コラム

保育園の緊急連絡先の書き方とは

保育園に提出する個人情報の項目のひとつに「保護者の緊急連絡先」があります。

子どもが怪我をしたときや風邪をひいたときなど、さまざまな場面で保育園から連絡が来るでしょう。

しかし、保護者の方が必要事項を記入する際に「職場の連絡先のほうがいい？」「祖母の連絡先を書いた方が対応しやすいかな」など、優先的にどの電話番号を書くべきか迷うこともあるかもしれません。

保育園の緊急連絡先の書き方を知り、スムーズに連絡を取る方法を考えてみましょう。

保育園の緊急連絡先の優先順位を決めるポイント

まず、緊急連絡先を書く場合、ご家庭の情報を整理するとよいかもしれません。

主に書類には、以下の電話番号を記入することが考えられます。

• 自宅
• 父の個人携帯または会社
• 母の個人携帯または会社
• 父母の祖父母
• 父母の兄弟・姉妹

父母以外の連絡先を書く場合は、会社や身内の方の電話番号を記入することが多いでしょう。近くに頼れる方がいないことから、友人の方の電話番号を記載するケースもあるようです。

上記を参考に、ご家庭で対応可能な緊急時の電話番号を書き出してみるとよいかもしれません。

次に、連絡先の優先順位を決めるポイントを見ていきましょう。

確実につながる連絡先を基準に考える

緊急連絡先は、子どもの発熱やケガなどで保育園側が保護者に連絡を取る際に利用するものです。

そのため、まずは確実に連絡が取れる電話番号の順番を考えて記入することが大切になります。

「個人用携帯の電話番号を書いたけど、会社で携帯の電源をほぼ切っている」「祖父母の電話番号を書いたものの、実際に外出することが多く、連絡がとりにくい」などご家庭によってさまざまな事情があるでしょう。

実際に保育園から連絡がくることを想定して、つながりやすい電話番号を順番に記載することが重要です。

家族で話し合う

緊急連絡先を記入する際は、家族とよく話し合うことも大切になります。

連絡がとりやすい時間帯を家族で共有し、情報を整理したうえで、書類の備考欄に「〇時～〇時は父の携帯にかけてください。」「午前中は母の携帯に電話してください。連絡がつきやすいです。」など、詳しく記入するとよいでしょう。

また、祖父母や兄弟の電話番号を書いた場合は、あらかじめ本人に保育園から連絡が来る可能性があることを伝える必要があります。

電話番号を緊急連絡先に指定したことを伝えなければ、園側からの連絡があっても「知らない番号から電話がきた」と思い、電話をとらないケースもあるかもしれません。

身内や会社の連絡先を記入する場合は、保育園から連絡が来る可能性があることを伝え、スムーズに対応できるように準備しましょう。

保育園で緊急連絡先を取り扱う際の注意点

保育園側は、保護者から緊急連絡先を記入した書類を受け取った場合、管理などを気をつける必要があります。情報を取り扱う際の注意点を見ていきましょう。

管理を徹底する

緊急連絡先は大切な個人情報のため、管理を徹底することが大切です。子どもがケガをしたり、風邪をひいたりした場合に担任ではなく、他の職員が保護者に連絡する場合もあるかもしれません。

書類の管理場所をきちんと決め、日頃から保育士さん同士で情報を共有し、早急に対応できるように気をつけましょう。

保護者に向けて定期的に緊急連絡先の変更時の対応方法を伝える

保護者の方の携帯電話番号が変更になったり、転職して会社が変わったりした場合は、緊急連絡先の変更の申し出を受ける必要があります。

なかには、保育園への報告を忘れてしまう方もいるかもしれません。

園だよりや連絡帳などで定期的に「緊急連絡先の変更がある方は必ずご連絡ください」と一文添えて、連絡先が変更になった場合の対応方法を、保護者の方に伝えていきましょう。

保育ICTシステムで保護者の緊急連絡先を管理する方法

保育園では緊急連絡先の他、住所や会社名など、ご家庭に個人情報を提出してもらうことが多いでしょう。

大規模な園では園児数も多く、個人情報の資料の整理に時間がかかることも考えられます。
そこで、それぞれのご家庭の情報を整理し、一括管理するために「保育ICTシステム」を活用する園が増えています。

保育ICTシステムはタブレットやパソコンで園児情報の管理や保護者へのお知らせ機能、職員の労務管理などを行うことができる電子システムです。

保護者からの資料を基に個人情報をシステム上に入力すれば、一括管理でき、職員同士で情報共有もしやすくなるでしょう。また、セキュリティを強化するためにパスワードを設定することで、情報漏洩の防止に役立ちそうです。

保育士さんの業務負担の軽減にもつながることから、ICTシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

保育園で取り扱う「緊急連絡先」の大切さを知ろう

保育園に提出する緊急連絡先は、保護者と園がやり取りする際に重要な情報となります。

ご家庭の事情によって連絡先を書く優先順位は異なるため、きちんと家族で話し合ったうえで記入していきましょう。

また、保育園側が園児の個人情報を取り扱う際は、ICTシステムを活用することで職員同士の情報共有や管理に役立つかもしれません。

子どもたちや保護者の方が安心して園生活を送ることができるように、情報の取扱い方法についても、しっかり考えていきましょう。