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事務仕事・バックオフィス業務を効率化して保育の時間と質を高めよう

事務仕事・バックオフィス業務を効率化して保育の時間と質を高めよう
保育の現場であっても事務仕事やバックオフィス業務は必要になりますし、業務の割合も小さいものというものでもありません。ですが、保育園や幼稚園などの保育の現場は直接的な保育業務を優先したいと考えていることでしょう。保育業務以外の事務仕事やバックオフィスの仕事を業務効率化することで保育に時間を割け質を高めることに繋がるかもしれません。

目次

    保育の現場こそ事務・バックオフィスの業務効率化すべき

    どの業種であっても事務仕事やバックオフィス業務の効率化はして損はありません。

    保育園や幼稚園などの保育の現場も例外ではなく、事務仕事やバックオフィス業務の効率化を考えるべきです。

    なぜなら、保育の現場で最も優先されるべき業務は「保育」に直接関わる部分だからです。

    施設によっては、保育士や幼稚園教諭など保育業務を行う人が事務やバックオフィス業務も担っている場合があります。

    意外と保育士や幼稚園教諭は事務仕事で時間を割かれてしまうということがあります。

    事務仕事やバックオフィス業務の割合が多くなってしまうと、保育という仕事をしたいのに出来ないというジレンマを感じてしまう原因になりますし、保育の質の低下にもつながってしまいます。

    人員不足や保育の質という観点からも、保育の現場こそ事務仕事やバックオフィス業務の効率化を進めることが大事です。

    保育園や幼稚園の事務仕事やバックオフィス業務とは?

    保育園や幼稚園などの保育の現場でも運営や経営、現場の管理などの部分で事務仕事やバックオフィス業務は多く発生します。

    ただ、保育をするだけという状況ではない施設や現場があるのが現実です。

    もちろん、各施設で保育重視の考えではあるでしょうが、保育以外の部分の負担があるのは否定できない部分です。

    では、保育の現場であってもどのような事務仕事やバックオフィス業務があるのかを見ていきましょう。

    労務

    勤怠やシフト管理などの記録や集計が必要な事務作業が保育施設でも起こりますよね。

    また、園児の登降園管理などもあり、手作業などのアナログで行っている場合は大きく時間や人員を割かれてしまう場合も考えられます。

    人事

    保育士確保が難しいといわれている中で、採用活動や職員の管理等もバックオフィス業務で大きな要素を占める部分ですよね。

    採用活動の効率化などを進めていく必要もあるでしょうし、在籍している職員に関するケアや対応も必要不可欠な業務です。

    経理

    給与はもちろんですが、経費や税金、保険などの経理業務も事務・バックオフィス業務で重要な仕事です。

    専門的知識が必要な場合もありますが、IT化やソフトの利用で管理面を効率化するなどは可能です。

    広報

    細分化しているかは園や施設によるでしょうが、園児の確保や保護者への情報発信などの広報活動も行うことがあるでしょう。

    集客という部分でもあるでしょうし、連絡や情報共有でも広報業務は発生しますので効率的に行えるようにしておく必要はあります。

    総務

    総務はバックオフィス業務全般を行っていたりなど、多岐にわたる業務を行う場合があります。

    もしかしたら、保育園などの保育施設で働いている保育士や運営に関わっている人は、ある意味で全員が総務化している場合もあるかもしれません。

    多岐にわたるバックオフィス業務といわれる総務は、紹介してきたものすべてを内包している場合もありますので、事務・バックオフィス業務の効率化の必要性は高いと言えます。

    事務仕事・バックオフィス業務を効率化するには?

    事務仕事やバックオフィス業務を効率化する方法はいくつかあります。

    例えば、

    • マニュアル化や効率化を進める
    • ICTシステムで手間を削減する
    • アウトソーシングに外注する

    などの方法で、事務仕事やバックオフィス業務を効率化することができます。

    どの方法を用いるにせよ、保育施設の場合は保育以外の部分の経費や人的コストを削減し、保育業務に注力できるような環境の整備を意識して選択したほうがいいでしょう。

    マニュアル化や効率的に進める工夫は大なり小なりしているでしょうが、工夫をしても改善が思うようにされないのであれば、ICTシステムの導入を検討したほうがいいかもしれません。

    単純に手作業で事務作業や確認をしているのであれば、ICTシステムで自動化や手間を減らすだけで作業時間の短縮につながる可能性が高いからです。

    アウトソーシングも手が空くという部分では有用ですが、コスト面や導入のハードルの部分は高いですので、現場の工夫と並行してICTシステムの導入での効率化を進めていくことの検討をオススメします。

    保育士の負担や運営の負担を減らし保育に還元する

    保育士が事務作業やバックオフィス業務を兼務しているというケースは多くの施設や園であることです。

    ですが、保育士は直接的な保育業務に注力させることができることが理想ではないでしょうか。

    事務仕事やバックオフィス業務も必要な業務ではありますが、これらの負担が多く保育士が疲弊しているなら元も子もありませんし、保育以外の業務で保育が疎かになってしまうのであれば問題でもありますよね。

    保育士の中には保育に集中できない環境や保育以外の業務でストレスを感じ離れていってしまうというケースもあり、事務仕事やバックオフィス業務を効率化することは保育士確保の面でもプラスになります。

    また、利用者は保育の部分だけを求めているものですので、見えない部分の事務仕事やバックオフィス業務のことまで考えて利用しているわけではありません。

    あくまで保育が良いか悪いかという部分で利用者は判断するという部分も考えて、双方が保育に満足する環境を構築し運営していくためにも事務仕事やバックオフィス業務の効率化を行い負担を減らし保育に還元するような取り組みが必要になっています。

    保育のICTシステムで事務・バックオフィス業務の効率化を目指す

    保育のICTシステムは事務・バックオフィス業務の効率化を進めるのに有効な手段です。

    施設や園の実情や抱えている問題に合わせて適切なサービスやシステムを導入する必要はありますが、ICTシステムは業務効率化のためのものですので、すべてではなくても多くのケースで効率化に役に立ちます。

    キズナコネクトの場合は、保育に特化したICTシステムであり保育施設で行われている事務・バックオフィス業務の効率化を助ける機能を搭載しております。

    保育の質を高めるためにも、事務・バックオフィス業務のコストを削減するためにも保育のICTシステムによる効率化を検討してみるのはいかがでしょうか。

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