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保育園・幼稚園のアナログ作業・手作業の弊害とは?

保育園・幼稚園のアナログ作業・手作業の弊害とは?
保育現場では多くの事務作業が行われている中で、手書きや手作業などアナログな方法で対応していることが多いのではないでしょうか。アナログな方法は、職員のあたたかみを感じられるなどのメリットがあるものの、時間や手間がかかるという課題もあります。アナログ作業がもたらす保育現場への弊害について解説します。

目次

    なぜ保育園や幼稚園ではアナログな手作業が多いのか?

    保育士は数多くの事務作業を抱えているなかで、手書きや手作業で行っている園が多く、

    アナログな方法が続いている現状があるでしょう。

    そもそも、多くの園でアナログな方法が続いているのには、

    • パソコン操作や管理に馴染みがない
    • 園にインターネット環境がない

    などといった理由があるようです。

    しかしアナログな方法には、

    • 空いた時間に着手しやすい
    • 職員のあたたかみが感じられやすい

    といった良さもあるといわれています。

    職員のあたたかみが感じられやすい」というのは、手書きならではの良さであり、

    職員の気持ちが込められていたり、気持ちが伝わりやすいという特徴があるため親しまれているようです。

    このように、アナログ作業を活かしつつ効率的に業務を進めることができたら、

    これまで以上に保育業務がスムーズに進めることができるかもしれません。

    保育園・幼稚園のアナログ作業・手作業には弊害がある

    保育園や幼稚園のアナログ作業ならではの良さがある一方で、

    • 作業に手間や時間がかかる
    • 正確なデータを管理することができない
    • データの管理にミスや確認漏れが起こりやすい

    などといった弊害もあるため、保育業務に支障をきたすこともあるようです。

    作業に時間と手間がかかる

    保育業務には、あらゆる書類の作成や連絡帳等の記入、データの管理など、多くの事務作業があるなかで、

    アナログ作業で行うと作業に時間や手間がかかってしまうでしょう。

    作業に時間や手間がかかってしまうと、

    • 子どもの保育に費やす時間が減る
    • 作業が円滑に進まない
    • 残業につながる

    などの、業務を行う上でさまざまな支障をきたしてしまうこともあります。

    たとえば、事務作業の一つである連絡帳の記入の場合、クラスの人数分を毎日手書きする必要があるため、

    とても時間がかかってしまうでしょう。

    もちろん、連絡帳の記入などを手書きで行うことで、保育士のあたたかみを感じられるというよさもあります。

    しかし、記入する数や項目等が多い場合、

    ほかの作業にスムーズに進まなかったり、就業時間内に対応できず、残業につながってしまうという懸念点もあります。

    また、事務作業の時間が増えると、子どもと向き合う時間が減ってしまい、

    保育の質の低下にもつながる可能性があるため、時間や手間をかけずに事務作業を行いたいものですよね。

    正確なデータを管理することができない

    保育園や幼稚園では、

    保育施設に関する情報、園児や保護者、職員の情報など正確にデータを管理しなければならない業務があるでしょう。

    たとえば、データの管理が必要な業務の例として、

    • 園児の登降園打刻時間の管理
    • 職員の出退勤打刻時間の管理

    などが挙げられます。

    園児や職員の打刻時間の管理は、登降園データや出退勤データをもとに、

    園児の保育料や職員の給与等を計算する作業にかかわってくるため、正確にデータを管理しなければなりません。

    しかし、データの管理はアナログな方法で行っている園が多く、保育業務へ弊害をきたすこともあるようです。

    園児の登降園打刻時間の管理の場合

    現状、園児の登降園打刻のデータは、

    • 出席簿などに登降時間を手書きで記入
    • タイムカードを使った打刻

    といった方法で管理している園が多いようです。

    手書きでの記入やタイムカードなどアナログな方法で打刻時間を管理する場合、

    • 記入ミス・記入漏れ
    • 時間のズレが生じる可能性がある

    などといった問題も発生するため、正しく打刻時間を記録できない場合もあるでしょう。

    園児の打刻データの場合、延長保育料金などにもかかわってくるため、時間のズレや記入漏れは避けたいものですよね。

    職員の出退勤打刻時間の管理の場合

    職員の出退勤時間の管理も、園児の登降園打刻の管理と同様に、

    • 出勤簿に出勤時間を手書きで記入
    • タイムカードをつかった打刻

    などといった方法で、職員の出退勤時間を管理している園が多く、記入ミスや時間のズレなどが生じてしまうという弊害をもたらすこともあるようです。

    また、職員の出退勤データの管理の場合、正確な実労働データがないと、シフトと照らし合わせにくかったり、

    職員の遅刻・早退、休暇状況も正しく把握することができず、職員の労働状況が不透明になってしまうでしょう。

    データの確認漏れやミスが起こりやすい

    保育現場には園児や保護者、職員などあらゆる情報を管理する必要があると説明してきましたが、

    アナログ作業の場合、データの管理は「目視」で確認することが多いのではないでしょうか。

    目視でのデータ確認は、見落としが発生したりミスがあっても気づきにくい場合もあるかもしれません。

    たとえば、保育料の管理などをアナログの方法で行う場合、

    延長保育料金の集計は登降園データが正しくても、計算にミスが発生してしまうこともあるでしょう。

    また、食事代やバス代、おむつをいくつ使用したかなども正しく把握できず、

    使用した数に誤りがあったり、料金等の確認ミスをしてしまうこともあるかもしれません。

    確認漏れやミスがあった場合、データの集計をはじめからやり直さなければいけなかったり、

    紙で管理している場合は、修正液で消して書き直しをするという作業が発生してしまいます。

    このような作業が通常業務に追加で発生してしまうと時間や手間もかかり、

    保育士の業務負担につながってしまうでしょう。

    アナログ作業・手作業が保育業務の時間を奪う!

    保育園や幼稚園のアナログ作業・手作業は、作業に時間や手間がかかるため、

    本来やるべき保育業務の妨げになることもあるようです。

    また、確認作業や手直し等の修正がある場合、通常の保育業務にプラスして作業が発生してしまうため、さらに業務量が増えてしまいます。

    業務量が増えてしまうと、これまで以上に保育士の負担が大きくなってしまうでしょう。

    保育士の業務負担が大きくなると、残業が続いたり、

    休みが取りづらい環境につながることもあるため、離職してしまう保育士も増えるかもしれません。

    効率的な方法を加えながら、保育業務を効率化させよう

    保育士にとって、手書きや手作業などのアナログな方法は、

    空いた時間に着手しやすく、職員のあたたかみを感じられる手段の一つでもあります。

    しかし、業務内容によっては、アナログ作業を行うことで、情報を正確に管理できなかったり、

    作業に時間がかかってしまうなどの懸念点もあるため、業務内容に応じて作業方法を見直すことが必要となるでしょう。

    最近では、ICTシステムとよばれる業務の自動化が進んでおり、保育士の業務負担を軽減できると期待されています。

    しかし、インターネット環境がない園や、パソコンに馴染みがないという方も多いため、

    まずは業務を自動化することで保育業務がどのように効率化されるかをしっかり理解する必要があるでしょう。

    業務をデジタル化する良さを知った上で、現状の業務内容を見直し、

    手書き等のアナログな方法と自動化する方法をバランス良く組み合わせることで、

    これまで以上に効率的に保育業務を進められるようになるでしょう。

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