利用者の声

労務管理に重点を置いた機能が決め手

保育士バンク！コネクト導入以前に感じていた課題感は？

一番課題だと感じていたのは、職員の勤怠管理です。ICTシステム導入前は、出勤簿を使って管理をしていました。シフト作成時に決めた勤務時間が記載されているので、出勤をしたら印鑑を押してもらう形です。修正があった場合も修正箇所に印鑑を押してもらっていました。

出勤簿での管理はあくまでも自己申告制。正確な勤務時間を把握できておらず、労務管理の方法を整備しなければと思っていました。

また、予定していた勤務時間と実際の勤務時間が異なる場合の職員への確認や集計も手間でしたね。

保育士バンク！コネクト導入の決め手となったポイントは？

やはり、一番の課題である労務管理に力を入れている点ですね。ICTシステム導入にあたって、保育士バンク！コネクトを含めて数社から見積りを取り、お話を伺いました。機能面や管理のしやすさなど、保育バンク！コネクトのシステムが一番しっくりきましたね。

実際に導入してからも導入前とのギャップもなく、とても使いやすくて便利です。また、遠隔でのやりとりのみの会社もある中で、保育士バンク！さんは札幌に支社があり、本当に困ったときには営業の方が回っているタイミングでお話しすることができます。

せっかく導入しても使いこなせないのでは…と不安に思う部分もあって。機能面が充実している且つ管理が簡単で、困ったときの安心があればと思い、導入を決めました。

手厚いサポート体制で導入準備も前向きに

ICTシステム導入に抵抗感はありましたか？

もちろん抵抗感はありました。パソコンや機械を操作することに不慣れだったので。全職員からも不安の声を聞いていましたね。でも、保育バンク！コネクトはサポート体制がしっかりしているので、導入後の初期設定や使い方を覚えるのも前向きに取り組めました。

サポートチームの方から、システムについての説明会を企画いただき、初歩的な質問から丁寧に説明してもらえました。実際に使い始めたときもいろいろな壁にぶつかり、分からないことも多かったので、カスタマーサポートの方に何度も何度も電話させていただきました（笑）

そのたびに丁寧に教えていただけたのは、非常に助かりましたね。おかげで今では各機能使いこなせるようになり、軌道にのせることができました。

勤怠管理の作業時間を3分の1に削減

保育士バンク！コネクトを導入して、課題は解決されましたか？

シフト作成を効率化できたり、より正確な勤怠管理ができたりと、課題だと感じていた点については解決されました。事務職員からは、特にパート職員の勤怠管理が楽になったと聞いています。手計算で集計していたときは、正しい勤務時間を算出できているのか不安になり、何度も計算したり見返したりしていたので時間がかかっていました。

ICTシステムで打刻することによって正確な勤務時間が記録されるので、集計の手間が減り作業時間が導入前と比べて3分の1に短縮されました。自信を持って給与をお支払いすることもできています。

また、扶養控除が受けられる範囲内で働きたいパート職員の勤務時間の調整も簡単になりました。これまではシフトを作成して実際に働いてもらう、月末に勤務時間を集計、給与計算をする流れだったのですが、この形だと思ったよりも勤務時間が長くなってしまった、ということも…。

次の月に勤務時間を短くしなければならずその調整に時間がかかり、加えて、月ごとに勤務時間にばらつきがあることで、シフト作成が複雑化していました。

導入後はシフトを作成した時点で勤務時間の合計数を把握して調整が可能なので、毎月の勤務時間に偏りがない状態をつくることができています。

常勤職員についても、正確な勤務時間が見える化されたので、今までよりもさらにノー残業を徹底することができています。出勤簿での勤怠管理の場合、残業をしても申告しない職員もいたり、数分でも残業をしたら申告する職員がいたりと、個人のさじ加減による時間管理になってしまう部分もありました。

ICTシステムの導入後は、打刻データを確認すれば残業をした職員がすぐに分かります。残業した理由を聞き、明らかに業務だと判断できたら、次の日の退勤時間を早めるなどの調整を行えるようになりました。

分かりやすい労務管理で、突然の監査にも慌てない

ICTシステムを導入後しばらく、労働基準監督署が抜き打ちで監査にやってきたことがありました。そのときに保育士バンク！コネクトで管理していた勤怠データなどをお見せしたところ、担当官から『今年見てきた中で一番しっかり管理されていますね！』とお褒めの言葉をいただいて…！

予定では確認に半日くらいかかると言われていたのですが、1時間ほどで終了しました。拍子抜けでしたね（笑）

当園では、勤怠データをICTシステムで管理することに加え、勤務時間の変更や急遽欠勤した場合は、勤務変更届も紙で提出してもらっています。理由と職員本人の印鑑、そして私の印鑑を押すことによって受理されたとみなします。その点も、労働基準監督署としては高評価だったようです。

勤務時間の変更理由は、各職員の勤怠データの備考欄に事務職員が記載することで、システム上でひと目で分かるようにもしています。打刻修正をしたら背景が黄色くなるなど、細かい仕様も含めて労働基準監督署の方にも好評で、「最近見たシステムの中で一番分かりやすいですね」と言われました。

あまりにもうれしくて、営業担当の方にすぐにご報告させていただきました（笑）改めて、保育士バンク！コネクトを導入してよかったと思いましたね。

勤怠データの見える化で労務トラブルを回避

システム上で勤怠管理をすることで、労務におけるトラブルを回避することもできます。

以前、園内で新型コロナウイルスの感染者が出たため、休園せざるを得ない状況になったことがありました。その際に、感染していない職員は在宅勤務に移行し、勤務時間を紙で申請してもらうルールにしていたんですね。

休園した翌月、ある職員から欠勤していないのに、欠勤扱いで給与が引かれているとクレームが入ったことがありました。

でも、打刻もされていないし、勤務時間の申請書も提出されておらず、勤務した形跡が残っていなかったんですね。

仮に、打刻データを事務職員や私が修正した場合には、システム上で背景が黄色になるので背景が変わっていないということは、手を加えていないという証拠。打刻もない申請書もないことを説明すると職員も納得してくれて、大きなトラブルにならずに済みました。

空いた時間を保育経営・運営を考える時間に

ICTシステム導入で作業時間を削減できた分、できるようになったことはありますか？

事務職員の作業時間が削減された分、園のホームページの更新に力を入れてもらえるようになりました。当園のホームページには保護者専用ページという保護者や関係者のみがログインできるページがあり、そのページ内で保護者向けのお知らせや日々の保育の写真を更新しています。

特に日々の保育の写真については、これまで写真販売なども実施していなかったので、毎月できるだけ更新しようと心がけています。

スマホで写真が見れるので、保護者の方々からも好評です。やはり日々の保育の様子を保護者の方がいつでも見ることができる環境は大切。ICT化を通して園と保護者の連携を密にとっていけたらいいなと思います。