利用者の声

勤怠管理や有給管理の手間をなくし、ペーパーレスを実現したい

Q.ICTシステム導入のきっかけはどのようなものだったのでしょうか。

ずっとペーパーレスにしたいと考えていたのと、勤怠管理や有給休暇管理の手間をなくしたいという思いから、ICTシステムを導入しようと思いました。

うちの園では、半年分の出勤日がかいてある用紙一枚で、職員の勤怠時間、遅刻・早退の記録、有給休暇の取得状況の管理を行っていて、用紙は、常勤職員とパート職員で別々でした。

用紙がバラバラなので、一覧で管理・確認することができず、常勤職員・パート職員それぞれで集計する必要があったので、ICTシステムを使って一元管理したいなと思っていましたね。

Q.用紙一枚で勤怠管理と有給管理を行っていたということですが、苦労していた点などありますか？

勤怠を給与に反映されるための集計は、事務員が行っていたのですが、作業に半日以上かかっていたようです。 特に、パート職員の勤務時間を積算するのに時間がかかったり、一つひとつ記入漏れがないかの確認を行う必要があって。

うちの園の場合、給与が20日締めの25日払いなので、短い期間のなかで集計を行っていました。土日をまたぐときは、作業できる日が1日しかないときもあったので、時間がかかる上、作業する期間が限られていたのも苦労していましたね。

あとは、職員から「有給休暇の残日数が知りたい」といわれたときに、未集計だとパッと見てすぐに確認することができず、集計が終わるのを待ってもらって、あとから改めて報告することも…。

給与の計算に時間がかかるだけでなく、素早くデータを確認できないという点で手間がかかっていましたね。

Q.数あるシステムの中で、保育士バンク！コネクトをお選びいただいた決め手とは？

営業の方に、直接機能の詳細を説明してもらったのですが、最初の印象で「今、自分の園が求めているのに近い機能があるな」と感じたことを覚えています。

また、うちの園が補助金の対象であることもきちんと説明してもらえて。通常の初期費用よりも半分くらいの費用で導入することができるという点にも惹かれ、保育士バンク！コネクト（旧 キズナコネクト）を導入しようと決めました。

勤務時間の見える化で労働環境の改善へ取り組む

Q.保育士バンク！コネクトによって、課題はどのように改善されましたか？

保育士バンク！コネクトを導入したことで、職員の労働状況の把握とペーパーレスを実現できました。

まず、職員の労働状況の把握については、これまで「今日あの職員、遅くまで残っているな」というのを目視で確認するだけでした。

しかし、保育士バンク！コネクトを利用してから、打刻データとシフト表を紐付けているので、きちんとした実労働時間と残業時間を把握できるようになりました。

さらに、保育士バンク！コネクトは、実労働時間を超えた箇所が色付けされるので、ひと目で職員の労働状況を確認することができます。

そこから打刻データをもとに、残業時間が多い職員や出勤時間がシフトよりも早すぎる職員の数など、分析できるようになりましたね。

今では、労働状況を把握するだけでなく「なぜ残業しているのか」「どのような目的で予定よりも早く出勤しているのか」といった理由を職員に確認したうえで、「残業を減らすためにはどうするべきか」「日中にすべての業務を行うにはどうしたらいいのか」などの対策を練っています。

ほかにも、監査指導の際に提出する書類が随分減りましたね。 前までは、職員の人数分の勤怠データを一冊にまとめたファイルを奥から取り出して提出していて…

今では、パソコンでデータを抽出したものを見せたり、数枚書類を印刷して終わりなので、スムーズに対応できるだけでなく、ペーパーレスも実現できたので導入して本当によかったです。

Q.保育士バンク！コネクト導入後、職員の方の反応などはありましたか？

給与計算の際のICTシステムでの自動集計は、正確性があって、信頼できると職員と話していますね。

うちの園は、職員数が40名以上いるので、人数分の給与計算をするだけでも時間がかかるのに、人の手で計算するとなるとミスが起こることもあり、集計に苦労していました。

今では、システムで自動かつ正確に集計できるので、すごく助かっているようです。

有給休暇管理機能で申請・承認の簡素化、取得状況をきちんと把握する

Q.現在、保育士バンク！コネクトに新しく追加された、有給休暇管理機能やワークフロー機能の使用についても準備中とお聞きしました。使用したいと思ったきっかけや背景などはありますか？

現在、職員が有給を取得したい場合、常勤職員の場合は主任など管理職員に口頭で申告、承認してもらい、パート職員の場合は、勤怠管理の用紙内にある備考欄に有給休暇を取得したい日を記入してもらい、園長がハンコを押して承認する、という形で行っています。

今のやり方では、どの職員がいつ、どれくらい有給休暇を取得して、残数はどれくらいあるかなども把握しにくく、管理しにくいなと感じました。

そういった課題感をもっていたので、保育士バンク！コネクトで有給管理機能とワークフロー申請機能が新たに追加されたと知ったとき、すぐに使ってみたいと思いました。

ワークフロー申請機能を使えば、どの職員が、いつ、どれくらい有給休暇を取得したのか、申請した日から承認されるまで流れを追って記録できるということ、

その記録をもとに、有給管理機能では、年間の有給休暇の取得状況も把握しやすくなる、と聞いて職員のためにも必要な機能だなと感じています。

使い続けているからこそ実感した、現場目線でつくられる機能

Q.保育士バンク！コネクト継続利用3年ということですが、長く継続いただけている理由は？

うちの園は、保育士バンク！コネクトのサービスが始まって間もない頃から、利用しているのですが、使い続けているなかで、次々に新しい機能が増えていくのを実感していました。

新しい機能をうまく活用できるようになれば、使いごたえがあるなと感じていたからこそ、継続して使いたいと思いましたね。

また、営業さんとの会話で、実際にあったら便利だと思う機能や保育士の働き方についてお話しをしたことがあって。

そしたらまもなく、うちの園が求めていた機能が新たに追加されて、とても嬉しかったですね。そのとき、現場目線でつくられるサービスなんだなと思いました。

ICTシステムは、いつでも情報共有をしあえる環境をつくることができる

Q.ICTシステムやICT化で、実現したい保育の形などはありますか？

保育現場では、記録したデータをいつでも共有し合い、活用し続けられる環境をつくることが大切だと思います。

保育計画や子どもの発達の記録など、せっかく職員が時間をかけてかいたものでも、結局活用することなく「かいておしまい」という状況になっていることに気づいたんですよね。

ICTシステムなら、いつでも情報を見やすい状態にすることができるから、活用し続けることもできる。 これからもICTシステムを利用して、いつでも職員同士が情報を共有し合える環境をつくり続けていきます。