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保育の業務管理システムとは?主な機能や業務削減イメージ、活用例など

保育の業務管理システムとは?主な機能や業務削減イメージ、活用例など
保育の業務管理システムについて知りたい人もいるかもしれません。保育園や幼稚園のICT化によって保育の現場に業務管理システム(ICTシステム) が導入され始めています。業務管理システムを利用することでどのような業務効率化されるのか、経済産業省の資料をもとに解説します。

目次

    保育の業務管理システム(ICTシステム)とは

    保育のICT化に伴い、保育の現場に業務管理システムが導入されはじめています。業務管理システムとは、これまでの保育の業務を効率化するためのICTツールのことです。

    業務管理システムを活用することで業務効率化が期待され、保育園や幼稚園の現場の業務負担が軽くなるといわれています。

    業務管理システムの主な機能

    Micolas/shutterstock.com

    業務管理システムを利用することでどのような機能を活用することができるのかご紹介します。

    登園・降園管理
    ICカードで園児の登園記録を付けることができます。打刻データが自動で集計されるため登園・降園管理が簡単になります。

    保護者連絡
    メールでお便りを配信したり、子どもの欠席をアプリなどで受け取ることができます。

    保育料管理
    子ども一人ひとりの保育料金を自動で作成することができます。また、ICカードで登降園の管理を行うため保育時間をデータで管理することができ、延長料など細かい集計や計算が不要になります。

    複数の園を一括管理
    複数の園を運営している場合は、職員の勤務データや施設情報をシステム上で一括管理することができます。複数園の勤務状況を一目で把握することができるようになるようです。

    労務管理
    職員の合計労働時間が自動で集計されたり、給与計算が自動で計算されます。業務管理システムの機能は、システムを開発、サービスの提供を行っている会社により異なるので、確認するようにしましょう。

    業務管理システムの活用例

    このように管理システムを導入することでさまざまな機能を利用することができ、業務効率化を実現するといわれています。では、業務管理システムの機能は現場でどのように活用することができるのでしょうか。

    欠席状況の確認を簡素化する
    業務管理システムを導入することで、保護者は欠席の連絡をシステム上で知らせることができるようになります。

    園児が多い園ほど、朝の欠席の電話は多くなりがちですが、業務管理システムを欠席通知に活用することで、朝の電話対応の量が減ることも予想されています。

    保護者への書類共有の手間を削減
    これまでは書類を一部ずつプリントする園がほとんどでしたが、業務管理システムを導入することで、書類をシステム上で共有することができます。

    保護者としても手書きで記入が必要だった書類がタブレットなどスマートデバイス上で完結することができるため、手間がなくなるでしょう。プリントする手間や、記入漏れを指摘して再度提出する手間を省くことができそうです。

    写真の配布を効率化
    保護者への写真の共有も業務管理システムで簡単に行うことができます。職員がとった写真をシステム上に保存し、そのデータを保護者に共有することで、保護者はいつでも子どもの写真を見ることができるでしょう。

    シフト作成を自動化
    過去のシフトや今後のシフト登録パターン、園児の登園予定日と保育士の必要配置数をもとに日ごとの必要人数を自動算出することができます。導入しているシステム、機能によって、保育園・幼稚園での業務管理システムの活用方法はさまざまあるようです。

    業務管理システムによる業務削減イメージ

    業務支援システムを活用すると、具体的にどのように業務を効率化できるのか、経済産業省の資料をもとにご紹介します。

    週間指導案
    保育の業務管理システムを活用することで、週間指導案の作成時間が60分削減されたというデータがあります。テンプレートを利用できるため、一から作る必要がなく大幅な業務効率化になりそうです。

    また、日誌や要録などほかの書類との連携も可能になり、書類作成時間が大幅に削減されるのではないかと予想されています。

    朝の電話対応
    子どもの欠席の連絡など、業務管理システム導入前は朝の電話対応に3時間かかっていたのが、導入後は1.5時間に削減されたという例があります。月間にすると30時間の削減となり、大幅に負担が減りそうですね。

    シフト作成
    各職員の労働時間がデータ化されたり、来月のシフトから想定される保育の必要人数が自動的に集計されるためシフト作成時間が1回あたり30分から15分に短縮されたというデータもあります。

    その他にも請求管理など業務管理システムを導入することで大幅な業務効率化を実現することができそうです。

    出典:保育現場のICT化・⾃治体⼿続等標準化等 について (事務局説明資料)/経済産業省

    業務管理システムの導入で保育の現場を変えよう

    takayuki.jpg/shutterstock.com

    保育にICTシステムを導入することで保育士の業務効率化が期待され、保育の質の向上や保育士不足の解消につながると考えられています。

    業務管理システムによって利用できる機能を活用することで、これまで行っていた時間のかかる業務が効率化され、保育士が子ども一人ひとりに向き合う時間が増えるかもしれません。

    施設運営側としても膨大で煩雑な業務から解放され、保育士の確保など主幹業務に時間を割くことができるでしょう。に職員の採用や人材確保の効率化は大幅な業務効率改善につながるのではないでしょうか。

    業務管理システムを導入するならKIDSNAコネクト

    保育の現場の業務を効率化させるには、管理システムの機能面が充実していることも大切ですが、機能が充実していても現場で使いこなせなければ、逆に効率がわるくなってしまうことも考えられます。

    実際に保育の現場ではITへの知識がないことで、業務管理システムの導入に踏み切れない保育園や幼稚園もあります。そのため業務管理システムを導入する際は、いかに現場で業務管理システムの機能を活用しやすいかを重要視するとよいでしょう。

    KIDSNAコネクトは、実際の保育現場の声から、課題を理解した上で開発された業務管理システムです。

    そのため、KIDSNAコネクトは使いやすい業務管理システムであることはもちろん、使い方に困ったときには、サポートデスクが利用シーンに合わせたより具体的なサポートを行っているため、保育の現場の業務効率化の実現を支援することができています。

    今後保育園への業務支援システムを導入する場合は、KIDSNAコネクトの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

    導入をご検討のお客様は下記よりお問い合わせ下さい