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保育の現場でどのような時にICT化について考える？
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目次
保育現場で行うさまざまな業務の中では、アナログで行っている作業も多く、
もっと効率化したいと考えるときもあるのではないでしょうか。
効率化する方法として選択肢に思い浮かぶのが「ICT化>」です。
ICT化は、保育や事務作業に対して、主にICTシステムやITツールを活用して進めていきます。
実際に、現場ではどのような業務・作業のときにICT化について考えるのでしょうか。
保育現場におけるICT化を考えるシチュエーションや具体的な業務について紹介します。
一日の始まりである登園時には、
などの子どもの受け入れをしながら、
すでに登園した子どもたちの様子を見なければならず、慌ただしい時間となるでしょう。
また、一日の終わりである降園時には、
など、まだお迎えが来ていない子どもたちの様子を見つつ、保護者へ園児を受け渡さなければなりません。
降園時に関しては、一日の様子を保護者に伝えるという点が重要なので、
その分時間がかかり、慌ただしくなることもあります。
慌ただしくなりがちな登降園時間に、
「記入したはずの出欠にミスがあった」「保護者への連絡事項を伝え忘れた」という経験がある場合、
ICT化について考えることもあるのではないでしょうか。
登降園時間の記録や出欠の記入を、ICTシステムのICカードによる打刻に切り替えれば、
保護者がタブレットなどの打刻機で登降園打刻を行うことができ、
保育士は登降園の記録以外の仕事に時間を割くことができます。
ICTシステムに記録された登降園時間はPCやタブレットで簡単に修正でき、
そのまま出力し印刷することもできるので、登降園時だけでなく、その後の事務作業も効率化できるでしょう。
また、保護者への連絡もICTシステムなどのお知らせ配信機能などを活用すれば、
個人単位でもクラス単位でも、連絡事項を簡単に送ることができます。
園児の体調を把握する、子どもの一日の様子を保護者に伝えるなど、
面と向かってのコミュニケーションが必要なことは保育士が行い、
記録のようなコミュニケーションがいらない作業はICT化することで、
登降園時の慌ただしさを解消できるかもしれません。
自分が所属する園以外にも、姉妹園や系列園などがある場合は、
ヘルプで他園に行くこともあるのではないでしょうか。
頻繁に他園と自園を行き来する場合に大変なのが勤怠管理。
他園での出退勤時間を記録しておき、自園に戻った際に反映する作業は煩わしく、忘れがちでしょう。
また、施設の管理者の場合、手書きやタイムカードでの出退勤記録を系列園を回って回収しているなんて声も…。
正確に記録できないことに加え、手間もかかるのでICT化を考える場面なのではないでしょうか。
職員の勤怠管理をICT化できれば、
出退勤記録をクラウド上で管理するため、どの園にいても打刻や勤怠記録の確認をすることができます。
出退勤時間の正確性も高まり、手間も減るので、業務の効率化も図ることができそうですね。
降園時には、保護者に行事や次の日の持ち物、園全体の共有事項などを伝えることがありますが、
降園時以外にも保護者に連絡をする場面があります。
主に、上記のような場面で保護者に連絡しなければならないでしょう。
1件1件電話するようなアナログ作業の場合、災害時の緊急対応が求められる中で、
迅速かつ正確な情報を保護者に伝えることは難しいかもしれません。
また、子ども同士のトラブルや保育中の体調不良やケガなど、できるだけ早く保護者に連絡したい場合、
連絡先など保護者の情報が紙ベースでまとまっていると、大量の情報の中から探さなければならず、
タイムロスが発生する可能性があります。
連絡事項を迅速に伝えたいとき、
「ICT化すれば、緊急時にもすばやく対応できるかも…」と考えることもあるかもしれませんね。
冒頭でも紹介したICTシステムのお知らせ機能を使用すれば、
一斉送信できるので迅速に対応や状況を連絡することができるでしょう。
また、ICTシステムで保護者や園児の情報を管理すれば、必要なときにすぐに確認することができるのに加え、
園児と保護者の両方の情報を見ながら会話することができ、スムーズに話を進めることができるかもしれません。
迅速に正確に連絡事項を伝えるには、ICT化という選択肢を考えておくのもいいでしょう。
シフト作成を担当している事務職員、保育士の方は、
シフト作成の際にICT化を考えることもあるのではないでしょうか。
シフト作成では、作成したシフトを共有、変更の申請があった場合、
再度練り直すなど、何度も修正する場合もあるでしょう。
また、職員間での遅番・早番のバランスが偏らないように調整したり、
必要配置人数を満たしているか確認しながら作成しなければならず、時間もかかります。
保育現場向けのICTシステムには、シフト作成時、早番・遅番の数を簡単にカウントできたり、
必要配置人数に満たない場合はアラートがでたりと、シフト作成を効率化できるような機能が搭載されています。
さらに、有給休暇や代休などの休暇管理の機能と紐づけできるものもあり、
シフト一枚でその月の勤務予定を把握することができます。
シフト作成作業を効率化できることに加え、勤務予定を見やすく可視化することが可能となるでしょう。
月末といえば集計作業。登降園時間や職員の勤務時間、保育料など、
あらゆる集計作業が発生し、月末は慌ただしくなる場合が多いのではないでしょうか。
集計作業は時間がかかることに加え、正確さが求められます。
手計算していると、途中でわからなくなったり、
最後に各項目を集計して合計してみたら「金額が違う！」なんてこともあります。
特に、事務職員の方は、タイムカードでの勤怠管理の場合、小さな枠に記載された勤務時間の修正などは、
記載内容がわからない場合は一人ひとり確認することもあり、煩わしさを感じる場合もあるのではないでしょうか。
そういった場面で、ICT化という選択肢を考えるかもしれません。
ICTシステムでは、登降園時間や職員の勤務時間、保育料など自動で集計することができます。
勤務時間や登降園時間などは、間違えたときにすぐに修正できるので、集計時に確認する必要もありません。
保育料などは、事前に設けておいた項目に金額を記載していくだけで、月末には自動集計することができます。
また、集計金額は、領収書としてデータを出力することができるので、
集計金額を領収書に手書きする作業も省くことができます。
集計以外にも何かと忙しい月末に向けて、ICTシステムの導入を検討してみるのもいいでしょう。
保育の現場でICT化を考える場面はいろいろとありますが、
最も「ICT化したい！」と感じるのは、1年の中でも特に忙しい年度末なのではないでしょうか。
年度末には、クラスの引継ぎがあることから、職員同士で園児や保護者の情報を共有する必要があったり、
新入園児の体操服や通園バッグなどの購入品に対する請求書や領収書の作成も発生します。
1年間の子どもの記録などを参考に、保育要録など、子どもの成長をまとめていく時期でもあります。
そのため、ICTシステムに搭載されている
などの機能は、年度末に大いに活躍するでしょう。
年度末になる前に、日々の業務から振り返り、ICT化について検討する時間を作るのもいいかもしれませんね。
現場で保育と事務作業を両立している職員の方は、業務に対するやりづらさを感じている方もいるでしょう。
「もっと効率化したい」「ミスを減らしたい」などさまざまな思いで業務をしているかもしれません。
保育業務の全てとは限りませんが、その多くをICT化によって効率かつ正確に行うことができます。
業務について少しでも改善したいと思ったときには、
「保育のICT化」を具体的に考えてみてもいいかもしれません。
業務の改善することで、保育や子どもに向き合える時間が増え、保育の質の向上につながっていくでしょう。
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