コラム

勤怠管理は厳格化している？

近年、法人における勤怠管理の厳格化が進んでいます。これは労働基準法の改正や働き方改革の影響を受けて、職員の労働時間を正確に把握し、適切な給与を支払うことが求められているためです。未払い賃金についても業界関係なくトラブルが表面化しており、労務リスクという点においても喫緊の課題といえます。一方で、勤怠管理と給与計算は非常に手間がかかる作業であり、特に変形労働時間制を採用している法人ではその複雑さが増します。

「適切な勤怠管理」は実は非常に手間がかかる


（1）変形労働時間制の場合

残業の計算はその日の労働時間によって変わります。通常の労働時間制では、1日8時間を超える労働時間が残業として扱われますが、変形労働時間制では、労働時間が一定期間内で調整されるため、時間外労働（以下、「残業」と表記）の計算が複雑になります。

図のように、月曜日は法定労働時間の8時間勤務ですが、シフトでは7時間と予定しているため、1時間の残業となります。火曜日は10時間労働しているので2時間の残業を行っているように見えますが、シフトは9時間で設定しているため、残業は1時間です。

さらに土曜日は4時間しか勤務していませんが、もともとのシフトは3時間勤務だったので、1時間の残業となります。シフトと勤怠管理が連動していなければ残業の計算は非常に手間がかかるものとなってしまいます。

（2）1日・週で残業を確認する

変形労働時間制を採用していなかったとしても、1日8時間・週40時間それぞれを超えた時間の集計が必要ですので、土曜開所をしている保育所等において、6日勤務の週がある場合には、職員の労働時間を日ごとおよび週ごとに集計し、残業を正確に計算する必要があります。

（3）早番・遅番対応

人手不足の時間帯である早番や遅番の勤務時間帯に対して異なる時給を設定する場合や早番遅番の回数に応じて手当を支給するケースが増えていますが、わざわざ計算をすることなく、勤怠入力で自動的に集計されるのが理想です。

（4）シフトと実際の勤務との差異を検証

残業を申請制・許可制にしていても自己判断で残業をしてしまう職員がいると、働き方改革はなかなか進みません。しかし、シフト制のために個々の始業・終業時刻の確認をするだけでも手間になってしまいます。

勤怠管理システムの機能によっては職員の勤務時間がシフト通りに行われているかを確認することができ、職員の健康管理や業務改善、人件費管理に役立てることができます。

職員の働きやすさと事務負担軽減を実現する

保育業界で働き方改革への意識が高まりつつありますが、ギリギリの人員で配置基準を守りながら休憩・休暇を確保して職員のワーク・ライフ・バランスに配慮するとなると、勤怠管理が上記のようにどんどん複雑になります。

上の図は、月曜日と火曜日にシフトを超えて働いてしまったので、園児が早く変えた水曜日に残業調整をしようとしたケースです。フレックス勤務であれば問題ありませんが、変形労働時間制で各日の労働時間をあらかじめ設定している場合、後で調整するということが認められません。（前もってシフトを変更するのであれば問題ありません）

現場の職員のさまざまな事情に応じていると、本来のシフトがどんどん変更されてしまって計算ができなくなってしまったり、給与計算のミスが続いて不信感を持たれてしまったりと、職員との関係にも影響してしまいます。

育児や介護との両立、プライベートの時間の確保など、職員の生活を配慮しながら適切な勤怠管理を実現するためには、勤怠管理システムを活用した勤怠管理と適切な業務改善が重要になります。

職場環境も見える化する時代。労働時間を適切に管理しよう

令和7年度からは経営状況の継続的な見える化がスタートし、職員の平均残業時間も公表されるようになります。残業時間の公表については任意ですが、求職者や保育の安心・安全を確認したい保護者にとっては職員の働く環境への関心は高まっていることからも、堂々と公表できるようにしていくことが理想といえるでしょう。

内外に向けて公表できることで現在働いている職員の満足度向上だけでなく、持続可能な運営にも寄与するということです。勤怠管理システムを活用し、職員の働き方について分析・改善を進めることで業務改善もより具体的に進めていきましょう。