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保育園・幼稚園の休暇管理にICTシステム導入へ。シフト調整・職員配置人数管理の効率化
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目次
保育園や幼稚園の労務業務の中のひとつである「休暇管理」。健全な職場環境を構築するうえで大切な業務です。
休暇には主に「法定休暇」「特別休暇」があります。
＜法定休暇＞
年次有給休暇、育児休暇、介護休暇など法令で定められた休暇
＜特別休暇＞
リフレッシュ休暇や慶弔休暇などの会社が独自に設ける休暇
各保育園・幼稚園の福利厚生によって特別休暇の有無や内容が異なるでしょう。
ここからは保育施設において休暇管理が重要な理由について詳しく見ていきましょう。
職員の休暇を管理するうえで大切なのが「年次有給休暇付与・消化状況」の確認です。
2019年4月から労働基準法の改正によって全ての企業の「年次有給休暇管理簿」の作成が義務付けられています。
保育園や幼稚園においても労働者ごとに年次有給休暇管理簿を作成し、3年間保存する必要があります。
また、年次有給休暇は職員の雇入れの日から6か月間継続勤務し、全労働日の8割以上を出勤した場合に付与します。年次有給休暇が10日以上付与される職員に関しては、年5日以上の有給休暇の取得が義務付けられているため、その点に注意したうえで休暇管理を行う必要があるでしょう。
もし職員に対して必要な有給休暇の取得をさせなかった場合は、30万円以下の罰金などが科される可能性もあることから、有給休暇の管理の徹底に取り組むことが大切になります。
保育士業界は人手不足の状況が深刻化しており、職員が働きやすいよう、環境の整備が求められています。
適切な休暇管理を行わなければ、「なかなか休日が取れない」「仕事とプライベートの両立ができない」などの理由から辞めてしまう職員もいるかもしれません。
休暇管理をしっかり行い、休日を取りやすい環境を作り上げることで人材の定着化に役立つでしょう。
また、このような状況で保育士採用に苦戦している保育園・幼稚園も多いでしょう。
求人広告において「年間休日120日以上」「リフレッシュ休暇取得可能」など休日の取りやすさを特色として応募を募るケースもあるようです。
働きやすい園として実績を積むためにも職員それぞれの休暇管理をきちんと行う必要があるでしょう。
出典：年5日の年次有給休暇の確実な取得わかりやすい解説/厚生労働省
保育園や幼稚園の休暇管理の方法は主に3種類あります。
保育園や幼稚園ではシフトや出退勤、休暇に関する書類などを紙でファイリングして管理するケースもあるでしょう。
多くの職員を雇用している場合は情報の管理が大変なケースもありそうです。ペーパーレス化が進んでいる一方で今までのやり方を変更することに対して不安を抱き、紙での管理を考える保育園や幼稚園もありそうですね。
出退勤や休日をタイムカードで管理している場合は集計後、全ての勤怠を表計算ソフト等で管理しているケースもあるでしょう。
無料で使用できるものもあるため、活用しやすいという園もあるかもしれません。年次有給休暇管理台帳なども表計算ソフトで作成している場合もあるようです。
パソコンやタブレットに労務に特化したICTシステムを導入し、休暇管理を行う園もあるでしょう。保育施設の業務内容に特化したシステムもあり、活用する際は国からの補助金制度を利用することができます。（※条件あり）
特にICTシステムは業務の効率化に効果的であることから多くの保育園・幼稚園で活用されています。ペーパーレス化が進む中で休暇管理においてどのようなシステムを導入すべきか考える園もあるでしょう。
近年、注目されているICTシステムを活用するとどのようなメリットがあるのか詳しく見ていきましょう。
ICTシステムを導入すれば、休暇の付与から申請の承認までのワークフローをシステムで一括管理できます。職員それぞれがICTシステムの管理画面から現在の休暇状況の確認が可能で、情報の共有も簡略化されます。
また、幼稚園では変形労働制を取り入れているケースも多いことから、そういった勤務体制を反映したうえで休暇管理を行えるというメリットもあるでしょう。
保育園や幼稚園では子どもの年齢や人数に合わせて保育士・教諭を配置しなければなりません。
人数調整にあわせて休暇も管理する必要があるでしょう。
＜国が定める人員配置＞
【保育園】
※原則、常時2人以上の保育士を配置する必要がある
【幼稚園】
特に早番や遅番の時間帯は働ける職員が少ないことから配置人数に悩む園も多いかもしれません。
職員が休暇をとりやすいよう、パートやアルバイトを増員する園もありそうです。
雇用形態が多様化する中でシフト調整や休暇管理もさらに複雑になることが考えられます。
ICTシステムを活用すれば、職員配置やシフトなどを休暇の取得状況と紐づけて管理できるため「情報共有しやすい」「すぐに修正・変更ができる」というメリットがあるでしょう。
有給休暇の管理は健全な環境を作り上げるために重要なことです。日数の付与・消化状況をきちんと管理する必要があります。
ICTシステムを活用すれば一覧で確認することができる他、「自動付与機能」が備わっているものを利用すると、「いつ・誰に・何日」の有給休暇を付与するかを自動計算して反映してくれます。
業務の効率化や集計ミスの防止にも役立つでしょう。
保育園や幼稚園での労務管理全般にICTシステムの導入が推進されています。
休暇管理においてもICTシステムを活用することで業務負担の軽減につながるでしょう。
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