コラム

年次有給休暇管理簿とは

年次有給休暇管理簿とは、厚生労働省より作成が義務づけられた「労働者の有給を管理するための帳簿」です。

2019年4月より、労働者が有給休暇を取得することが義務化されたことから、雇用者はルールに基づいて年5日以上の有給休暇を与えることが定められました。

雇用側は労働者に向けて、年次有給休暇の5日の取得を促すほか、年次有給休暇管理簿の作成する義務があります。

しかし、「他の業務が多忙で有給を管理することが大変だ」、「有給取得者を把握しきれない」など管理の仕方に戸惑う方もいるでしょう。

特に保育業界や介護業界では人手不足が深刻化しており、有給の管理まで手が回らないというケースもあるかもしれません。

帳簿が必要な理由を確認し、記載事項や効率的に作成する方法を考えていきましょう。

出典：年5日の年次有給休暇の確実な取得わかりやすい解説/厚生労働省

有休管理簿が必要な2つの理由

①年次有給休暇管理簿の作成が法律で定められている

働き方改革関連法案に伴い、「年次有給休暇管理簿の作成」について、労働基準法施行規則第24条の7では以下のように定めています。

第二十四条の七　使用者は、法第三十九条第五項から第七項までの規定により有給休暇を与えたときは、時季、日数及び基準日（第一基準日及び第二基準日を含む。）を労働者ごとに明らかにした書類（第五十五条の二及び第五十六条第三項において「年次有給休暇管理簿」という。）を作成し、当該有給休暇を与えた期間中及び当該期間の満了後五年間保存しなければならない。

出典：昭和二十二年厚生省令第二十三号　労働基準法施行規則/厚生労働省からの抜粋

上記の法律の規定に伴い、必ず作らなければならない帳簿として、「年次有給休暇管理簿の作成」が義務付けられているのです。

②労働者の一人ひとりの有給取得状況を把握する

「年次有給休暇管理簿」作成の義務づけは、全ての企業が対象となります。有給取得の対象者は、一定の条件を満たしていれば、正社員やアルバイトなどの雇用形態に関係がありません。

そのため、従業員が多ければ多いほど、管理が大変になるケースもあるでしょう。雇用者側は有給休暇の取得が進んでいない労働者に対して、業務負担の軽減や仕事量の調整を行うことも必要となるため、あらかじめ有給管理に特化したICTシステムの活用なども考えていきましょう。

出典：昭和二十二年厚生省令第二十三号　労働基準法施行規則/厚生労働省

有休管理簿の記載事項

年次有給休暇管理簿では、以下の3点が義務づけられています。

• 基準日：労働者に対して年次有給休暇を取得する権利を付与した「日」
• 日数：基準日から1年以内に有給取得した日数（半日単位、時間数なども含む）
• 時季：労働者が年次有給休暇を取得した具体的な日程

時季の指定については、労働者が意見を聴取する必要があり、できる限り希望に沿った形で付与することが大切です。

このような年次有給休暇管理簿を効率的に作成するために、ICTシステムを活用する企業も多いかもしれません。

近年、保育業界においても導入している園が多いため、年次有休管理簿の例について詳しく紹介しましょう。

出典：年5日の年次有給休暇の確実な取得わかりやすい解説/厚生労働省

保育園における有休管理簿の例

労務管理に特化したICTシステムのひとつが「キズナコネクト」です。

出勤状況やシフト作成などの労務系の機能が備わっているので、「年次有給休暇」についてもその情報に紐づけて対応することが可能です。職員それぞれの「基準日、日数、時季」を設定すると、必要な有給取得日数を自動的に算出してくれます。

「年次有給休暇管理簿」のみを別に作成している企業もあるかもしれませんが、このように勤怠や給与の情報と紐づけて一括管理することで情報の「見える化」にも役立ちそうです。

また、管理者だけでなく、職員も休暇申請や残日数の把握がしやすいことから、働きやすい職場を作り上げることにつながるでしょう。

年次有給管理をICTでするメリット

年次有給休暇管理について一例を紹介しましたが、「キズナコネクト」のようなシステムを活用することで、どのようなメリットがあるのか詳しく見ていきましょう。

連絡・共有ミスが減る

年次有給休暇管理の仕方は紙やパソコンのエクセル機能を使用するなどさまざまな方法があるでしょう。

ICTシステムを活用すると、シフトや休暇日数などに紐づけて自動で有給取得日数を集計することができます。

有給の残日数なども一覧で確認できるため、管理者は職員と同様の画面を見ることで連絡や共有する際のミスを防げるでしょう。

業務効率化が期待できる

「年次有給休暇管理簿」を作成するためには、それぞれの職員の取得状況や付与日数をしっかり確認する必要があります。

それを手作業で集計している場合は、業務負担となることも考えられます。小規模の保育園などでは事務員を雇用せずに、シフト作成や勤務管理を保育士や園長先生が行っているケースもあるようです。

そこでICTシステムを活用すると、システム上で集計、管理などを一括で行うことができるため、作業が効率化に役立つでしょう。

ICTを活用して年次有給休暇管理簿をつけよう

年次有給休暇管理簿は労働者の権利を守る上で大切なものです。

働きやすい職場を作り上げるためにも、帳簿で有給をきちんと管理して、職員の取得状況を確認していきましょう。

ICTシステムの導入は国の補助金制度の対象となっており、活用している企業も多いようです。

業務の効率化を目指すためにも、一度検討してみるとよいかもしれません。