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労務管理とは?就業規則や勤怠管理など労務監査に向けた例も紹介

労務管理とは?就業規則や勤怠管理など労務監査に向けた例も紹介 miya227/Shutterstock.com
労働者の給与や勤務、福利厚生などの管理全般を行う「労務管理」。企業にとって重要な役割のひとつですが、労務監査を受ける際も万全な準備を行い、適切な運営が行われていることを示す必要があるでしょう。労務管理の概要や監査に向けて気をつけること、事業所が保育園のケースも含めて紹介します。

目次

    労務管理とは

    労務管理とは、従業員がよりよい環境の中で働くことができるように賃金や福利厚生など労働に関する事柄を管理するものです。

    労働者と経営者の間では、賃金や労働時間、休暇などの労働条件についてさまざまな約束事が交わされます。

    信頼性の高い雇用関係を構築するためにも、労務管理において社内の現状を把握し、賃金システムの見直しや残業の削減などに取り組む必要があるでしょう。

    また、自治体からの労務監査の際にもスムーズに対応できるように、普段から労務管理を適切に行うことも重要です。

    労務監査に向けてどのような点で気をつければよいのか、具体的な内容を見ていきましょう。

    労務監査に向けて労務管理で気をつけるポイント

    労務監査では「ルールをしっかりと守った上で従業員の勤務を管理しているか」、「労働環境の改善に取り組んでいるか」などの確認が行われることが多いようです。

    普段から監査で指摘される項目を意識して、労務管理業務に役立てていきましょう。

    主に以下の内容が監査対象となることが考えられます。

    • 就業規則
    • 勤怠管理
    • 労働契約
    • 安全衛生管理

    その他にも人事施策や社員の教育制度など適切に運営が行われているのかチェックを受ける可能性がありますが、主な項目内容について詳しく見ていきましょう。

    就業規則

    職場の規律や労働条件などを定めたものを「就業規則」といいます。常に10人以上の労働者を雇用する事業所は就業規則を作成し、労働基準監督署に届け出を行わなければなりません。

    また、厚生労働省のやさしい労働環境の手引きによると、就業規則に必ず記載しなければいけない項目は以下の内容となります。

    • 始業及び終業の時刻
    • 休憩時間
    • 潜在保育士の復職
    • 休日、休暇
    • 交替勤務制の場合の就業時転換(交替制)
    • 賃金
    • 退職

    就業規則を作成や変更を行う場合は、必ず労働者の代表者の意見を聞かなければならないというルールも定められています。

    労働監査においては、定められた就業規則が現場の状況と一致しているのか細かくチェックされることもあるでしょう。

    労務において、実態と就業規則に異なる点はないか、法律を下回る規定がないかなどをきちんと確認しながら管理することが必要かもしれません。

    勤怠管理

    勤怠管理とは従業員の出退勤や休日、有休の取得の有無などを管理することです。

    労働者の出退勤については、タイムカードを使用する場合や手書きで出勤簿を作成しているケースなど、各事業場で方法に違いがあります。

    労働者の勤怠について正確な記録し、実態の乖離がないように確認することも労務管理の大切な仕事のひとつでしょう。

    労務監査では、定められた就業規則や労働契約と照らし合わせ、勤務体制の実態の相違がないか点検されることも考えられます。

    管理を徹底し、矛盾が生じないように注意しましょう。

    労働契約

    労働契約は雇用契約とも呼ばれ、労働者側と雇用者が労働に関する契約を結ぶことです。締結する際には、以下の6項目についてきちんと書面で交付することが義務付けられています。

    ①契約期間
    ②期限の定めがある契約の更新についての判断方法や決まり
    ③労働者の業務内容
    ④労働時間(始業、終業時間、休憩時間、時間外労働、交代制勤務のローテーションなど)
    ⑤賃金(賃金の決定、支払い方法、賃金の換算時期や支払期日など)
    ⑥退職に関する決まり(解雇の事由も含む)

