    仕事をする上で、業務を行うスピードが上がれば、自然とその分生産性を高めることへつながっていくでしょう。

    職員の業務スピードを上げるためには、「時間」を意識して業務に取り組むことが大切になります。

    時間を意識した取り組みとして、毎日繰り返し行う業務や、成果に直結しないものの毎日発生する業務などをどれだけ短く、

    正確に行うことができるか意識して行ってみましょう。

    また、現状の業務にどれくらいの時間がかかっているのか、タイム測定などをして所要時間を明確にしておくといいでしょう。

    対応時間が明確化されることで、「もっとこの時間は短縮できそう」「この業務のここに時間がかかってしまう」など

    課題点などを見つけることができるでしょう。

    このように、自分の業務と時間を常に意識させることで、業務を行う速度が上がり、

    生産性を高めることへとつながっていくかもしれません。

    業務に対してモチベーションが高まる工夫をする

    業務に対するモチベーションが高いと、仕事にへのやる気もアップし、生産性を高めることへつながるでしょう。

    どの仕事をしていても、モチベーションを維持することは難しいですが、スピードだけ意識していては時間ばかり気にしてしまい、

    思うように仕事に取り組めない場合もあるかもしれません。

    仕事をするうえで、

    • 自分がどうしたいか、何を求めているのかが発信しやすい場であること
    • 上司や先輩などへ相談しやすい環境であること
    • 実績に対する評価が明確に見えること

    以上のような環境であると、モチベーションを保ちながら仕事ができるようになるでしょう。

    さらに、小さな目標を立てながら日々の業務を進め、自分の業務に対して成果が見られたときにしっかりと評価してくれる環境があると、

    もっと頑張ろう」というやる気アップにもつながるかもしれません。

    また、仕事が終わってからの楽しみを作ることも、その日の仕事に対するモチベーションを上げることへつながります。

    業務に対するモチベーションを高めて、生産性につなげていきましょう。

    業務効率化のアイデアは沢山ある!

    業種や職種によって、生産性を高めるための取り組みは異なりますが、どの仕事もまずは現状の把握を行い、

    業務効率化に向けた課題を明確にしましょう。

    そこから、必要に応じて見える化したり、自動化するなどの取り組みを行っていくといいでしょう。

    また、業務に向かう姿勢や取り組み方に対する意識を変え、仕事に対するモチベーションを上げることも、

    生産性を高めること大きくつながっていくでしょう。

    業務効率化のアイデアは豊富にあります。

    自分の業種や職種にあった業務効率化アイデアを出し合い、活用できるアイデアを有効的に実施しながら、

    生産性向上に努めていきましょう。

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