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保育園・幼稚園の保育料管理をICTでスピーディーに！給食費・延長保育料金などの計算自動化
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目次
2019年10月からスタートした保育・幼児無償化によって子育て世帯の支援が行われ、子どもを育てやすい環境づくりに向けた取り組みが進められています。
未就学の子どもたちを預かる保育施設には保育園や幼稚園、認定こども園などさまざまな種類があり、各施設・事業者によって保育料の徴収方法が異なります。
＜施設・事業別保育料徴収方法＞
【認定こども園・幼稚園・地域型保育事業の場合】
利用者は施設・事業者と契約をして保育料を施設・事業者が徴収します。
【私立保育園の場合】
利用者は市町村と契約をして保育料を市町村が徴収します。
※公立保育所は利用者が施設・事業者と契約をして保育料を市町村が徴収します。
保育園や認定こども園等の保育料については「世帯所得」「自治体」「子どもの年齢や人数」「保育時間」「無償化対象の有無」によって異なるため、各世帯で料金に違いがあります。幼稚園の場合は基本的に3歳～5歳の子が登園するため、無料で通園できる場合がほとんどです。
また、保育料の他に給食費や延長保育料などさまざまな料金が発生する可能性があります。それぞれの施設が各利用者の料金を把握し、正確に集計することが求められるでしょう。
出典：子ども・子育て支援新制度ハンドブック（平成27年7月改訂版）/厚生労働省
保育園や幼稚園などでは保育料以外にもさまざまな諸費用がかかるでしょう。
＜保育料以外の諸費用一覧例＞
中には布団レンタル代や絵本代などを集計する可能性もあり、より集計や管理が複雑になることも多いかもしれません。
また、「4月のみ教材費とPTA費の徴収がある」「お泊まり会の際に料金を集める」など時期やクラスによって集計金額が異なるケースもあるようです。担任が徴収する場合もあり、園児が多い園などは確認に時間がかかることもありそうですね。
保育料やその他の諸費用の管理のやり方は特に決まりがないため、各施設・事業者で方法が異なるでしょう。
担当を保育事務員が行う場合もあれば、園長先生や保育士さんが担っているケースもあるようです。
また、保育料や諸費用の管理の仕方は各園で違うため、他の園を参考にして効率化を目指すということは難しいかもしれません。定期的に自園の管理方法が適切なのかチェック体制を整備することが大切ですね。
ここからは保育料管理における問題点について詳しく見ていきましょう。
先述の通り、園によっては保育料の管理を保育士さんが担当する場合があるようです。日中は子どものお世話や保護者対応、園内清掃などさまざまな業務に追われ、なかなか事務作業まで手が回らない方もいるでしょう。
その場合、勤務時間外に保育料を集計したり領収書を書いたりと残業が続き、疲弊してしまう場合もありそうです。保育士さんはおたよりや連絡帳などの書類作成も行うことも多く、過度な業務量が原因で離職につながることも考えられます。
保育料や諸費用を手作業などで集計してしまうと確認漏れやミスが起こる可能性があります。
給食費や延長保育料などさまざまな項目があれば管理が難しく「事実と違う内容を記入している」「個人情報が正しく反映されていない」といったトラブルを招きかねません。
また、帳簿や台帳などの紙で管理している場合は修正液で消して書き直しをするという作業が発生し、スムーズに業務が進まない可能性もあるでしょう。
このような状況を防ぐためにもや長期的な業務の効率化や正確にデータを集計・管理する方法を考えることが必要ですね。
保育料の管理・計算の効率化に有効な手段として現在注目されているのが「ICTシステム」です。
厚生労働省の「令和元年 保育士の業務の負担軽減に関する調査研究 事業報告書」においても、ICTシステムが延長保育料の集計業務の効率化に効果的であったことが報告されています。
実際にICTシステムには保育料管理においてどのような機能が備わっているのか確認していきましょう。
あらかじめ園児一人ひとりの保育時間を登録することで延長保育料の自動集計を行うことができます。
ICカードを使用した打刻機能も備わっているため、子どもたちの登降時間にあわせて延長保育料の加算を行うことが可能です。
また、園児の利用状況に合わせて定額制や従量制など細かな設定もでき、確認漏れやミスの防止に役立ちます。
遠足代やお泊まり会代などの単発的に発生する諸費用を一括で管理することが可能です。その他のおむつ代や給食費といった諸経費もまとめることができるので複雑な請求も簡略化されるでしょう。
クラスごとの管理も可能で職員同士で確認・共有がしやすいというメリットもあります。
給食費や延長保育料などの自動集計内容をもとに請求書や領収書を発行することができます。子どもたちの登降時間に基づいた利用時間を印字できるため、正確な請求を保護者に伝えることが可能です。
請求書にデータがきちんと記載されるため、保護者の方もチェックしやすく、運営の健全化にも役立ちそうですね。
このように保育料管理を効率的に進めることができるICTシステムは全国に普及しています。
ただ、昔からのやり方を変えることに抵抗があるという園もあるかもしれません。
まずは保育料の管理方法に問題がないかチェックして、自園にICTシステムを導入することでどのようなメリットがあるのか考えることが大切ですね。
出典：令和元年 保育士の業務の負担軽減に関する調査研究 事業報告書/厚生労働省
保育料の管理や計算に時間がかかり、業務量の削減がなかなか進まない場合は職員に負担がかかるケースがあるでしょう。
保育料以外の諸費用（おむつ代や給食費など）の管理が複雑化して確認ミスが起こる可能性もあるため、ICTシステムの活用を検討してみるとよいかもしれません。
導入における費用は国からの補助金を活用することが可能です。
保育士バンク！コネクトではICTシステムの導入から利用後のフォローまでサポートさせていただきます。
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