    上記の項目以外にも雇用に関する事柄について、できる限り書面で確認する必要があることが定められています。

    そのため、労務監査では「適切な契約が行われているか」、「契約に反した状態ではないか」などの確認が行われることもあるかもしれません。

    正社員やパートなど雇用形態によっても契約内容が異なるため、労働者の勤務形態の確認・管理する必要があるでしょう。

    安全衛生管理

    労務管理では、労働者の勤務状況の把握・改善はもちろん、安全衛生管理についてもきちんと取り組むことが大切かもしれません。

    従業員が健康に働くことができるように、事業所内でストレスチェックや感染症対策の実施なども重要です。

    労務監査では、定期的な健康診断の実施などをチェックされることが考えられますが、精神面のケアなども含めて労働者が働きやすい職場となるように整備することも必要でしょう。

    このように監査においては、労働者の権利を守るためにさまざまな事柄において、点検・指摘が行われることが考えられますが、職種によってもチェック項目に違いがあるかもしれません。

    特に介護職や保育職などは「時間外労働が多い」、「賃金が安い」などの理由から人手不足になるケースがあるため、労務管理を徹底が求められるでしょう。

    また、職種によって国の制度に応じて監査項目が追加される場合が考えられます。

    保育園を例として詳細を紹介します。

    出典:やさしい労働環境の手引き/厚生労働省

    出典:安全衛生管理の基本/厚生労働省

    労務管理で気をつけること~保育園の場合~

    人材不足が深刻化する中で、保育業界において、保育士の待遇改善・環境整備に目が向けられています。

    そのため、保育園の労務管理において、各制度の把握や施設特有のルールをきちんと理解したうえで、運営することが重要となるでしょう

    保育園における労務管理の注意点を紹介します。

    処遇改善制度

    保育士は賃金の底上げに向けて、月額5000円~最大4万円といった処遇改善制度が設立されました。

    条件を満たした方に対して手当の支給が行われていますが、実際に職員に行き届いていない実態もあるようで、労務監査で指摘を受ける場合も考えられます。

    手当の内容は役職や各施設の職員数によっても異なるため、制度をきちんと理解したうえで職員に支給を行うことが労務管理において重要な業務です。

    保育士配置基準

    保育園を運営する際に、子どもの人数に応じて保育士の配置基準が設けられています。

    施設によっては多様なシフトパターンを用意して、交代制で子どもたちを見守っているケースもあるでしょう。

    労務監査でも配置基準に合わせて適切な運営についてチェックされるかもしれません。

    施設の形態によって配置基準も異なるため、子どもの安全を守るうえで必要な人数をきちんと把握したうえで管理することが重要です。

    出典:保育士のキャリアアップの仕組みの構築と処遇改善について

    出典:保育所等について

    労務管理にはICTシステムの導入が重要

    労務管理を行う際は労働者の環境整備が求められるため、実態の把握・改善ポイントをまとめることは大切でしょう。

    特に人手不足となる保育業界などは、職員一人ひとりの業務負担が懸念されており、労働環境の改善が急務となるのではないでしょうか。

    労務管理を効率的に行い、働きやすい職場を作り上げるにはICTシステムの導入を検討するとよいかもしれません。

    ICTシステムとは、タブレットやパソコンなどを活用して、職員の労働時間やシフト、有休などさまざまな労務に関する項目を一括管理することができる電子システムです。

    情報を一元化して、労務監査の事前準備に役立つというメリットもあるため、前向きに導入を考えてみるとよいでしょう。

    労務監査を意識して労務管理に取り組もう

    労務管理は労働者の勤務状況をきちんと把握して、職場環境の改善を目指すことが重要でしょう。

    保育士のように労働者の業務負担が大きい仕事に関しては、労務監査においてより細かなチェックが行われることも考えられます。

    労務管理の業務の効率化や監査に向けて万全に準備するためにも、ICTシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

    保育施設のICTシステムの活用についての詳細は、キズナコネクトがご相談を承りますので、お気軽にお問い合わせください。

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