利用者の声

延長保育の時間を明確に。保護者とのすれ違いをなくす

保育士バンク！コネクト（旧 キズナコネクト）導入以前に感じていた課題感は？

伊藤さん「延長保育の時間管理に課題を感じていました。保育士バンク！コネクトを導入する前は、保護者がお迎えに来たら職員が時計で時間を確認、口頭で保護者に伝え、サインを書いてもらう形で時間管理をしていました。

でもこの管理方法の場合、延長保育に切り替わる間際にお迎えに来たときなど、タイミングによっては延長保育の対象なのか対象外なのか分かりづらくて。

保護者と園側で認識が違うことが何度かあり困っていたんです。保護者も園側もお互いに納得できる形で時間を管理していきたい。気持ちのすれ違いをなくしていきたいと思い、ICTシステムの導入を決めました」

保育士バンク！コネクト導入の決め手となったポイントは？

伊藤さん「各種補助金に対応しているので、初期導入費を安く抑えられるという点が魅力的でした。

じつは、保育士バンク！コネクト以外にもICTシステムについて、何社かお話を伺ったことがあったんです。でもそのときは初期費用が想定していたよりも高く導入できませんでした。

ICTシステムを導入した他園にもヒアリングしてみると、やはり『導入にはお金が結構かかった』という意見が多かったので、“ICTシステム=初期費用が高額”という印象を持っていました。

保育士バンク！コネクトさんにお話を伺った際に初めて、ICTシステムの導入に使える補助金があると知りました。

ただ機能や費用の話をするのではなく、導入におけるハードルに対してできることを丁寧に説明してくれたのは導入の決め手となりましたね。

それだけでなく、実際に補助金の申請をするときも細かくサポートしていただけたので、煩わしさや難しさも感じずにスムーズに導入できました」

ICTシステムを導入することへの抵抗感は？

伊藤さん「パソコンなどのデジタル機器に慣れていない職員は、ICTシステムを導入すると伝えたら、『え～！』といった反応で不安そうにしていましたね（笑）

でも、導入時にレクチャー会を開いてやり方をじっくりと説明したり、アナログからデジタルへ段階的に切り替えていったりと、デジタルでの管理が習慣化されるように工夫したので、今はどの職員も抵抗感なく使用できています」

原さん「当園では正規とパートあわせて38人の職員が在籍していて、そのうち3分の1は50代・60代の職員です。

50代・60代の職員は特に、デジタルへの移行に不安もあったと思いますが、みなさん若手の先生たちに聞きつつ慣れていった結果、今では自分一人で打刻や残業申請などできるようになりましたよ」

複雑な保育料の管理もシステム上でシンプルに完結

保育士バンク！コネクトを導入して改善されたことは？

伊藤さん「もともと課題だった延長保育の時間管理については、保育士バンク！コネクトの導入により、降園時に保護者が打刻する形に移行できたので分かりやすくなりました。延長保育に関して保護者と園側で認識が異なるということもなくなりましたね。

また、各家庭の保育料の管理もかなり簡素化されました。保育士バンク！コネクト導入以前は、月末になると延長保育料や備品代など、各家庭ごとに請求する費用を私が一覧表にまとめて事務局に提出していました。

その表をもとに事務局が請求管理システムに情報を入力、発行してもらった請求書を再度確認して保護者にお渡しするという流れだったので、とにかく時間と手間がかかっていたんです。

保育士バンク！コネクトの保育料管理機能を利用してからは、主食費・副食費などの基本的な料金は先に一括で設定しておいて、月末になったら各家庭ごとにその月にかかった費用を入力すればよいだけ。

延長保育料も打刻データをもとに自動で算出されるので手間もかかっていません。費用の入力が完了したら、そのままシステム上でボタンを押せば請求書が発行されるので簡単です。

