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保育士業務を効率化するための「ECRSの原則」。活用例やICTシステムを導入するメリット

保育士業務を効率化するための「ECRSの原則」。活用例やICTシステムを導入するメリット milatas/Shutterstock.com
業務の効率化や簡素化につながる「ECRS(イクルス)の原則」。保育現場に取り入れることで、保育士の業務負担の削減に役立つかもしれません。ECRSの原則と保育業務を照らし合わせ、改善ポイントを洗い出す方法を解説します。園の装飾や衛生管理などに関しての改善案や、ICTシステムの活用法についてもまとめました。

目次

    ECRSの原則とは

    ECRS(イクルス)とは、以下の頭文字をつなげて4つの視点から業務の見直しと分析を行い、改善ポイントを洗い出すことを指します。

    • Eliminat(エリミネート):排除できる業務はないか
    • Combine(コンバイン):一元化できる業務はないか
    • Rearrange(リアレンジ):交換や順序の変更をできる業務はないか
    • Simplify(シンプリファイ):簡素化できる業務はないか

    業務の生産性の向上や効率化に役立つため、多くの企業が取り入れている手法のひとつです。
    ECRSの原則は、「E→C→R→S」の順番で実施することで効果を発揮するといわれています。

    保育現場においてもこの手法を活用すると、業務の効率化や保育の質の向上に役立つかもしれません。ECRSの4つの要素と保育業務を照らし合わせ、改善できる内容を考えてみましょう。

    保育業務にECRSの原則を活用:①Eliminate~排除できる業務はないか~

    まずは、毎日当たり前のように行っている業務の中で、取り除くことが可能なものはないか、考えてみましょう。子どもの生活全般のサポートや保護者対応などは重要な仕事ですが、その他の業務の中で不要なものはないか、洗い出しや見直しを行うことが大切です。

    現場の現状を把握するためにも、保育士にアンケートをとったり、業務内容を一覧にして精査したりと、やり方を工夫するとよいでしょう。

    保育業務にECRSの原則を活用:②Combine~一元化できる業務はないか~

    排除できる内容を明確にした後は、一元化できる業務についても考えてみましょう。例えば、似たような内容を2人で担当していた場合に、1人で行ったほうが早い業務もあるでしょう。

    また、クラス運営を行う際、担任と副担任のペアで担当している園も多いかもしれません。役割分担の内容を見直し、「1人でできる業務はないか」「2人で行った方が効率のよい業務がないか」なども確認することが重要になります。

    保育業務にECRSの原則を活用:③Rearrange~交換や順序の変更をできる業務はないか~

    次に、作業の順番や交換を行えば効率的に行うことができる業務はないか、検討してみましょう。

    例えば、

    • 製作活動の日は、活動直前に机や椅子を配置するため、子どもたちを待たせていた。登園前に配置しておくと、朝の会の後にすぐに活動に移ることができ、製作時間を増やすことに役立った。
    • 書類作成や製作活動の準備に時間がかかっていることが判明したため、職員に得意・不得意の業務を聞いて、それぞれの特性にあわせて役割分担した。その結果、作業効率があがり、業務時間の短縮につながった。

    など、一定の成果が出る可能性もあります。そのため、まずは効率化できそうな内容を洗い出して、取り組んでみることが重要です。

    その際に、「ルーティーン化している作業の順番を変えることに不安を感じる保育士がいるのでは?」と考える方もいるでしょう。しかし、当たり前に行っている業務の中には、効率的に進んでいないものもあるかもしれません。

    保育士の業務負担削減を目指すためにも、客観的に改善ポイントを見極めていきましょう。

    保育業務にECRSの原則を活用:④Simplify~簡素化できる業務はないか~

    最後に簡素化できる業務はないかチェックすることが大切です。保育士は、手作業で行う業務が多い職種になります。特に指導案や保育記録、園だよりなどは作成に時間がかかるものもあり、自宅に持ち帰って作業する方も少なくありません。

    そのような書類を作成する際にはテンプレートや文例の活用などもふまえて、簡素化できないか、考えてみるとよいかもしれません。

    保育業務にECRSの原則を活用例

    ここでは、保育業務に関してECRSの原則を活用できる例を紹介します。

    • 園の装飾
    • 【改善案】毎月行っていた壁面製作を春・夏・秋・冬と季節ごとに行う。
      【改善後】製作物の作成が12回から4回に減り、職員の残業時間削減につながった。

    • 園の衛生管理
    • 【改善案】感染症対策として行っていた消毒作業を、各クラスの担任から副園長の担当業務に変更した。
      【改善後】登園前・給食前後・降園後など消毒作業を行う時間帯を明確にでき、担任の業務負担削減に役立った。

    • 誕生日会プレゼント準備
    • 【改善案】保育士が子ども一人ひとりに向けて、誕生日会のプレゼントメダルを作成していたが折り紙や色鉛筆などの景品に変更した。
      【改善後】0歳児から保育園に在園している子は毎年メダルをもらっていたので、保護者から「景品の方が喜んでいた」という報告があった。景品にすることで職員の業務負担軽減につながった。

    上記の他にも職員の労務管理や保育料、おむつ代などの集計作業など、時間がかかる内容があるかもしれません。ECRSの原則をもとに、職員間で業務の洗い出しや改善ポイントを話し合うとよさそうです。

    また、保育士業務の効率化に向けて、「ICTシステム」と呼ばれる電子システムを導入する園も増加しています。実際に活用することで、どのようなメリットがあるのか見てみましょう。

    保育士業務をサポート!ICT導入するメリット

    ICTシステムとは、子どもの情報管理や職員の勤怠管理、保護者へのお知らせ機能などが備わった電子システムです。

    機械にICカードをかざすだけで子どもの登降園や職員の出退勤の打刻ができるだけでなく、データを入力することで、保育料の集計作業も簡単に行うことができます。

    その他にも職員のシフト作成や調整、子どもの写真管理などにも活用でき、ひとつのシステムで情報の集約・整理・操作が可能になります。

    ICTシステムの導入により、業務の効率化や削減につながったという報告も数多く寄せられており、保育士の業務負担の軽減に役立つでしょう。

    ECRSの原則を活用して保育業務の改善を目指す

    ECRSの原則にあわせて業務内容の見直しを行えば、改善ポイントを明確にすることができるでしょう。

    また、ICTシステムの導入に向けて検討を進めている方は、導入後のサポート体制の整備に目を向けることが大切になります。中には、「システムの使い方に不安がある」「上手に活用できるかわからない」と不安を抱く場合もあるかもしれません。

    導入後のサポートもしっかり任せられる専門業者に依頼し、業務の効率化・削減に向けて取り組んでいきましょう。

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