コラム

日々の保育業務に関するお役立ち情報を配信しています。

保育事務の仕事内容とは?保育園は事務員の負担も多く重要なポスト!

保育事務の仕事内容とは?保育園は事務員の負担も多く重要なポスト!
保育施設で働く事務員の方は、日々どのような仕事に取り組んでいるのでしょうか。「認定こども園制度」や「幼保無償化」などで、子どもたちの保育環境が変動している今、事務の方の業務内容も変化していることでしょう。保育事務の仕事内容や必要性に焦点をあて、解説します。

目次

    保育事務の役割とは?

    保育施設の運営を支えるために「保育事務」という重要な役割があります。

    保育施設では、園の形態によって違いはあるものの、多岐に渡った業務をこなす事務員さんが多いのではないでしょうか。

    一般的な事務仕事や、労務、経理、広報といったさまざまな仕事内容を少人数で行っている保育事務の方もいるでしょう。

    また、施設の中には、事務員を雇用せずに、園長や保育士が事務仕事を担っている場合も考えられます。

    保育の事務の仕事内容については主に以下の項目に分かれます。

    • 人事・事務業務
    • 経理業務
    • 広報業務
    • 受付業務

    実際にどのような仕事内容なのか、大きく4つに分けて見ていきましょう。

    保育事務の仕事内容:人事・労務業務

    保育事務について、「人事・労務業務」の仕事内容を解説します。

    人事管理、勤務表の作成

    保育施設では、保育園、幼稚園、認可外保育施設などのさまざまな形態があるため、勤務している職員の人数に違いがあります。

    早朝保育や延長保育などを行っている場合もあり、シフト制によって、人員の配置を決めている園もあるでしょう。

    保育施設を運営するうえで大切な指標である「保育所保育指針」では、0歳児3人に対して保育士1人の配置が必要など、人員配置には決まりがあります。

    保育事務では、このような指標を確認した上で人員を配置し、勤務表を作成することが大切な仕事の一つです。

    また、休憩時間、休日管理などは職員によって違いがあるため、全体の勤務体制の把握なども求められるでしょう。

    行政・役所への書類作成

    保育施設では、「園児や保護者の情報」、「保育資格保有者の人員配置」などさまざまな書類を行政や役所に提出する必要があります。

    保育事務員は、数多くの書類にしっかりと情報を記載し、求められた期限までに提出することが大切です。

    社会保険に関する書類の作成

    社会保険の種類は「雇用保険」、「労災保険」、「健康保険」、「厚生年金保険」などがあり、保育士の勤務形態によって、手続きが必要です。

    保育士の中にはパート業務から正社員となる場合もあり、雇用形態が変わる可能性も考えられます。

    その際に保育事務員は職員の相談を受ける場合もあるため、社会保険について書類作成だけでなく、知識についても把握しておく必要があるでしょう。

    保育事務の仕事内容:経理業務

    保育事務の「経理業務」の仕事内容について解説します。

    保育料などの集金の管理

    経理業務にとって、保育料の集金は大切な仕事です。

    保育園の場合は、基本的に親の収入によって保育料が異なりますが、2019年1月の「幼保無償化」より、条件はあるものの、幼稚園、保育所等の利用料が無償化が始まりました。

    少子化対策としてさまざまな制度が設定される近年は、このような制度内容の把握も必要となります。

    その他にも、おむつ代や給食費、早朝・延長保育の実費集金などの業務もあり、記録や管理についても業務の一つでしょう。

    会計帳簿、伝票の記入

    経理業務の中には、実際に園の中でどのようなものに費用がかかったのか、会計帳簿や伝票の記入業務があるでしょう。

    月、年度ごとにまとめて施設の運営の状況を把握し、園長やオーナーなどに報告する必要があります。

    予算、決算表の作成

    保育事務は資料をもとに、予算や決算表を作成し、どのくらいのコストがこれからかかるのか、実際にどのようにお金が動いているのか、さまざまな書類に記入する必要があります。

    また、予算や決算表の作成業務は、どのように費用の削減すればよいのか、施設運営を考えるうえで大切でしょう。

    補助金申請書の作成

    保育施設を運営するうえで、国や県などからの補助金申請書の作成が必要な場合もあるでしょう。

    2006年10月1日には、認定こども園制度がスタートし、教育・保育を一体化した施設である「認定こども園」の新設、移行が増加しました。

    この制度に伴った補助金の申請なども保育事務業務のひとつとなります。

    認定こども園の設置促進として、施設整備に要する費用の一部を補助なども都道府県で行っており、自園ではどのような交付金が受けられるのかなど確認が必要となる可能性もあります。

    職員の給与管理

    経理業務の上で、職員の給与管理は大切なことです。

    厚生労働省では、保育士の処遇改善に向けて、給与面の改善策の策定も行われており、給与体制も変化しています。

    また、保育士のキャリアアップに対して昇給制度などを設けている施設もあるため、保育事務の方は、制度に沿った給与管理を求められるでしょう。

    発注、支払い業務

    備品の発注、支払業務は保育活動を支える上で重要なことでしょう。

    保育活動の中で子どもたちは「製作」や「ゲーム」などさまざまな遊びを楽しみます。その際に必要な「画用紙」や「紙コップ」などは保育事務員が発注を行う場合が多いものです。

