利用者の声

情報が整理されミスや手間の削減に成功

導入する前の課題はどのようなものだったのでしょうか？

鈴木さん「勤怠管理が一番の課題でした。もともとは、タイムカードで出退勤時間の打刻をしていたのですが、タイムカードに打刻された時間を手作業でパソコンに打ち込んでいたので、ミスが多く、時間もかかっていて。

パソコンに打ち込んだ後も、間違いがないかの確認をしていたので、このままだと効率が悪いなと思っていました。

また、紙での管理の場合、打刻データの打ち込みは、月末のタイミングで保育園の職員が行っていたのですが、保育業務が終わったあとに作業していたので、どうしても残業につながってしまうのと、手間がかかることから、気持ち的にもストレスになっているのではないか、という懸念点もありました」

保育士バンク！コネクト（旧 キズナコネクト）を導入して改善されたことは？

園長先生「毎月の勤務時間の集計結果が見やすくなり、以前とは段違いでミスや手間が減りました。

また、勤務表とシフト表が連携しているので、シフトを修正すると勤務表にも自動反映されて、修正し忘れることもなくなりました。その日の勤務の詳細な情報などは、職員ごとに備考欄に記入できる点も助かりますね。

画面を切り替えるだけで、瞬時に前の月のデータを確認できたり、月単位や日ごと、職員ごとに勤務状況を確認できるのでとても便利です。

紙のシフトのときは、いろいろな情報が無秩序に記入されていて雑然としていたのですが、ICTシステム内のデータであれば、整然としていて確認しやすいです」

数あるICTシステムの中で、保育士バンク！コネクトをお選びいただいた決め手とは？

鈴木さん「保育士バンク！コネクトのシステムは、他社と比較して非常に使いやすい印象です。実際に、園長先生からも『基本的な作業に関しては、すぐにできるようになった』と聞いています。

パソコンや新しいシステムは、誰もがすぐに使えるようになるわけではありません。

『使いこなせなければ無駄になってしまう』という不安があったのですが、その点、保育士バンク！コネクトのシステムに関しては、安心感を持てたので導入することに決めました。

また、保育士バンク！コネクトの場合、追加料金がかからずどの機能も使えるのも魅力的でしたね」

園長先生「保育士バンク！コネクトのシステムは、それぞれの情報の紐づけ方が優秀なことも決め手の一つです。例えば、児童台帳の機能だったら、園児だけでなく保護者の情報も紐づけられるので、それぞれの家庭の状況が把握しやすくなると思いました」

リアルタイムな情報共有で本部と現場で密に連携

実際に導入してみてわかった保育士バンク！コネクトの良さはありますか？

鈴木さん「本部と現場でリアルタイムに情報共有ができる点が保育士バンク！コネクトの良さです。

紙ベースだと本部か現場、どちらかに情報がある状態なので、あらゆる対応が遅くなってしまいます。保育士バンク！コネクトであれば、本部と現場で同じ画面・情報を見ることができるので、打刻ミスなどの修正もすぐに対応ができます。

画面を見ながら打ち合わせなどができるのも嬉しいですね。加えて、本部が現場の様子を知ることにも役立っているんですよ。

システム上で勤務時間を確認すれば、職員それぞれの働き方を把握することができますし、シフトの行事予定を確認すれば、『今日はクリスマス会があるんだ！』というように、保育園での活動も把握できます。

本部の者は、あまり保育園へ行くことはできないのですが、離れていてもこうして情報共有ができる状態であれば、現場理解にもつながります。

情報共有が便利とのことでしたが、初期の情報の入れ込みや設定など、紙ベースからの移行は大変ではなかったですか？

園長先生「うちの園の場合は、最初の情報の打ち込みや設定は、まず本部の方が行ってくれたので、現場では負担を感じずに使い始められました。

画面や情報の共有がリアルタイムに行えるので、現場と本部で分業できるのも便利ですよね」

文章だけでは伝わらないことも写真なら伝えられる

多くの機能をお使いいただいているようですが、おすすめの機能は何かありますか？

鈴木さん「お知らせ配信機能と写真管理機能がおすすめです。うちの園では、以前から保育中の様子を保護者の方も知ることができるように、写真付きのブログを配信していました。

しかし、ブログでの配信だと『保育園の行事がある日は多くの子どもが集まる』などの情報を関係者以外にも発信している状態なのではないかと、防犯上の懸念点があったんです。

現在は、保育士バンク！コネクトの写真管理機能を活用して、パスワード付きの写真アルバムを作成、お知らせ配信機能で保護者の方のみに配信しています」

園長先生「写真はできるだけ毎日送るようにしていて、撮影したその日に配信しています。

アルバム作成にも慣れたので、1時間くらいで準備、配信までできています。

今日もクリスマス会だったので配信したのですが、お迎えの際に保護者の方から『楽しそうな様子が見れてよかった』という感想をいただきました。

保護者の方とのコミュニケーションにもつながりますね。今の時代、写真を購入することはなかなかないし、文章で伝えても伝わりきらない情 報もあります。

もちろん、口頭でお伝えするのも大事ですが、こういった機能を活用すれば子どもたちの様子をより詳細にお伝えできますよね」

写真管理機能を使用する上で、工夫していることはありますか？

園長先生「コメント機能を活用しています。クリスマス会のようなひと目で何をしているかわかるシーンであれば、写真を送るだけでもよいのですが、普段の保育の様子などは、写真だけでは伝わらないこともあります。

保護者の方にもきちんと伝わるように、写真ごとにどんな活動でどういった様子だったのか説明を一言いれるのがポイントですね」

緊急時の重要な連絡も『お知らせ配信機能』で一斉送信

お知らせ配信機能について、写真アルバムの共有以外にも何か活用されていますか？

園長先生「10月の台風の際の緊急連絡でお知らせ配信機能を使用しました。

私たちの園がある地域も浸水地域となってしまい、開園できるか休園するか、保護者の方に連絡しなければならない状況になりました。

夜のうちに、朝の状態で開園か休園か連絡する旨をお知らせし、その後、夜が明けて開園できる状態だったので、開園のお知らせを配信する対応を取ったのですが、みんな登園してきてくれたので安心しました。

確実につながるメールアドレスを確認し、整備するのは大変でしたが、今回のような対応ができてとても便利だったので、準備をしておいて本当によかったと感じています」

自分の『保育』をICTシステムで蓄積・振り返りたい

今後、ICTシステムをどのように保育に生かしていきたいですか？

園長先生「職員同士がそれぞれの『保育』を参考にできるように、ICTシステムに今まで行ってきた『保育』を蓄積させていきたいです。

子どもの様子は紙ベースでもこまめに記録しますが、保育士自身がどんな保育をしたかは、日々子どもたちと向き合うことに夢中で、振り返りづらいのです。

ICTシステムを使えば、保育中の写真などを簡単に記録しておけるので、写真を見ながら『あのときはこういう対応をしたほうがよかったね』

『この保育はすごくいいね』など、職員同士で会話をしたり、自分自身でも振り返りをするなど、もっともっと保育の質を高められるのではないかと思います。

そのためにも、ICTシステム内の情報を全て職員に開示するのではなく、開示すべき情報と開示しない情報の管理の仕方も本部と一緒に考えていきたいですね。

今後は、ICTシステムで動画も記録できたらいいなと思っています。

子どもの発表会など、動画撮影される保護者の方が多いのですが、保育園が動画を撮影して保護者の方に共有できれば、発表会当日は動画を撮影する必要がなくなります。

保護者の方々には、子どもたちの成長を画面越しではなく、生で見て感じてほしいですね。