コラム

毎月のシフト作成、負担に感じていませんか？

毎月のシフト管理が大きな負担に

毎月発生するシフトの作成は、園長先生や主任先生が担当しているケースが多いですよね。

紙の書類に手書きで管理していたり、Excelで作成していたりすると、「配置人数が足りなかった」「勤務時間の上限を超えてしまった」などケアレスミスが絶えないもの。

とはいえ、管理ストレスの軽減を求めてICTシステムを導入したものの、なかなか使いこなせない、現場の運用に合っていないというお話をお伺いします。

「紙の休暇申請書類を回収したり口頭で休み希望を聞いたりして、シフトに反映する」「職員の配置基準を目視でチェック」「シフトと打刻記録との照らし合わせ作業は手動で確認」など、人の手が必要な園がほとんどです。

なぜ時間がかかる？保育園のシフト作成のつまずきポイント

そもそも、保育園のシフト作成にはどうしてこんなに時間がかかるのでしょうか？

早番・遅番が混在する

一般的に、保育園の1日の開所時間は11時間～13時間と長期間であることがほとんど。

園として毎時間2名以上の配置が義務づけられているため、段階的に時間をずらしたシフトを組む必要があるのが大きな要因の一つです。

園によっては、15分～1時間単位で出勤時間をずらしたシフトを組んだり、10種類以上ものシフトを使い分けたりするケースも。

また、ライフイベントの変化が多い20代・30代の女性が主戦力である保育業界においては、育児や介護などの事情を踏まえて「この日は〇〇先生が早番希望」「□□先生は遅番が少なめが良い」など細かい要望に対応したいものです。

加えて、各職員にバランスよくシフトを配分しようとすると、より作成が煩雑になります。

配置基準に合わせてシフトを組む必要がある

また、保育園ならではのポイントとして、子どもの登園人数に沿って基準を満たす人員配置が求められる点が挙げられます。

時間帯や日によって子どもの人数が変動するため、「このクラスには何時まで何人の先生が必要なんだっけ……」と計算しながら、まるでパズルを組むようにシフトを作っている園も多いのではないでしょうか。

短時間のシフト勤務になるパート職員がいる

正社員保育士の採用が難しい昨今、パート職員で配置をまかなう園も増えているでしょう。

しかし、中番のみ、午前までなどの短時間勤務となるパート職員が多いです。

さらに、家庭の都合により「この日は〇時で上がりたい」「この日は休みにして、代わりにこの日は出勤したい」といった要望の考慮が必要なことも。

このようなお悩みを抱える園長先生・主任先生に知っていただきたいのが、シフト作成・勤怠管理をカンタンにする「保育士バンク！コネクト」というシステムです。

保育士バンク！コネクトとは？

保育士バンク！コネクトならシフト作成・労務管理がラクラク！

保育士バンク！コネクトは保育施設のシフト勤怠管理をカンタンにするシステムです。

さまざまな機能がありますが、特にシフト作成・勤怠管理に強いのが特徴です。

毎月のシフト作成がスムーズに

職員のシフト希望はアプリで回収

毎月職員から回収するシフト希望。

保育士バンク！コネクトを使えば、WEBアプリを通じてシフト希望を提出してもらうことが可能なので、煩わしい書類の管理から解放されます！

職員にとっても、隙間時間を使ってスマホでシフト希望を入力できるのでより便利になりますよ。

有給・シフト希望を作成画面で確認しながらシフトが作れる！

職員に入力してもらった有給申請やシフト希望は、シフト作成画面で確認できます。

シフトを組む際に職員の希望を確認しながら作業することが可能です。

家庭の事情などでシフト調整が必要な職員が多くても、それぞれの職員が何日にどんな希望を出しているのか、シフト作成画面の中で一括確認できるので効率よくシフト作成を進められます。

曜日シフトや規則性があるシフトはワンクリックで反映

毎週同じ曜日に勤務する職員のシフトや、「ローテーションで回っていく」など規則性があるシフトは、事前に登録しておけばワンクリックでシフト表に反映することが可能です。