請求書の発行は引き続き事務局がやってくれるので、私の作業はその月にかかった費用の入力のみ。だいぶ負担が減りました」

事務作業の効率化で残業時間を削減

実際に導入してみてわかった保育士バンク！コネクトの良さは？

原さん「実際に利用してみて、便利だと感じた機能は勤怠管理機能です。特にパートさんの出退勤時間の管理は非常に助かっています。

もともとは、月末になったらタイムカードの打刻時間をもとにパートさん自身で総労働時間を計算してもらい、

その時間が合っているかどうか主任が確認後、園長が再度確認してから会計士に提出していました。

そんな中、試しに保育士バンク！コネクトとタイムカードを併用してみたら、タイムカードで算出した総労働時間が間違っていることが多々あったんです。

例えば、午前のみの出勤にもかかわらず1日出勤になっていたり、時給が割り増しになる時間帯に勤務していたのに通常の時給で計算されていたり…。

保育士バンク！コネクトだったら総労働時間は自動算出してくれますし、割り増しになる時間も設定すれば計算してくれるので安心です。打刻する作業自体はタイムカードと変わらないので、だったら保育士バンク！コネクト一本に移行しようと。

パートさんは18人在籍していて、その18人分の総労働時間を数字が合うまで何度も計算し直していたので、私の確認で3時間、園長の確認で2時間以上かかっていました。

今は、私と園長の作業をあわせても1時間前後で完了します。パートさん自身も計算するのに毎月15分ほどかかっていたのが、作業自体なくなったので時間的にもかなり削減です」

伊藤さん「時間の削減でいうと監査の資料作成も一部時間短縮できています。

資料には、監査対象月の初日の子どもの登園状況や職員の出勤状況を記載する項目があるのですが、手書きの記録をさかのぼってまとめ直していたときは、だいたいまとめるのに1時間くらいかかっていました。

今は、保育士バンク！コネクトに記録されたデータを出力するだけなので、15分かからない程度の時間でまとめられます」

原さん「勤怠管理や保育料管理、監査の資料作成など、複雑かつミスが許されない事務作業は、手作業で行うとどうしても時間がかかります。日中は保育に入っているので保育が終わった後、作業に着手するとなると残業せざるを得えない状況でした。

保育士バンク！コネクトを導入してからは、勤怠管理や保育料管理の時間が短縮がされ、残業せずに帰れる日が多くなりましたね」

ICTシステムで保育現場特有の働き方を変える

ご利用中の機能のほかに今後活用したい機能はありますか？

伊藤さん「ペーパレス化を目指して、『お知らせ配信機能』を活用していきたいと思っています。

保護者へのお知らせの一部については、すでに他社の緊急メールサービスを利用しているのですが、保育士バンク！コネクトにも保護者へのお知らせを配信できる機能があるなら、移行しようと考えています。

保育現場に必要な機能が一通り搭載されているのは保育士バンク！コネクトの魅力ですよね。

季節の行事や日々のお知らせをメールで配信すれば、保護者はスマホを使って知りたい情報をいつでもどこでも確認できます。

もちろん、手書きのあたたかみも大切にしたいという思いもあるので、上手に使い分けて保護者にとっても園にとってもベストな形を探していきたいですね」

今後、保育士バンク！コネクトを保育現場にどのように活かしていきたいですか？

原さん「保育士バンク！コネクトの機能を活かして、職場環境の改善をさらに進めていきたいです。正規職員の勤怠管理に関しては、今までタイムカードも利用しておらず、出勤簿にはんこを押す形で管理していました。

そのため、残業しても申請がなければ気づくことができませんでした。まだまだアナログな保育現場では往々にして起こることです。

勤怠管理を保育士バンク！コネクトで行うようになり、各職員の残業時間が見える化されました。

今までは『この先生、残業多いかも？」と感覚で認識するしかなかった状況だったのが数字で明確に分かるようになったのは、職場環境を改善するうえで大きな一歩だと思っています。

各職員の残業時間が常に見える化されていれば、業務が偏っている職員にすぐに気づけますし、原因を見つけやすく適切な対策を考えられます。

今後はほかの機能も活用しながら、職員が気持ちよく働ける環境を整えていきたいですね」