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保育園の管理システムの特徴とは？全10種類の管理機能を紹介
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目次
保育園の管理システムとは、タブレットやパソコン、携帯電話などを使い、職員の勤怠の事務処理や園児情報の管理、保護者との連携機能が備わっており、多くの業務をサポートするものです。
人手不足が懸念される中、「事務処理に時間がかかり、残業時間が多くなってしまう」、「保育活動だけでなく、園児出席集計作業や記録管理が大変」など、仕事に対するさまざまな悩みを抱える保育士さんも少なくありません。
働きやすい環境を作り上げるためにも、職員の業務負担を減らす管理システムの導入は、重要な役割を果たすでしょう。
システムを活用する際に、どのようなサポートが受けられるのか、職員、園児、保護者とのコミュ二ケーション管理の3つに分けて詳しく解説します。
職員の勤務について管理システムで利用すると、園内の労働状況をきちんと把握することができ、残業の短縮やシフトの見直しなどにも役立つでしょう。
どのような機能が備わっているのか具体的に紹介します。
保育管理システムは端末（タブレットやパソコン）にカードをかざすだけで出退勤が記録されるため、集計作業を簡単に行うことができます。
また、あらかじめ出退勤のデータとシフトを紐づけすることで、予定した労働時間と実際の勤務を照らし合わせることも可能です。
職員の勤怠管理をタイムカードや手書きで行っている園もあるでしょう。
シフト管理を別に行っていると、勤務状況を把握するための集計作業などに時間がかかるケースもあるかもしれません。
勤怠とシフトを一元化することで、作業の簡略化にもつながるでしょう。
保育管理システムは勤怠管理の簡略化できるだけでなく、職員の残業申請や残業時間のデータを一括集計して、給与計算につなげることも可能です。
手書きで行うと計算や入力ミスが起こったり、シフトパターンが多いと残業時間の算出に時間がかかったりと、業務が上手く進まない場合も考えられます。
職員によって残業時間が異なるため、作業中のミスを減らすためにもシステムを活用するとよいかもしれません。
年次有給休暇制度の施行に伴い、職員の勤務状況に合わせて有給休暇の付与が義務づけられているため、有給を管理することは重要でしょう。
しかし、職員で取得日数が異なるため、残日数や有効期限などを把握が難しい場合もあるかもしれません。
このような場合も保育管理システムを活用すると、有休の取得状況や残日数、有効期限などを管理することが可能となります。
また、端末を使って経営者、職員が有休情報を共有しておくと、有効期限が近い場合などは取得の呼びかけを行い、職員の労働環境を守ることにもつながるでしょう。
保育園で職員のシフト管理を行う際は、手書きや表計算ソフトの利用など、さまざまな方法があるでしょう。
保育管理システムでシフトを作成すると、出退勤の記録の紐づけできるだけでなく、残業・休暇取得の申請や承認などのデータと一括管理することが可能です。
また、職員のシフトが急に変更になった場合なども、簡単に修正して園内で共有することができます。
特に多くのパート職員を雇用している場合などは、常に多種類なシフトパターンを組んで園を運営しているケースもあるかもしれません。
システムを活用するとそれぞれの職員のシフトを入力・表示することが容易になり、把握もしやすいでしょう。
保育士の仕事は保育活動以外にも園児の出席確認や健康管理、個人記録なども重要な業務のひとつでしょう。
保育システムを活用することで、業務の効率化に役立つ項目を紹介します。
園児の登降園の際にシステムを利用すると、ICカードをかざすだけで時間を正確に記録することができます。
それぞれの子どもの早退・遅刻を集計し、報告する場合もあるでしょう。
登降園の際は保護者への受け渡しや連絡事項の確認などで忙しい時間となるため、それぞれの園児の登降時間を把握することが難しいケースもあるかもしれません。
職員同士で連絡ミスが起こる可能性も考えられるため、システムを導入することで報告や連絡がスムーズに行うことができるでしょう。
保育園では園児や保護者の情報を児童台帳に記入し、現場の職員や小学校の接続時の情報共有を行います。
災害や緊急時などにも子どもや保護者の情報をすぐに確認する必要もあるため、情報きちんと管理することが大切です。
保育管理システムを活用すると、基本情報や在籍期間、クラスごとの色分けやクラス以外のグループ分けなども行うこともでき、情報の整理・共有もしやすいでしょう。
保育園では所定の保育料以外に延長料金などが発生した場合に、集計を行わなければならないケースもあるでしょう。
また、延長料金については従量制、定額制など園の運用方法によって違いがあるかもしれません。
保育管理システムでは、あらかじめそれぞれの園のルールに沿った設定ができ、自動の集計機能も備わっています。
その他にも保育料の階層区分の料金設定、遠足やおやつ代などの費用の一元化も可能となり、保育料全体の合計料金を把握・算出しやすいでしょう。
保育士さんにとって園児の健康管理は重要な仕事のひとつです。
検温や午睡、排便の回数、食事の摂取状況などさまざまな項目を管理して、健全な育成を支える必要があるでしょう。
また、身長・体重などの園児の発育や感染症状況など、健康を管理するうえでさまざまな項目の記載が求められます。
その際に保育管理システムを利用すると、園児の情報と健康の記録を同じツール内で残すことができ、把握しやすいでしょう。
また、保育記録の振り返りにも役立ち、進級時に他の担任に情報を共有する際も活用できます。
保育管理システムで保護者とのコミュ二ケーションを図る際に、どのような機能があるのかを紹介します。
保護者と連絡事項を伝える際は、連絡帳や電話、送迎時のやり取りなどを通じて必要な情報を共有することが多いかもしれません。
保育管理システムにはお知らせ機能が備わっているため、メールなどで保護者に向けて一斉送信することが可能となります。
特に災害時など緊急時の対応が必要な際は役立つシステムでしょう。
園だよりのデータなども送ることができるので、ペーパーレス化による経費削減にもつながるかもしれません。
保育園管理システムには、園児のイベント時や日々の様子を写真で保存する機能が含まれています。
大きなイベントの場合は業者に頼む園が多いようですが、日常の様子を写真として残し、保護者や職員と共有したいと考える方もいるかもしれません。
写真共有用のURLをワンクリックで発行できるため、利用しやすいでしょう。
保育士の事務作業の簡略化や職員、保護者との円滑なコミュ二ケーションを図るためにも、管理システムの実用化は必要なことでしょう。
システムで一括管理・把握することは、職員の働き方の見直しを行ううえでも、改善に向けて取り組みやすくなるかもしれません。
また、近年、園の労務監査が行われる場合に、職員の働き方などを詳しくチェックされる可能性があります。
あらかじめ保育の管理システムで職員の勤務状況を記録、把握しておくと監査の際も対応すしやすいかもしれません。
キズナコネクトでは、導入に関するご相談、運用サポートなどさまざまなお手伝いをさせていただきますのでお気軽にお問い合わせください。
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