この機能を使うことで、ある程度シフトのひな型が完成するため、グッと作業効率を上げることができますよ。

毎日のシフト確認・労務管理もわかりやすく！

シフト表示は「月単位」と「日単位」での切り替えが可能！

シフトの表示は月単位・日単位で切り替えて確認することが可能です。

日単位の表示では、「この時間帯は先生が何人いるんだっけ」とより詳細に配置状況を見ることができるため、配置の抜け漏れがないかのチェックもさらにカンタンになります。

職員別に早番・遅番の回数を確認できる！

早番や遅番など気になるシフトの偏りについても、職員別の回数を確認できるのでより便利に。

さらに、打刻データ・有給取得実績なども一覧で確認できるので、労務管理にもお役立ていただけます。労務管理に関する機能の詳細はこちら

保育士バンク！コネクトとは？

保育士バンク！コネクトで生まれる3つの「いいね！」

1.現場と向き合う余裕が生まれる

例えばこれまでシフト作成にかけていた時間を3時間短縮できたとすると、その時間を現場と向き合う時間に使うことができます。

「様子が気になっていたあの先生と面談がしたい」

「お部屋の装飾を変えたい」

「最近暗い顔をしている保護者の方に声をかけてあげたい」

「保育に入って子どもたちと関わりたい」

そんな時間を月に1回増やすためのサポートを、保育士バンク！コネクトにお手伝いさせてください。

2.職員にとっても働きやすい職場になる

シフトの偏りがなく、素早く作成して共有できることから、職員の利便性向上が期待できます。

また、アプリを通じて有給やシフト希望を提出できるため、毎月の申請もカンタンになります。

また、毎日の打刻はICカードで「ピッ」とワンタッチすれば完了。

タイムカードの提出や手書き書類での申請が不要なので、日々の小さなストレスを解消できます。

3.採用活動におけるアピールポイントにも！

保育以外の業務を効率化・ICT化しているかどうかは、意外にも多くの保育士さんが転職活動で見ているポイントです。

子どもとしっかり向き合える環境に向けた取り組みとして求職者に伝えることで、採用活動における大きなアドバンテージを作ることができますよ。

保育士バンク！コネクトとは？

【Q&A】保育士バンク！コネクト、実際に使えるの？

ここでは、保育士バンク！コネクトの導入検討にあたってよくお受けする質問に、担当スタッフがお答えします！

パソコンに慣れていないから使えるか不安…

保育園でのスムーズな利用を目的に開発されたものなので、普段パソコンに慣れていない方でも直感的に操作いただけます。

操作や利用に関するご不明点は、弊社のサポートセンターにお電話でご相談いただければスタッフが丁寧にフォローいたします！

今、他のICTシステムを使っているんだけど…

他のICTシステムなどから保育士バンク！コネクトへ切り替える場合、負担なく移行していただけるよう弊社がサポートいたします。

また、他社の園児管理システムや給与計算ソフトなどと併用いただくことも可能です。

実際、当社で導入される方の7割が他の園児管理ICTシステムと保育士バンク！コネクトを併用されています！

職員にはどうやってシフトを出してもらうの？

WEBアプリ上でシフトを提出していただく形になります。

希望の時間帯や有給の申請とともに、自由にコメントを入力して提出いただくことも可能です！

サービス資料はこちら

今なら補助金も！保育士バンク！コネクトに関するご質問・ご相談はこちら

保育園のシフト作成・勤怠管理にお悩みの方にオススメな保育士バンク！コネクト。

園長先生・主任先生や現場の負担を減らして、保育と向き合う余裕を作るお手伝いをいたします。

「まずどんな機能があるか知りたい」方はこちらの資料 をご覧ください。

「導入は未定だがとりあえず話を聞いてみたい」方はこちら からお問い合わせください。

今なら補助金を使ってお得に保育士バンク！コネクトを導入できるチャンス！

保育士バンク！コネクトは国や自治体の各種補助金に対応しています。

導入に活用いただける補助金・助成金をまとめた資料もご用意しております。

弊社ヘルプデスクでは、補助金申請のサポートも実施しています！

「うちの園は補助金の対象になるの？」「申請はどんな流れ？」など、小さな疑問も大歓迎ですので、ぜひ1度ご相談ください。

相談してみる（無料）

出典：児童福祉施設の設備及び運営に関する基準/厚生労働省