    保育士が安心して保育活動を行うためにも、備品の管理や発注、支払業務は大切な仕事のひとつでしょう。

    保育事務の仕事内容:広報業務

    保育事務の「広報業務」の仕事内容について解説します。

    自園HP更新業務

    近年では、多くの保育施設が独自のホームページを作成しているでしょう。ホームページには年間行事や園のお便り、園児のアルバムなどを掲載している園もあります。

    園児を募集するうえでもHPの作成や更新は、重要な業務のひとつでしょう。

    園によっては、専門業者にHPの運営を頼む場合もありますが、保育事務員が行っている園もあるようです。

    パソコンやタブレットを使用する上で、アイコンの設定や写真の記載方法など、さまざまな知識が求められるでしょう。

    求人広告の作成

    保育士不足が懸念される今、常に保育士を募集している施設も少なくありません。

    保育事務の仕事として、ハローワークや求人サイトに向けた、人材募集の書類の作成を行うこともあるでしょう。

    園の行事スケジュール、お便り作成

    保育施設では園の行事スケジュールやお便りを保育事務員が作成する場合があります。

    クラス便りなどは保育士が作ることが多いようですが、全園児共通の園だよりや給食だよりは事務の方が製作することが考えられます。

    お便りは、保護者あてにわかりやすく記載する必要があるため、文章をまとめる構成力なども必要になるかもしれません。

    保育事務の仕事内容:受付業務

    保育事務の「受付業務」の仕事内容について解説します。

    電話・来客対応

    保育施設には行政、役所、業者などからの来客や電話がかかってくることも多いでしょう。

    保育士が電話を受けることもありますが、保育活動中は基本的に事務員が対応することが考えられます。

    相手に失礼のないよう、丁寧な対応が求められることでしょう。

    保護者、園児への対応

    施設には、園児が休む場合や、延長保育の申し入れなど、保護者から電話がかかってくることが多いものです。

    また、園児の体調がすぐれなかったり、怪我をしたりした場合には、事務員がケアを行うこともあるでしょう。

    保護者と園児が安心してすごせるように、温かく、親切な対応が必要となります。

    保育事務の必要性

    保育事務の仕事内容について解説しましたが、保育園や幼稚園、さまざまな施設にとって保育事務の必要性とは、どのようなものが考えられるのでしょうか。

    少人数雇用が多く、多岐に渡った業務への対応

    保育施設の中には、事務作業を園長が兼務している場合もあり、厳しい運営の中で事務員が1人、または2人と少人数の体制で業務を行っているかもしれません。

    一般の事務作業はもちろん、経理や広報、受付などさまざまな業務を任される可能性もあるでしょう。

    このようなことから、保育士の保育活動を支えるうえでも、保育事務は必要な存在であり、重要な役割を担っていることが考えられるでしょう。

    保育活動の人材不足による、保育士へのサポート

    厚生労働省では、保育士の処遇改善の施策や潜在保育士の復職の援助など、さまざまな取組を行っていますが、依然として離職率が高く、保育士不足の解消には至っていません。

    その要因の一つとして、各園の保育士の人材不足によって、保育士ひとりひとりが満足のいく保育活動ができない状況であることが挙げられるでしょう。

    その際に事務員が作業の合間に保育活動をサポートすることは、保育士への負担の軽減につながることも考えられます。

    保育事務員は、ただ事務をこなすのではなく、「保育士のサポート」をする人員としても必要な存在でしょう。

    保育士の事務作業による負担の軽減

    保育施設の中には、事務作業の一部を保育士が行っている場合も少なくありません。

    保育活動の中の必要な業務の一環として、園だよりや早朝・延長保育料の集金など、さまざまな作業を担っていることが考えられるでしょう。

    このような保育活動以外の業務負担により、離職率が高まり、保育現場を圧迫している可能性もあります。

    「保育事務」という役割を担う人材が雇用することで、保育士の負担軽減につながるでしょう。

    保育事務の負担軽減にキズナコネクト!

    保育事務の仕事内容や必要性について紹介しました。

    近年は、「認定こども園制度」や「幼保無償化」などさまざまな制度の策定により、子どもを取り巻く保育環境は目まぐるしく変化しています。

    その中で保育事務の役割は大きく、さまざまな制度の把握だけでなく、人材不足による保育士のサポートなども求められるでしょう。

    今こそ、保育事務の負担の軽減・業務の効率化を目指すためにも、ICTシステムであるキズナコネクトの導入は必要ではないでしょうか。

    キズナコネクトを活用することで能率的な事務作業の促進だけでなく、保育士の環境整備の手助けになります。

    保育園の業務管理ICTシステムとしてキズナコネクトは「つながることで保育はもっと優しくなる」をコンセプトに
    作られました。登降園管理やお知らせ配信、写真管理・公開機能等、多彩な機能を提供しています。

    • 徹底してこだわった

      「カンタン」操作
    • 手間いらずの

      らくらく導入
    • 充実した

      サポート体制

    お電話でも無料相談受付中!

    0120-992-680

    受付時間:月〜金 10:00〜18:00(土日祝を除く)

    関連記事

    こちらの記事もおすすめ

    KIDSNAキズナコネクトは、保育業務の課題を解決するためのICT支援システムです。
    労務管理や保育料計算など保育経営に重点を置いた機能が特徴で、
    業務の効率化やサービスの向上を実現いたします。
    ICT支援システムの導入で働きやすい職場環境にしてみませんか?

    サービスを詳しく知りたい方はこちら